Ένα καλά γραπτό σημείωμα μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε γρήγορα έγκριση για την αγορά υπολογιστών για την εταιρεία ή τον οργανισμό σας. Το σημείωμα πρέπει να αναφέρει σαφώς την ανάγκη για τους υπολογιστές, γιατί πρέπει να γίνει η αγορά τώρα και να περιγράψει με σαφήνεια τις πιθανές εναλλακτικές λύσεις. Το υπόμνημα πρέπει να βασίζεται σε επιχειρηματικούς λόγους και όχι σε προσωπικές επιθυμίες.
Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση των υπολογιστών του οργανισμού σας. Μάθετε αν υπάρχουν αρκετοί υπολογιστές για όλα τα μέλη του οργανισμού, την κατάσταση λειτουργίας τους και πότε αγοράστηκαν. Ανακαλύψτε την αρχική τιμή αγοράς και συγκρίνετέ την με τις τρέχουσες τιμές. Συγκεντρώστε στοιχεία σχετικά με τα χρήματα που δαπανώνται για επισκευές. Εγγράψτε την ποιότητα του εξοπλισμού και αν έχει ξεπεραστεί. Συνέντευξη άτομα που χρησιμοποιούν τους τρέχοντες υπολογιστές. Ρωτήστε για τις προτιμήσεις και τις αντιπαθείς τους. Ρωτήστε εάν αισθάνονταν ότι οι υπολογιστές τους στο σπίτι ήταν καλύτεροι από τους υπολογιστές γραφείου τους και αν ναι, γιατί.
Επικοινωνήστε με τους συναδέλφους σας σε άλλους οργανισμούς. Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερη νοημοσύνη για τους υπολογιστές που χρησιμοποιούν, για πόσο καιρό βρίσκονται σε υπηρεσία και σχέδια αναβάθμισης.
Εξετάστε τη χρήση των δεδομένων που συλλέξατε για να ολοκληρώσετε μια ανάλυση SWOT. Το SWOT σημαίνει πλεονεκτήματα, αδυναμίες, ευκαιρίες και απειλές. Μια ανάλυση SWOT είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν προσπαθείτε να δικαιολογήσετε μια μεγάλη αγορά για μια μεγάλη οργάνωση. Ωστόσο, η προετοιμασία ενός SWOT για οποιαδήποτε απόφαση θα μπορούσε να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα καλύτερο επιχείρημα. Μια ανάλυση SWOT θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε πόσο ισχυρή είναι η τεχνολογία των υπολογιστών σας σήμερα, οι αδυναμίες της και οι δυνατότητες βελτίωσης. Θα αναθεωρήσει επίσης τις απειλές, όπως το πώς η εταιρεία σας θα μπορούσε να πέσει πίσω από τις περιόδους και να χάσει τις δραστηριότητές της σε ανταγωνιστές εάν συνεχίσει με ξεπερασμένη τεχνολογία. Τέλος, συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με τις τιμές από διάφορους πωλητές.
Γράψτε τη σημείωση χρησιμοποιώντας όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε. Να είστε βέβαιος να επικεντρωθεί στην επιχειρηματική περίπτωση για την αγορά? η πραγματική εντολή αγοράς θα έρθει αργότερα. Προσπαθήστε σαφώς και πειστικά. Παρουσιάστε το σημείωμα και κερδίστε την έγκριση.
