Ο προγραμματισμός του έργου είναι σημαντικός επειδή αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας προγραμματισμού του έργου. Ένα έργο δεν μπορεί να εκτελεστεί χωρίς σχέδιο έργου. Ο προγραμματισμός καθορίζει τα χρονοδιαγράμματα, την παράδοση και τη διαθεσιμότητα πόρων του έργου, είτε πρόκειται για προσωπικό, είτε για αποθέματα ή κεφάλαια. Για το λόγο αυτό, κάθε έργο χωρίς χρονοδιάγραμμα είναι ένα έργο καταδικασμένο σε προβλήματα κάτω από το δρόμο.
Τι είναι ο Προγραμματισμός του Έργου;
Όσον αφορά τη διαχείριση έργου, το πρόγραμμα των έργων ορίζεται από την εταιρία The Boldt ως "ένα πρόγραμμα στο οποίο οι δραστηριότητες έργου αποδίδονται σε μια διάρκεια και ακολουθούν σε λογική σειρά". Κάθε δραστηριότητα θα αποτελείται από ένα συνδυασμό καθηκόντων, καθώς και τους πόρους και τον προϋπολογισμό που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων. Οι διαχειριστές έργων πρέπει να ορίζουν στρατηγικά κάθε δραστηριότητα για να εξασφαλίσουν ότι το έργο κινείται ομαλά και λογικά με ελάχιστες καθυστερήσεις και διακοπή εργασίας.
Γιατί είναι σημαντικός ο Προγραμματισμός Έργου;
Αν και ο προγραμματισμός του έργου δεν είναι μια ακριβής διαδικασία, η μη ύπαρξη σχεδίου έργου θα εγγυηθεί ότι ένα έργο θα αποτύχει. Το χρονοδιάγραμμα του έργου χρησιμοποιείται για να εκτιμήσει ποιοι πόροι χρειάζονται σε ποια χρονική στιγμή και για πόσο χρονικό διάστημα. Είναι ένα ουσιαστικό τμήμα του σχεδίου του έργου, καθώς το πρόγραμμα προσφέρει έναν οδηγό για το πώς θα προχωρήσει το έργο.
Διαδικασίες προγραμματισμού
Το βασικό συστατικό της διαδικασίας προγραμματισμού και προγραμματισμού του έργου είναι η εμπειρία. Για παράδειγμα, η διαδικασία προγραμματισμού του έργου απαιτεί την εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για να ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη εργασία πριν από τη μετάβαση στην επόμενη εργασία. Η εκτίμηση αυτής της διάρκειας απαιτεί την είσοδο κάποιου που έχει πείρα στην εκτέλεση κάθε εργασίας. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με το Management-Hub.com, το βάθος της "έμπειρης εισόδου" που τροφοδοτεί κάθε εργασία στο χρονοδιάγραμμα θα καθορίσει εάν το πρόγραμμα είναι πραγματικό ή όχι. Για το λόγο αυτό, οι έμπειροι χρήστες πρέπει να τροφοδοτούν τη διαδικασία προγραμματισμού. Αυτή η εμπειρία μπορεί να προέρχεται από εσωτερικά ταλέντα ή εξωτερικούς συμβούλους.
Εργαλεία προγραμματισμού έργου
Όταν δημιουργείτε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, πολλοί επαγγελματίες του κλάδου χρησιμοποιούν ένα γράφημα Gantt. Όπως αναφέρει ο GanttChart.com, το γράφημα Gantt είναι "γραφική αναπαράσταση της διάρκειας των εργασιών έναντι της εξέλιξης του χρόνου". Οι διαχειριστές έργων και οι προγραμματιστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν το γράφημα για να σχεδιάσουν και να καταγράψουν τις εργασίες του έργου σε οποιοδήποτε επίπεδο λεπτομέρειας επιλέγουν.
Πού να βρείτε ένα γράφημα Gantt
Ορισμένα εργαλεία λογισμικού εκτός από τα ράφια έχουν ενσωματωμένους χάρτες Gantt, όπως το Microsoft Project, το οποίο έχει σχεδιαστεί για εκτεταμένα εταιρικά έργα μεγάλης κλίμακας και το Microsoft Excel, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έργα μικρού ή άμεσου επιπέδου.
