Όταν ειδοποιείτε έναν υπάλληλο, προμηθευτή ή αντισυμβαλλόμενο ότι η σύμβασή του δεν ανανεώνεται, θα πρέπει να στείλετε μια επιστολή μη ανανέωσης. Η γραφή αυτής της επιστολής με τακτικότητα και επαγγελματισμό μπορεί να διευκολύνει έναν φιλικό διαχωρισμό, για να μην αναφέρουμε την εξοικονόμηση χρόνου και της θλίψης. Αυτός είναι ένας κάπως δύσκολος ελιγμός. η επιστολή μη ανανέωσης πρέπει να είναι ισορροπημένη μεταξύ μιας σταθερά δηλωμένης θέσης και ευαισθησίας στα συναισθήματα του παραλήπτη.
Δηλώστε ξεκάθαρα την πρόθεσή σας
Σαφώς δηλώστε τον σκοπό σας. Η ασάφεια μπορεί αργότερα να ανοίξει την πόρτα για σύγχυση. Αφού δηλώσετε το όνομα της συγκεκριμένης επιχείρησης ή οργανισμού, εξηγήστε ότι ο αναγνώστης δεν ανανεώνεται. Για πιο ευαίσθητα θέματα, όπως μια θέση εργασίας, η επιστολή θα πρέπει να ακολουθεί τηλεφωνική κλήση ή προσωπική συνάντηση, η οποία θα εξηγεί εν συντομία τους λόγους μη ανανέωσης.
Παράδειγμα:
Λαμβάνετε αυτήν την επιστολή επειδή μας παρέχετε μια μηνιαία υπηρεσία καφέ για το γραφείο μας, την οποία πρέπει να ακυρώσουμε τον επόμενο μήνα.
Παρέχετε το Backstory
Δώστε έναν ειλικρινή λόγο για μη ανανέωση. Ο παραλήπτης σας αξίζει μια έγκυρη εξήγηση για την απόφαση. Σε πολλές περιπτώσεις, ο λόγος μπορεί να είναι τόσο απλός όσο η αλλαγή πολιτικής, οι περικοπές του προϋπολογισμού ή ο τακτικός τερματισμός της θέσης. Αν η απόφαση βασίστηκε σε κακή απόδοση, πείτε το με ένα παράδειγμα. Αποφύγετε την αγριότητα ή υπερβολικά καταγγελτικές δηλώσεις. Αντ 'αυτού, παραμείνετε ήρεμοι και επαγγελματίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συγκεκριμένες αναφορές περιστατικών για να υποστηρίξετε τυχόν δηλώσεις παραβίασης ή κακή απόδοση σε περίπτωση αμφισβήτησης της απόφασης.
Παράδειγμα:
Δεν ανανεώνεστε λόγω των επιδόσεών σας στην ικανότητα εργασίας, ιδίως όσον αφορά την ακρίβεια και τη δέσμευση για τη δουλειά.
Συζητήστε τις διαθέσιμες επιλογές
Εξηγήστε τις διαθέσιμες επιλογές για τον παραλήπτη. Για μια αλλαγή πολιτικής, δώστε εναλλακτικές λύσεις και μια συγκεκριμένη ημερομηνία τερματισμού. Σε ένα μη ανανεωμένο συμβόλαιο στο χώρο εργασίας ή στον προμηθευτή, είναι κρίσιμο όχι μόνο να δοθεί ένα χρονικό πλαίσιο, αλλά και οδηγίες σχετικά με το χρόνο παραμονής και τις ευθύνες που παραμένουν. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία, αν επιλέξετε, να ενημερώσετε τον παραλήπτη σχετικά με τη διαδικασία έκκλησης της μη ανανέωσης. Παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας με τον υπεύθυνο της διαδικασίας ή με έναν σύνδεσμο προς τον κατάλληλο ιστότοπο για περισσότερες πληροφορίες.
Παράδειγμα:
Λάβετε υπόψη ότι η υπηρεσία σας μαζί μας θα τερματιστεί την 1η Φεβρουαρίου. Παρόλο που σήμερα δεν χρειαζόμαστε τις υπηρεσίες σας, ενδέχεται στο μέλλον να επεκταθεί ο προϋπολογισμός μας, οπότε φροντίστε να ελέγξετε ξανά μαζί μας αργότερα κατά το έτος, καθώς επαναξιολογούμε ανάγκες των.
Η ευγένεια μετράει
Να είστε ευγενικοί. Σε πολλές περιπτώσεις, μια μη ανανέωση αποτελεί έκπληξη για τον παραλήπτη και μπορεί να είναι μια σκληρή επιστολή που διαβάζεται, καθώς αντιπροσωπεύει συχνά μια σημαντική αλλαγή ζωής ή εισοδήματος. Ευχαριστώ τον υπάλληλο, τον αντισυμβαλλόμενο ή τον προμηθευτή για το χρόνο και τις συνεισφορές τους στην επιχείρηση και, αν χρειαστεί, τους ευχόμαστε καλή τύχη στις μελλοντικές τους προσπάθειες. Μην αναφέρετε, ωστόσο, τυχόν αμφιβολίες ή αμφιβολίες σχετικά με την απόφαση, καθώς αυτό μπορεί να υποδηλώνει στον αποδέκτη ότι πρέπει να αμφισβητήσει την απόφαση ή ακόμα και να την παραπέμψει ενώπιον δικαστηρίου.
Παράδειγμα:
Σας ευχαριστούμε για την πολύτιμη συμβολή σας στην επιχείρηση μας. Σας ευχόμαστε καλή τύχη στις μελλοντικές προσπάθειες.
Η σωστή μορφή
Υπογράψτε την επιστολή με το όνομα και τη θέση σας. Δώστε τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας έτσι ώστε ο παραλήπτης να κατανοήσει την εξουσία σας στην απόφαση και θα μπορέσει να σας προσεγγίσει με ερωτήσεις. Αν αναφέρετε απλώς μια αλλαγή πολιτικής, προσθέστε ότι η μη ανανέωση είναι σύμφωνη με αυτήν την πολιτική και την επισυνάπτετε για αναφορά.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τη μικρή εκτύπωση
Εάν έχετε γραπτή σύμβαση με το άτομο ή την υπηρεσία που επιλέγετε να μην ανανεώσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τη λεπτή εκτύπωση. Μπορεί να υπάρχουν λεπτομέρειες σχετικά με το πώς και πότε μπορείτε να τερματίσετε τη σύμβαση που πρέπει να ακολουθήσετε, ώστε να μην τρέχετε σε παραβίαση της συμβατικής κατάστασης. Εάν πρόκειται για μια σύμβαση που ανανεώνεται αυτόματα, όπως για μια μηνιαία υπηρεσία, υποβάλετε γραπτώς το αίτημά σας να τερματίσετε και να την αποστείλετε στο αρμόδιο τμήμα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει την ημερομηνία που θέλετε να τερματίσετε την υπηρεσία. Εξαρτάται από εσάς αν θέλετε να συμπεριλάβετε τον λόγο για τον οποίο. Εάν δεν ακυρώσετε πριν από την περίοδο ανανέωσης, μπορεί να έχετε κολλήσει με τέλος τερματισμού, οπότε σημειώστε οποιεσδήποτε προθεσμίες για ακύρωση όταν συνάπτετε σύμβαση αυτόματης ανανέωσης.
