Ακόμη και αν μια ομάδα εκτελεί ομαλά τις δραστηριότητες του έργου, υπάρχει ανάγκη για τον υπεύθυνο του έργου να παρακολουθεί την πρόοδο του έργου από την άποψη του χρόνου, του κόστους, των πόρων και των επιδόσεων. Επιτυγχάνετε αυτόν τον στόχο συγκρίνοντας την κατάσταση του έργου με το εγκεκριμένο πρόγραμμα εργασίας και τον προϋπολογισμό. Μπορείτε επίσης να συγκρίνετε τις πραγματικές παραμέτρους σχεδιασμού του έργου με αυτές που ορίζονται στο σχέδιο του έργου. Στη συνέχεια, συγκρίνετε δεσμεύσεις έργων, όπως τα οικονομικά και άλλους πόρους, με εκείνες που αναφέρονται στο σχέδιο του έργου. Στη συνέχεια, ελέγχετε την πραγματική πρόοδο του έργου με την πάροδο του χρόνου σε σχέση με εκείνη που αναμένεται και τεκμηριώνεται στο σχέδιο του έργου.
Παρακολουθήστε τον προϋπολογισμό του έργου
Ο προϋπολογισμός ενός έργου μπορεί να αναφέρεται ως πόροι, όπως δολάρια, εβδομάδες πόρων, ώρες που δαπανήθηκαν ή άλλο μέτρο. Συγκρίνετε την πραγματική σας χρήση των πόρων του έργου με εκείνη που προβλέπεται στο σχέδιο του έργου. Η παρακολούθηση του προϋπολογισμού είναι απαραίτητη, διότι πριν ξεκινήσει το έργο, ο υπεύθυνος του έργου και οι ενδιαφερόμενοι φορείς συμφωνούν να αφιερώσουν συγκεκριμένους πόρους στο έργο. Συνεπώς, αν το κόστος του έργου αρχίσει να υπερβαίνει τον προϋπολογισμό, μπορεί να σημαίνει ότι χωρίς την προσαρμογή του πεδίου εφαρμογής του έργου ή των πόρων δεν θα επιτευχθούν όλες οι απαιτήσεις του έργου.
Παρακολουθήστε το Πεδίο Έργου
Το πεδίο εφαρμογής του έργου συνίσταται σε απαιτήσεις σχεδίων, γνωστές και ως στόχοι. Η παρακολούθηση της εμβέλειας του έργου είναι κρίσιμη επειδή επηρεάζει όλες τις άλλες πτυχές του έργου, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών του έργου, του χρονοδιαγράμματος και των πόρων. Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε πάρα πολλούς πόρους στο έργο, το κόστος σας θα είναι υπερβολικά υψηλό. Η παρακολούθηση της εμβέλειας του έργου θα σταματήσει την ερμηνεία του αντικειμένου, η οποία είναι η προσθήκη νέων απαιτήσεων μετά την έγκριση του σχεδίου. Η εμβέλεια εμβέλειας σημαίνει ότι ο προϋπολογισμός, ο χρόνος και οι πόροι που διατίθενται για το έργο θα είναι ανεπαρκείς.
Παρακολουθήστε το Πρόγραμμα Έργου
Ένας διαχειριστής έργου συγκρίνει την κατάσταση εργασίας ενός έργου που αναφέρθηκε στο χρονοδιάγραμμα του έργου στο προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα για να εξασφαλίσει ότι το έργο θα προχωρήσει όπως αναμενόταν. Το χρονοδιάγραμμα του έργου μπορεί να εκπροσωπείται ως δομή κατανομής εργασιών που προσδιορίζει ταυτόχρονα τις δραστηριότητες που εκτελούνται σύμφωνα με τις καθημερινές αναφορές, την αναγνώριση ορόσημων και τα υλικά και άλλα σχόλια και τους πόρους που απαιτούνται για κάθε φάση έργου του κύκλου ζωής του έργου. Χρησιμοποιώντας το χρονοδιάγραμμα, είναι επίσης δυνατό να προσδιορίσετε ποια ορόσημα έχουν επιτευχθεί και ποιες δραστηριότητες ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετους πόρους, εάν πρόκειται να ολοκληρωθούν εγκαίρως και σύμφωνα με τον προϋπολογισμό.
Παρακολουθήστε τους Πόρους του Έργου
Οι πόροι ενός έργου περιλαμβάνουν άτομα, εγκαταστάσεις εργασίας, εξοπλισμό, λογισμικό και άλλα εργαλεία του έργου. Η δέσμευση πόρων σε ένα έργο δεν αντανακλάται μόνο σε δολάρια και σεντ, αλλά και σε κόστος ευκαιρίας όσον αφορά τη μειωμένη διαθεσιμότητα πόρων για ένα άλλο έργο. Είναι σημαντικό να παρακολουθεί κανείς την πρόοδο του έργου εν μέρει από τη διαθεσιμότητα συγκεκριμένων πόρων όταν χρειάζεται, επειδή η έλλειψη διαθέσιμων πόρων θα επηρεάσει το χρονοδιάγραμμα του έργου, το πεδίο εφαρμογής του και την ποιότητα του τελικού προϊόντος του έργου.
