Ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου είναι ένα σύστημα εντός μιας εταιρείας που σχεδιάζει μεθόδους και διαδικασίες για την παραγωγή αποτελεσματικών λειτουργιών, τη δημιουργία αξιόπιστων οικονομικών εκθέσεων, την αποφυγή απάτης και τη διατήρηση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς και τους νόμους. Μέσα σε ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου υπάρχουν πέντε αλληλένδετα στοιχεία. Αυτά τα στοιχεία χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου και είναι επίσης τα μέσα για την αξιολόγηση του. Όλα αυτά τα στοιχεία συνεργάζονται για να σχηματίσουν ένα ισχυρό σύνολο μεθόδων και διαδικασιών που ακολουθεί η εταιρεία στις λειτουργίες της.
Περιβάλλον ελέγχου
Το περιβάλλον ελέγχου είναι το πρώτο αλληλένδετο στοιχείο των εσωτερικών ελέγχων. Αυτό είναι το περιβάλλον που θέτει τον τόνο της εταιρείας. Περιλαμβάνει παράγοντες όπως ακεραιότητα, ηθικές αξίες, ικανότητα των εργαζομένων και φιλοσοφία της διοίκησης σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της οργάνωσης. Είναι το στοιχείο που παρέχει τις βάσεις που χρειάζονται για τα άλλα συστατικά του εσωτερικού ελέγχου.
Αξιολόγηση κινδύνου
Η αξιολόγηση του κινδύνου είναι ένα άλλο αλληλοσυνδεόμενο στοιχείο που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό των κινδύνων στο σύστημα. Προκειμένου να είναι αποτελεσματική η αξιολόγηση των κινδύνων, θεσπίζονται προληπτικά μέτρα με την καθιέρωση σαφών στόχων. Αυτό το στοιχείο εντοπίζει και αναλύει τους πιθανούς κινδύνους εσωτερικά και εξωτερικά. Αυτή η συνιστώσα διαχειρίζεται τον κίνδυνο αναπτύσσοντας ακριβείς διαδικασίες για την επίτευξη συνεπών στόχων εντός του οργανισμού. Η αξιολόγηση των κινδύνων λαμβάνει πάντοτε υπόψη την αλλαγή στο πλαίσιο των στόχων που τέθηκαν.
Δραστηριότητες ελέγχου
Οι οργανισμοί αναπτύσσουν δραστηριότητες ελέγχου για να βοηθήσουν στην παρακολούθηση της αξιολόγησης κινδύνου. Οι δραστηριότητες ελέγχου περιλαμβάνουν πολιτικές, διαδικασίες και πρακτικές που αναπτύσσονται για την αύξηση των στρατηγικών διαχείρισης κινδύνων. Οι ειδικές δραστηριότητες ελέγχου περιλαμβάνουν τον διαχωρισμό των καθηκόντων, τις επαληθεύσεις, τις συμφωνίες και την υλική ασφάλεια των περιουσιακών στοιχείων. Οι πολιτικές αυτές αποσκοπούν στην εξασφάλιση της τήρησης των οδηγιών διαχείρισης.
Πληροφορίες και επικοινωνίες
Οι πληροφορίες πρέπει να εντοπίζονται, να συλλαμβάνονται και να κοινοποιούνται εγκαίρως και αποτελεσματικά και επιτυγχάνονται μέσω αυτού του στοιχείου εσωτερικού ελέγχου. Αυτό το στοιχείο έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να εκτελούν τις ευθύνες τους με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Οι πληροφορίες πρέπει να κοινοποιούνται εξωτερικά και σε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη της εταιρείας. Οι πληροφορίες που κοινοποιούνται με αυτό τον τρόπο επιτρέπουν την αποτελεσματικότερη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων ελέγχου και των ευθυνών των εργαζομένων.
Παρακολούθηση
Η παρακολούθηση περιλαμβάνει την αξιολόγηση της απόδοσης των στοιχείων εσωτερικού ελέγχου, εξασφαλίζοντας ότι λειτουργούν αποτελεσματικά. Αυτή η συνιστώσα περιλαμβάνει τη διευκόλυνση των διαχειριστών να καταργήσουν τις κατευθυντήριες γραμμές για την ευθύνη, ώστε να είναι σε θέση να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους Περιλαμβάνει επίσης την πραγματοποίηση αξιολογήσεων μέσω ελέγχων και άλλων ανεξάρτητων μερών, εξασφαλίζοντας ότι η εταιρεία χειρίζεται σωστά τις λειτουργίες της επιχείρησης.
