Οι συμβολαιογράφοι επαληθεύουν την ακρίβεια των υπογραφών σε σημαντικά έγγραφα, όπως διαθήκες, καταπιστεύματα και γραμμάτια. Ο συμβολαιογράφος πιστοποιεί ότι τα μέρη που υπογράφουν το έγγραφο έχουν αποδείξει την ταυτότητά τους, κατανοούν το έγγραφο και δεν έχουν εξαναγκαστεί να υπογράψουν. Μόλις ικανοποιηθούν αυτές οι απαιτήσεις, ο συμβολαιογράφος σφραγίζει επίσημα επί του εγγράφου.
Τήρηση αρχείων
Ένας συμβολαιογράφος πρέπει να τηρεί ένα επίσημο ημερολόγιο με αρχεία κάθε συμβολαιογραφικής υπογραφής. Κάθε εγγραφή πρέπει να περιλαμβάνει τα ονόματα των συμβαλλομένων που υπογράφουν το συμβολαιογραφικό έγγραφο και την ημερομηνία και ώρα της υπογραφής. Μόλις ο συμβολαιογράφος ολοκληρώσει την τήρηση αρχείου, όλοι οι υπογράφοντες το έγγραφο πρέπει επίσης να υπογράψουν το ημερολόγιο. Οι συμβαλλόμενοι που υπογράφουν το έγγραφο πρέπει να προσκομίσουν έγκυρη άδεια οδήγησης ή διαβατήριο πριν από την υπογραφή τους.
Προσόν
Ένας υποψήφιος συμβολαιογράφος πρέπει να είναι τουλάχιστον 18 χρονών και να περάσει μια εξέταση πολλαπλών επιλογών με 70 τοις εκατό ή υψηλότερη για να γίνει επιλέξιμη για άδεια. Εάν περιμένει περισσότερο από δύο χρόνια μετά τη λήψη του τεστ για να υποβάλει αίτηση για συμβολαιογραφική άδεια, πρέπει να πάρει και να περάσει την εξέταση πάλι. Οι υποψήφιοι δεν πρέπει να έχουν προηγούμενη καταδίκη για κακούργημα ή πειθαρχικές πράξεις σχετικές με την απάτη από προηγούμενη θητεία ως συμβολαιογράφο.
Σκέψεις
Ο συμβολαιογράφος δεν μπορεί να επικυρώνει κανένα έγγραφο που να εμπλέκει το δικό του οικονομικό ή προσωπικό συμφέρον. Οι συμβολαιογράφοι απαγορεύεται να παρέχουν νομικές συμβουλές ή να προετοιμάζουν νομικά έγγραφα, εκτός εάν έχουν επίσης έγκυρη άδεια άσκησης των καθηκόντων τους από το δικηγορικό σύλλογο που ισχύει στην περιοχή τους.
Ομολογίες αποζημιώσεων
Κάθε συμβολαιογράφος πρέπει να έχει δικαίωμα αποζημίωσης για να προστατεύσει τους πελάτες του από οικονομικές ζημίες που προκλήθηκαν από την υπογραφή με κακή μάρτυρα. Οι ακριβείς απαιτήσεις ενδέχεται να διαφέρουν για κάθε κράτος, αλλά τα $ 10.000 είναι γενικά το ελάχιστο αποδεκτό ποσό των ομολόγων.
Χρονικό πλαίσιο
Κάθε ραντεβού συμβολαιογράφου ισχύει για τέσσερα χρόνια. Μετά τη λήξη ενός ραντεβού, ο συμβολαιογράφος μπορεί να ζητήσει ανανέωση. Οι ανανεώσεις χορηγούνται συνήθως εκτός εάν ο συμβολαιογράφος δεν έχει διαπράξει αμέλεια ή έχει διαπράξει απάτη κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.
Συμβολαιογραφικές σφραγίδες
Ένας συμβολαιογράφος πρέπει να κρατήσει τη σφραγίδα του σε ένα μέρος όπου μόνο αυτός μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό. Η σφραγίδα δεν μπορεί να ελεγχθεί από εργοδότη ή πελάτη. Σε περίπτωση απώλειας της φώκιας, ο συμβολαιογράφος πρέπει να ειδοποιήσει την αρμόδια συμβολαιογραφική αρχή του κράτους του. Όταν αγοράζεται μια νέα σφραγίδα λόγω ανανέωσης της προμήθειας συμβολαιογράφου ή αλλαγής ονόματος, η παλιά σφραγίδα πρέπει να καταστραφεί ή να καταστεί άχρηστη. Οι προδιαγραφές για τις συμβολαιογραφικές σφραγίδες ποικίλλουν ανάλογα με την κατάσταση, ενώ τα περισσότερα κράτη απαιτούν να αναγράφονται το όνομα και η προμήθεια του συμβολαιογράφου.
