Οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών μπορούν να επωφεληθούν από ένα τηλεφωνικό σύστημα καταγραφής για την παρακολούθηση των ζωτικών τηλεφωνικών κλήσεων και των πληροφοριών επικοινωνίας. Για παράδειγμα, επαγγελματίες όπως οι δικηγόροι και οι λογιστές βασίζονται σε ημερολόγια τηλεφώνου για να τηρούν αρχεία πελατών και να καταγράφουν το ποσό χρεωστικού χρόνου που ξοδεύεται σε κάθε υπηρεσία.
Βασικές μέθοδοι καταγραφής τηλεφώνου
Χρησιμοποιήστε τα αρχεία καταγραφής τηλεφώνου για να παρακολουθείτε τις εισερχόμενες και εξερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις. Καταγράψτε δεδομένα σχετικά με τους πελάτες, όπως τους αριθμούς των επιχειρήσεων και των κινητών τηλεφώνων, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις πληροφορίες ιστοτόπου. Για τα παραδοσιακά αρχεία καταγραφής τηλεφώνου, διατηρήστε τα δεδομένα ασφαλή θέτοντάς το σε ασφαλές μέρος εκτός δημόσιας εμβέλειας όταν δεν χρησιμοποιείται. Σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα, διατηρείτε ασφαλή τα μηνύματα περιορίζοντας την έκθεση στα δεδομένα και εγκαθιστώντας έναν κωδικό πρόσβασης. Εάν το γραφείο έχει ρεσεψιονίστ, ενσωματώστε το ημερολόγιο του τηλεφώνου μαζί της έτσι ώστε οι κλήσεις να επιστρέφονται έγκαιρα και αποτελεσματικά. Δώστε την πρόσβαση στα εισερχόμενα των χρηστών, ώστε να μπορούν να ελέγχουν εύκολα μηνύματα.
Προηγμένες δυνατότητες
Προσαρμόστε την απομακρυσμένη πρόσβαση και την προώθηση του αρχείου καταγραφής τηλεφώνου από το κινητό ή τον υπολογιστή σας. Ενσωματώστε την ανταλλαγή μηνυμάτων κειμένου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημα καταγραφής τηλεφώνων για μεγαλύτερη ευελιξία. Οργανώστε τηλεφωνικά μηνύματα σε προσωπικούς φακέλους για εύκολη πρόσβαση. Ρυθμίστε τους δημόσιους φακέλους αν θέλετε να μοιραστείτε τα δεδομένα με το υπόλοιπο γραφείο. Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις ώστε να λαμβάνετε μηνύματα μόλις φτάσουν. Τοποθετήστε μη επείγουσες κλήσεις σε ένα φάκελο για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου. Δημιουργήστε ένα σύστημα για να επιστρέψετε όλες τις τηλεφωνικές κλήσεις εντός εύλογου χρονικού διαστήματος και ρυθμίστε τις υπενθυμίσεις έτσι ώστε να μην ξεχαστεί καμία σημαντική κλήση. Για ένα αποτελεσματικό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, φροντίστε οι ομάδες διανομής να λαμβάνουν ειδοποιήσεις.
Παραδοσιακά αρχεία καταγραφής τηλεφώνου
Χρησιμοποιήστε ένα παραδοσιακό σύστημα καταγραφής τηλεφώνου γράφοντας πληροφορίες σε ένα μαξιλάρι σχεδιασμένο για να παρακολουθείτε τους καλούντες και τις πληροφορίες τους. Μερικά μαξιλάρια τηλεφωνικού καταγραφέα έρχονται με άνθρακα για αυτόματη δημιουργία διπλής εγγραφής για αποθήκευση. Πριν από την ηλεκτρονική εποχή, τα στελέχη, οι υπάλληλοι γραφείου και τα άτομα παρακολουθούσαν τις τηλεφωνικές κλήσεις γράφοντας ονόματα, αριθμούς και άλλες πληροφορίες σχετικά με μεμονωμένα κομμάτια χαρτιού ή μαξιλαριών σχεδιασμένα για το σκοπό αυτό.
MyWorkTools
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το MyWorkTools, το οποίο προσφέρει ένα έγγραφο προτύπου του Word ως ημερολόγιο τηλεφώνου για εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις. Το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως σύστημα διαχείρισης χρόνου και παραγωγικότητας που παρακολουθεί την ημερομηνία και την ώρα κάθε τηλεφωνικής κλήσης, τον αριθμό κλήσης και τη διάρκεια της κλήσης, καθώς και τον σκοπό της κλήσης. Το εργαλείο μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο δεδομένου ότι εξαλείφει την ανάγκη να περάσετε κατά μέσο όρο δύο ώρες ή περισσότερο για να κάνετε ένα παρόμοιο ημερολόγιο τηλεφώνου με το χέρι.
Ηλεκτρονικό Σύστημα PhonePad
Κατεβάστε την δωρεάν δοκιμή του συστήματος PhonePad, το οποίο χρησιμοποιεί μια εφαρμογή των Windows για να αποθηκεύσει όλες τις πληροφορίες τηλεφωνικών κλήσεων σε ένα εισερχόμενο. Τα έγχρωμα εικονίδια και η κωδικοποίηση παρέχουν αναγνώριση της κατάστασης άμεσων μηνυμάτων και τα μηνύματα είναι διευθετημένα για να υποδείξουν αν είναι νέα, διαβάζουν ή χρειάζονται παρακολούθηση. Το PhonePad μοιάζει με χαρτονένια μηνύματα για ένα διαισθητικό περιβάλλον χρήστη. Τα μηνύματα υποστηρίζονται από μορφοποίηση κειμένου σε διαφορετικές γραμματοσειρές, χρώματα, στυλ και μεγέθη. Πολλά μηνύματα μπορούν να ανοίξουν ταυτόχρονα και υποστηρίζονται επίσης μηνύματα κειμένου. Το ενσωματωμένο βιβλίο διευθύνσεων αποθηκεύει προηγούμενα δεδομένα καλούντος.
PDA ή ημερολόγιο κινητού τηλεφώνου
Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο τηλεφώνου σχεδιασμένο για το PDA σας ή κινητό τηλέφωνο, όπως το PhoneLog 2.0, για τη συσκευή PalmPilot για κινητά τηλέφωνα. Το PhoneLog παρακολουθεί όλα τα ληφθέντα τηλεφωνικά μηνύματα και αφήνεται για άλλους. Επιπλέον, μπορεί να δημιουργηθεί εύκολα μια λίστα που μπορεί να προσεγγιστεί γρήγορα για κλήσεις επιστροφής. Το PhoneLog παρέχει μια πλήρη καταγραφή συνομιλιών. Το σύστημα είναι επίσης προσαρμόσιμο και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί.
