Αν και δεν αφορά αποκλειστικά τις επιχειρηματικές συναλλαγές, η επιστολή πρόθεσης χρησιμοποιείται συχνά από τις επιχειρήσεις ως πρόδρομος σε μια πιο επίσημη συμφωνία μεταξύ δύο μερών. Η επιστολή πρόθεσης παίρνει την μπάλα κυλιόμενη με τον καθορισμό των κυριότερων ζητημάτων πριν από τις διαπραγματεύσεις αρχίζουν σοβαρά.
Σκοπός της επιστολής
Όπως υποδηλώνει το όνομά του, η επιστολή πρόθεσης διατυπώνει γραπτώς τις προθέσεις των δύο μερών, όπως ο αγοραστής και ο πωλητής, να συνεργάζονται μεταξύ τους. Όπως σημειώνει το Πανεπιστήμιο του Iowa, ο σκοπός της επιστολής προθέσεων είναι διττός: Δημιουργεί δέσμευση μεταξύ των μερών στις συνεχιζόμενες διαπραγματεύσεις και παρέχει συγκεκριμένα όρια, όπως προθεσμίες και διαδικασίες για την επίλυση οδοφραγμάτων. Με την τοποθέτηση των καρτών στο τραπέζι πριν από τη διεξαγωγή των διαπραγματεύσεων, η επιστολή προθέσεων καθορίζει τις παραμέτρους της συζήτησης και ένα χάρτη πορείας για το μελλοντικό διάλογο.
Περιεχόμενο της επιστολής
Παρόλο που δεν είναι τόσο επίσημη όσο μια επιχειρηματική συμφωνία, μια επιστολή προθέσεων δεν είναι επίσης ένα βιαστικά διακεκομμένο σημείωμα, είτε. Κάθε επιστολή προθέσεων πρέπει να καλύπτει βασικά σημεία και διατάξεις, όπως τον προσδιορισμό των μερών και της συναλλαγής, καθώς και τις προϋποθέσεις που απαιτούνται για τη διεξαγωγή της συναλλαγής. Πρέπει να προσδιοριστούν τα ενδεχόμενα που πρέπει να πληρούνται, όπως η χρηματοδότηση, η δέουσα επιμέλεια και η συμμόρφωση. Η επιστολή προθέσεων πρέπει να δηλώνει με κάποιο τρόπο ότι τα μέρη συμφωνούν να συμφωνήσουν και ότι, μέχρι την τελική συμφωνία, οι όροι της επιστολής δεν θα είναι δεσμευτικοί.
Παραδείγματα εντατικών επιστολών
Σε ένα είδος επιστολής προθέσεων που χρησιμοποιείται στην επιχείρηση, το κείμενο εξετάζει μια μελλοντική αγορά εξοπλισμού πληροφορικής. Στην επιστολή αναφέρεται η εταιρεία που αγοράζει τον εξοπλισμό και ο πωλητής και απαριθμούνται τα συγκεκριμένα μοντέλα και η ποσότητα των υπολογιστών. Καταγράφονται η τιμή που καταβάλλεται και η αρχική κατάθεση και καθορίζεται προσωρινή ημερομηνία υπογραφής δεσμευτικής συμφωνίας. Σε επιστολή προθέσεων για αγορά μετοχών μιας εταιρείας, η επιστολή αναφέρει την τιμή που πρέπει να πληρωθεί, την ημερομηνία απόκτησης και τους όρους πληρωμής και περιγράφει τα χαρακτηριστικά της τελικής συμφωνίας.
Δεσμευτική ή μη δεσμευτική
Παρόλο που μια δήλωση πρόθεσης δεν είναι νομικά δεσμευτική λόγω του τι είναι - μια υποχρέωση καλής πίστης για διαπραγμάτευση - μπορεί να είναι τόσο νομικά δεσμευτική όσο μια σύμβαση, αν τα μέρη συμφωνούν ότι οι όροι της επιστολής θα είναι δεσμευτικοί. Επομένως, το γράμμα πρέπει να αναφέρει με ακρίβεια το βαθμό στον οποίο οι συμμετέχοντες επιθυμούν να δεσμευθούν, διότι τα δικαστήρια ενδέχεται να κληθούν να εξετάσουν τη διατύπωση μιας επιστολής προθέσεων για να καθορίσουν την εκτελεστότητά τους.
