Οι SOP, που είναι πιο τυπικά γνωστές ως τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας, είναι τεκμηριωμένες πρακτικές που αποσκοπούν στη διασφάλιση της συνοχής των επιχειρηματικών πρακτικών και λειτουργιών. Πολλοί άνθρωποι σκέφτονται τις SOP ως εφαρμοστέοι μόνο σε πρακτικά εργαστηριακά και κατασκευαστικά πλαίσια. Σύμφωνα με τον Οργανισμό Προστασίας του Περιβάλλοντος, ένας από τους κύριους στόχους των SOP υποχρεώνει τον τρόπο με τον οποίο διατηρείται, προσαρμόζεται και χρησιμοποιείται ο εξοπλισμός. Ωστόσο, οι SOPs μπορούν επίσης να καλύπτουν περισσότερες αναλυτικές διαδικασίες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να εφαρμοστούν σε διάφορα επιχειρηματικά περιβάλλοντα.
Υγεία και την ασφάλεια
Οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας διατηρούν την υγεία και την ασφάλεια όλων των εργαζομένων. Ειδικά στα εργοστασιακά εργοστάσια όπου εμπλέκεται βαρύς εξοπλισμός, τα SOPs μπορούν να βοηθήσουν στην εξασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι χειρίζονται εξοπλισμό για την πρόληψη τραυματισμών. Τα SOP μπορούν να επιβάλλουν τακτικά προγράμματα καθαρισμού και συντήρησης. Αυτές οι δραστηριότητες είναι σημαντικές για την ασφαλή λειτουργία των μηχανημάτων, αλλά ξεχνιούνται εύκολα όταν οι εργαζόμενοι αλλάζουν βάρδιες και δεν υπάρχουν γραπτές εγγραφές. Τα SOP δείχνουν επίσης πώς να τρέχετε τον εξοπλισμό με ασφάλεια κατά την κανονική χρήση. Ένα έγγραφο από το Iowa State University προτείνει τη χρήση διαγραμμάτων μαζί με λέξεις για να κάνετε τις οδηγίες καθαρά.
Συνέπεια των αποτελεσμάτων
Σε εργαστηριακά περιβάλλοντα, η Υπηρεσία Προστασίας του Περιβάλλοντος υποδεικνύει ότι η τήρηση των κανόνων που καθορίζονται από τους ρυθμιστικούς φορείς δεν είναι πάντοτε αρκετή. Οι εργαζόμενοι μερικές φορές κάνουν μικρές αλλαγές στην τυποποιημένη διαδικασία με βάση τις πιο συγκεκριμένες απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου πειράματος. Όταν αυτές οι αλλαγές δεν τεκμηριώνονται, τα πειραματικά αποτελέσματα μπορεί να διαφέρουν μεταξύ ομάδων τεχνικών χρησιμοποιώντας ελαφρώς διαφορετικές μεθόδους. Η σύνταξη τυπικών διαδικασιών λειτουργίας ειδικά για τη γραμμή της επιχείρησής σας εξασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται με τον ίδιο τρόπο, περιορίζοντας το κόστος των πρόσθετων δοκιμών για να εξηγήσουν ασυνεπή αποτελέσματα.
Κανονιστική και Νομική Συμμόρφωση
Η σύνταξη μιας τυποποιημένης διαδικασίας λειτουργίας με τις απαιτήσεις του ρυθμιστικού φορέα διασφαλίζει ότι οι πρακτικές στον οργανισμό σας ευθυγραμμίζονται με τις προσδοκίες της βιομηχανίας. Οι τεκμηριωμένες διαδικασίες συμβάλλουν στη βελτιστοποίηση των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας διατηρεί πιστοποίηση ISO, μπορείτε να βοηθήσετε τους εξωτερικούς ελεγκτές παρέχοντας γραπτά αντίγραφα των διαδικασιών που συμμορφώνονται με το πρότυπο ISO. Μπορούν στη συνέχεια να σας συμβουλεύσουν πού βρίσκονται ακριβώς οι εργαζόμενοι στο στάδιο της διαδικασίας. Τα SOP προστατεύουν επίσης από τις αγωγές - για παράδειγμα, εάν ένας εργαζόμενος τραυματιστεί στην εργασία μετά από αδυναμία να ακολουθήσει τις τεκμηριωμένες βέλτιστες πρακτικές. Οι SOPs σε ρυθμίσεις γραφείου μπορούν επίσης να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση με το νόμο. Για παράδειγμα, μια SOP για τη διαπραγμάτευση επιχειρηματικών συμφωνιών στο εξωτερικό μπορεί να σταματήσει τα στελέχη από την είσοδο σε παράνομη περιοχή δωροδοκίας.
Αυξημένη αποδοτικότητα και παραγωγικότητα
Οι άνθρωποι χρειάζονται συνεκτικότητα για να είναι οι πιο παραγωγικοί. Όταν δεν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με τη μορφή που πρέπει να λάβει ένα έγγραφο, αν πρέπει να καθαριστεί ο εξοπλισμός και πού πρέπει να αποθηκευτούν οι προμήθειες, οι άνθρωποι μπορούν απλά να κάνουν τη δουλειά τους χωρίς να σταματήσουν να κάνουν ερωτήσεις. Η τυποποίηση όλων είναι αδύνατη και αντιπαραγωγική, καθώς οι εργαζόμενοι χρειάζονται κάποια ευελιξία για την επίλυση προβλημάτων. Ωστόσο, η σύνταξη SOP για τακτικές διαδικασίες μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα στην εργασία. Για παράδειγμα, μια SOP για την ονομασία αρχείων μπορεί να μειώσει τον απαιτούμενο χρόνο για την εύρεση εγγράφων και την προώθηση της ομαδικής εργασίας μεταξύ των τμημάτων.
