Η κατάργηση των παλαιών συνηθειών ή η εκμάθηση νέων είναι δύσκολη για ορισμένους ανθρώπους. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο στο χώρο εργασίας εάν οι εργαζόμενοι έχουν κάνει την ίδια ρουτίνα για μεγάλο χρονικό διάστημα και δεν αισθάνονται άνετα με οτιδήποτε αντιλαμβάνονται ότι είναι διακοπές - ή ακόμα και απειλές - στην ασφάλεια της εργασίας. Η προθυμία τους να προσαρμοστούν στις αλλαγές εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο με τον οποίο τους παρουσιάζονται οι αλλαγές στις γραπτές πολιτικές και διαδικασίες.
Προσδιορισμός εάν είναι απαραίτητη η αλλαγή
Ένα δημοφιλές αξίωμα υποδηλώνει ότι αν κάτι δεν σπάσει, δεν χρειάζεται να τον διορθώσετε. Στο χώρο εργασίας, όμως, ένα στάσιμο περιβάλλον που προσκολλάται στον παλιό τρόπο να κάνει τα πράγματα "μόνο και μόνο επειδή" θα πέσει πίσω από τον ανταγωνισμό αν δεν παραμείνει σε επαφή με τις ιδέες, τις τάσεις και τις τεχνολογικές εξελίξεις που θα τον βοηθούσαν να αποδώσει καλύτερα. Αυτά περιλαμβάνουν παράγοντες όπως υπερσύγχρονο εξοπλισμό, συγχώνευση, εξωτερική ανάθεση και ακόμη και μείωση του μεγέθους για καλύτερη διαχείριση των πόρων. Προτού προταθούν νέες πολιτικές και διαδικασίες, είναι κρίσιμο να αξιολογηθεί ο τρόπος με τον οποίο θα ωφεληθούν άμεσα και έμμεσα από την εταιρεία, πόσο χρόνο θα χρειαστεί για την πλήρη ενσωμάτωσή τους στις υφιστάμενες λειτουργίες και νοοτροπίες, ποιες θα είναι οι προτεινόμενες αλλαγές και ποιες θα είναι οι συνέπειες η εταιρεία δεν κάνει τίποτα καθόλου.
Συνάφεια και Συμμετοχή
Ανθρώπους οποιασδήποτε ηλικίας γενικά αντιπαθούν να τους λένε τι πρέπει να κάνουν, ειδικά αν νομίζουν ότι τους έχει δοθεί η εντολή να κάνουν κάτι χωρίς καλό λόγο. Επιπλέον, εάν οι απόψεις τους επί του θέματος δεν ζητήθηκαν εκ των προτέρων, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα να ασκήσουν αντίσταση επειδή πιστεύουν ότι οι εξουσίες που είναι - είτε είναι γονείς, σύζυγοι ή αφεντικά --- δεν σέβονται τους. Εάν, για παράδειγμα, θέλετε το προσωπικό του μπροστινού γραφείου σας να ξεκινήσει να παίρνει μαθήματα ισπανικής γλώσσας που χρηματοδοτούνται από την εταιρεία, πρέπει να δουν τη σύνδεση ανάμεσα σε αυτό το νέο σύνολο δεξιοτήτων και τις αλληλεπιδράσεις τους με ισπανόφωνους πελάτες, οι οποίοι στη συνέχεια θα δημιουργήσουν περισσότερες επιχειρήσεις, και οδηγούν σε αυξήσεις, μπόνους και υψηλότερες προμήθειες. Παρόλο που δεν είναι πάντα πρακτικό ή σκόπιμο ο κάθε νέος κανόνας να τεθεί σε ψηφοφορία σε επιτροπή, η αναζήτηση των σχολίων και των ιδεών των εργαζομένων σε συνεχή βάση επιτρέπει καλύτερα στους διαχειριστές να προβλέπουν τις αντιδράσεις των εργαζομένων τους στις μεταβατικές πολιτικές και διαδικασίες.
Παράδοση του μηνύματος
Είτε εισάγετε μια νέα πολιτική σχετικά με την ασφάλεια γραφείου ή παρέχετε εκπαιδευτικό υλικό σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας ενός νέου εξοπλισμού, πρέπει όχι μόνο να αποφασίσετε πώς θα συσκευάζονται και να διαδίδονται οι πληροφορίες, αλλά και πώς θα μετράται η αποτελεσματικότητά του. Εάν πρόκειται για αλλαγή πολιτικής, για παράδειγμα, θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θα είναι σε μορφή υπομνήματος, θα ανακοινωθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή θα έχει πρόσβαση από έναν εσωτερικό ιστότοπο, τον οποίο οι υπάλληλοι ελέγχουν συστηματικά για ενημερώσεις και ανακοινώσεις της εταιρείας. Η μέθοδος που επιλέγετε εξαρτάται από το μέγεθος του γραφείου, τον επείγοντα χαρακτήρα του προβλήματος και την ικανότητα των εργαζομένων να αναλάβουν την ευθύνη. Αν πρόκειται για διαδικαστικό έγγραφο, πρέπει να αποφασίσετε αν πρόκειται για κείμενο μόνο, κείμενο με γραφικά ή κείμενο με φωτογραφίες. Η προσέγγιση που επιλέγετε θα βασίζεται στην πολυπλοκότητα του έργου και του υλικού καθώς και στη διάνοια των αναγνωστών στόχων. Η μέτρηση της επιτυχίας της νέας πολιτικής ή της διαδικασίας θα είναι ποσοτική ή ποιοτική βάσει τριμηνιαίων αυξήσεων. Ένας νέος κανόνας μπορεί επίσης να δοκιμαστεί σε πιλοτικό πρόγραμμα ή να σπάσει σε μικρότερα τμήματα για να σταματήσει σταδιακά τους εργαζόμενους σε μια διαφορετική ρουτίνα, σε αντίθεση με μια ριζική αλλαγή που συμβαίνει τη νύχτα. Παράδειγμα: Η μετάβαση σε ένα "γραφείο χωρίς χαρτιά" θα ξεκινούσε με τους εργαζόμενους να μάθουν να χρησιμοποιούν εξοπλισμό σάρωσης, μειώνοντας τον αριθμό των αντιγράφων που κατατέθηκαν φυσικά και έπειτα εξαλείφοντας τους πίνακες αρχείων συνολικά.
Συνέπειες
Όταν αναγγέλλετε μια νέα πολιτική που ακυρώνει την "Casual Friday" για να γυαλίσει την εικόνα της εταιρείας, η προσδοκία σας είναι ότι οι εργαζόμενοι θα φαίνονται πιο επαγγελματίες την επόμενη Παρασκευή που τους βλέπετε. Ωστόσο, αν εξακολουθούν να ντυθούν τυχαία, είναι είτε ένα προϊόν απλά τους ξεχνώντας ότι η νέα πολιτική τέθηκε σε ισχύ (μερικές φορές η καμπύλη μάθησης μπορεί να είναι αργή) είτε μια εκούσια απόφαση από την πλευρά τους να την αγνοήσει. Εάν η έγγραφη πολιτική σας δεν περιλαμβάνει οποιαδήποτε αναφορά για το πώς θα εφαρμοστεί ο νέος κανόνας, θα είναι δύσκολο να πάρετε κάποιον που να το πάρει σοβαρά. Κατά τη σύνταξη ενός τμήματος σχετικά με τις συνέπειες, είναι σημαντικό να αναθεωρήσετε τη γλώσσα με έναν εκπρόσωπο από τον ΥΕ ή / και έναν πληρεξούσιο για να βεβαιωθείτε ότι (1) η πειθαρχία είναι κατάλληλη, (2) η πειθαρχία είναι σύμφωνη με τους νόμους των συνδικάτων 3) η γλώσσα είναι σαφής και κατανοητή και (4) η πειθαρχία είναι λογική και δεν θα διαταράξει τη ροή της εργασίας. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να είναι ευτυχής να διαβάσει ότι "οποιοσδήποτε παραβιάζει τον κώδικα της Παρασκευής θα μεταφερθεί στο σπίτι αμέσως για να αλλάξει" (ειδικά αν βγείτε από την εργασία για μια ώρα ή δύο ήταν ακριβώς αυτό που ήθελε ούτως ή άλλως).
