Ναι, μάθατε να το κάνετε αυτό στο δημοτικό σχολείο - ή μήπως; Στον πραγματικό κόσμο, υπάρχουν προθέματα στα ονόματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη, αριθμοί σε εταιρικά ονόματα και άλλες εταιρείες γνωστές μόνο με ακρωνύμια των προηγούμενων ονομάτων τους. Ξαφνικά, η κατάθεση αλφαβητικά γίνεται λίγο πιο περίπλοκη. Για να μην «χάνεις» ένα αρχείο που είναι κάπου αλλά όχι όπου το σκέφτησες για πρώτη φορά, χρειάζεσαι ένα σύστημα. Εάν μοιράζεστε αυτά τα αρχεία με άλλους, το σύστημα πρέπει να είναι απλό και εύκολο να επικοινωνεί. Η κατάθεση γίνεται από μονάδες. Η πρώτη μονάδα είναι συνήθως το επώνυμο ενός προσώπου. Εάν δύο άτομα έχουν το ίδιο επώνυμο, προχωράτε στη δεύτερη μονάδα, που είναι τα πρώτα τους ονόματα. Εάν μοιράζονται και τα δύο, μεταβαίνετε στην τρίτη μονάδα, όπως ένα μεσαίο ή αρχικό.
Μεταφέρετε ονόματα ατόμων κατά την κατάθεση χρησιμοποιώντας το ακόλουθο σύστημα: επώνυμο, όνομα ή αρχική, μεσαία ή αρχική. Για παράδειγμα, ο John Q. Public θα κατατεθεί ως "Public, John Q."
Προσθέστε προθέματα σε επώνυμα στο επώνυμο για να κάνετε μια λέξη και ένα αρχείο με αλφαβητική σειρά. Για παράδειγμα, ο John Q. De Public θα κατατεθεί ως "DePublic, John Q."
Καταχωρίστε ένα συγκεχυμένο όνομα όπως είναι γραμμένο όταν δεν μπορείτε να διακρίνετε το όνομα ή το επώνυμο. Για παράδειγμα, ο Jon Q. John θα κατατέθηκε ως "John, Jon Q."
Συνδυάστε τα ενωτικά ονόματα και τα σύνθετα για να σχηματίσουν μια μονάδα και αρχείο κατάλληλα. Για παράδειγμα, ο John Q. Doe-Public θα κατατεθεί ως "Doe-Public, John Q."
Τίτλοι αρχείων που αποτελούν εγγενές τμήμα ενός ονόματος και απουσία ενός επωνύμου ως πρώτης μονάδας. Για παράδειγμα, ο Άγιος Ιωάννης Q θα κατατεθεί ως "Άγιος, John Q."
Καταχωρίστε πλήρη ονόματα με τίτλους με τον τίτλο ως την τελευταία μονάδα. Έτσι, ο πατέρας John Q. Public θα κατατεθεί ως "Δημόσιος, John Q., Πατέρας".
Καταχωρίστε άλλους τίτλους και συμπληρώματα ονόματος όπως Sr., Jr., Mrs. ή Ph.D. ως τελευταία μονάδα. Για παράδειγμα, ο John Q. Public, νεώτερος θα κατατεθεί ως "Public, John Q. Jr."
Αρχεία εταιρικών αρχείων που ξεκινούν με έναν τίτλο όπως έχει γραφτεί. Για παράδειγμα, "Δρ. Pepper Bottling Company "θα πρέπει πρώτα να κατατεθεί ως" Doctor ", στη συνέχεια από" Pepper ", κλπ.
Καταχωρίστε όλες τις συντομογραφίες στα ονόματα σαν να έχουν διευκρινιστεί. Παραδείγματα περιλαμβάνουν "Άγιος" για τον Άγιο, "Φορτ" για το Ft. και "Βιομηχανία" για το Mfg.
Καταχωρίστε μια επιχείρηση ως γραπτή, με δύο εξαιρέσεις: Αν το όνομα είναι το όνομα ενός ατόμου, πρώτα το όνομα με το επώνυμο ή εάν το όνομα της εταιρείας είναι τόσο γνωστό ότι, σύμφωνα με τον κανόνα, θα προκαλούσε σύγχυση. Έτσι, η John Q. Public Company θα κατατεθεί ως "Public, John Q. Company". Ωστόσο, η Marshall Fields Company θα κατατεθεί ως "Marshall, Fields, Company".
Καταχωρίστε μια εμπορική ονομασία αποτελούμενη από δύο ή περισσότερα επώνυμα όπως γράφεται, με κάθε όνομα να θεωρείται διακεκριμένη μονάδα. Έτσι, η επιχείρηση "Public, Doe & Jones" θα κατατεθεί ως "Public", στη συνέχεια ως "Doe", και τελικά ως "Jones".
Καταχωρίστε ένα όνομα εταιρείας σχηματίζεται πρώτα με γράμματα, με κάθε γράμμα ως διαφορετική μονάδα. Για παράδειγμα, το "WOW Fun" θα κατατεθεί με τη σειρά "W", τότε "O" και στη συνέχεια "W." Η "Διασκέδαση" θα είναι η τελευταία μονάδα.
Καταγράψτε οποιαδήποτε εταιρεία με κληρονομικές ή πληθυντικές αποστάσεις, σαν να απουσίαζαν. Για παράδειγμα, το "Club Men" θα κατατεθεί ως "Mens" και στη συνέχεια "Club".
Παραβλέψτε τα άρθρα, τις συζεύξεις και τις προθέσεις κατά την κατάθεση, εκτός αν το άρθρο, ο συνδυασμός ή η προσθήκη είναι εγγενές μέρος του ονόματος. Για παράδειγμα, το τέλος μιας μεγάλης ημέρας θα κατατεθεί ως "τέλος", "μακρύ" και ημέρα. "Ωστόσο, οι Καρδινάλες του Στάνφορντ θα κατατεθούν ως" The "," Stanford "και τέλος" Cardinals ". όταν οι προθέσεις ξεκινούν ένα όνομα. Το τραγούδι "Under the Boardwalk" θα κατατεθεί πρώτα κάτω από "Under", στη συνέχεια κάτω από "Boardwalk".
Αρχειοθετήστε τα αριθμητικά ονόματα σαν να έχουν διατυπωθεί και να δώσουν αριθμούς περισσότερων από δύο ψηφίων με την κατάλληλη αριθμητική τους αξία. Για παράδειγμα, το "The 900 Club" θα κατατεθεί πρώτα κάτω από το "Nine", στη συνέχεια κάτω από το "Hundred" και τελικά κάτω από το "Club".
Συμβουλές
-
Εάν μια θέση αρχείου είναι κάπως συγκεχυμένη -όπως και στην περίπτωση των δύο πρώτων ονομάτων - να δημιουργήσει ένα εικονικό αρχείο ή ένα έγχρωμο φύλλο χαρτιού που διασταυρώνει την άλλη επιλογή.
Προειδοποίηση
Αν δεν θέλετε να περάσετε περίπου μία ώρα για να αναζητήσετε ένα αρχείο που έχει αποτύχει, επικολλήστε τα αρχεία σας σωστά. Οποιοδήποτε σύστημα αρχειοθέτησης είναι άχρηστο αν δεν χρησιμοποιείται με συνέπεια.
