Υπάρχουν πέντε τύποι οργανωτικών δομών: η παραδοσιακή ιεραρχία, οι πιο επίπεδες οργανώσεις, οι επίπεδες οργανώσεις, οι flatarchies και οι ηχογραφητικές οργανώσεις. Δημιουργείται μια ιεραρχία ώστε να υπάρχει μια αλυσίδα εντολής. Αντί να έχουν όλοι την αναφορά σε ένα αφεντικό, με άλλα λόγια, οι εργαζόμενοι αναφέρουν σε επόπτες, οι οποίοι αναφέρουν στους προϊσταμένους τους και επάνω στη γραμμή. Παρόλο που υπάρχουν οφέλη για μια ιεραρχική οργανωτική δομή, έχει λίγους περιορισμούς, καθιστώντας το ακατάλληλο για κάθε είδος επιχείρησης.
Τι είναι μια ιεραρχική οργανωτική δομή;
Σκεφτείτε μια ιεραρχική οργάνωση ως πυραμίδα, με τον διευθύνοντα σύμβουλο ή τον διευθυντή σας στην κορυφή, ένα στρώμα διαχειριστών κάτω από αυτό το άτομο, ένα ακόμη μεγαλύτερο στρώμα εργαζομένων κάτω από αυτή την ομάδα, μέχρι να φτάσετε τελικά στο κάτω στρώμα της πυραμίδας. Εάν μια επιχείρηση έχει μια επίπεδη δομή, ένας διευθυντής θα μπορούσε να φέρει σε κάθε εργαζόμενο για να συζητήσει ένα επερχόμενο έργο ή brainstorm μια επερχόμενη εκστρατεία μάρκετινγκ. Σε μια ιεραρχία, ο ίδιος διευθυντής θα συναντηθεί με τη διοικητική του ομάδα, ο οποίος θα διαβιβάσει έπειτα τις πληροφορίες στους δικούς του υπαλλήλους. Αν αυτοί οι εργαζόμενοι είναι επίσης διαχειριστές, θα συνεχίσουν τη διοχέτευση πληροφοριών διαβιβάζοντας αυτά που έχουν μάθει. Εάν ο σκηνοθέτης ζήτησε εισροή, αυτό θα μπορούσε να περάσει και στην αλυσίδα.
Το καλύτερο πράγμα για μια ιεραρχική δομή είναι ότι κατανέμει τον φόρτο εργασίας πιο ομοιόμορφα κάτω από την αλυσίδα. Ένας διευθύνων σύμβουλος ή διευθυντής δεν χρειάζεται να διαχειρίζεται άμεσα κάθε εργαζόμενο στην οργάνωση του. Αντ 'αυτού, μπορεί να εμπιστευτεί τους υπαίτιους του για να το χειριστεί αυτό, και αυτοί οι υφισταμένοι μπορούν επίσης να μεταβιβάσουν κάποια από τα καθήκοντά τους. Στην ιδανική περίπτωση, οι εργαζόμενοι θα έχουν άμεση επαφή και θα τους καθοδηγούν καθώς προσπαθούν να κάνουν καλύτερα τις δουλειές τους. Δυστυχώς, δεν λειτουργεί πάντα με αυτόν τον τρόπο. Ένα μικρό διάλειμμα στην αλυσίδα μπορεί να προκαλέσει διακοπή της επικοινωνίας, οι εργαζόμενοι να μεγαλώσουν δυσαρεστημένοι και οι διαχειριστές να αισθάνονται απογοητευμένοι.
Αν και είναι εύκολο να συσχετίσετε μια ιεραρχική κατάσταση με μια μεγάλη εταιρία, οι ηγέτες που ενδιαφέρονται για αυτή τη ρύθμιση μπορούν να αρχίσουν να προετοιμάζονται από την αρχή. Αυτό σημαίνει ότι προσθέτετε εργαζόμενους, σκεφτείτε πού θα πέσουν στην ιεραρχία. Μπορεί να χρειαστείτε έναν προγραμματιστή εφαρμογών, για παράδειγμα, για παράδειγμα, αλλά αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αρχίσετε να σκέφτεστε να προσλάβετε έναν διευθυντή για να επιβλέπει τον προγραμματιστή, μαζί με όλους τους άλλους που προσλαμβάνετε τα επόμενα χρόνια. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεκτείνετε σιγά-σιγά την ηγετική σου ομάδα, ταυτόχρονα προσθέτοντας χαμηλότερους υπαλλήλους.
Δεν θα μπορείτε απλώς να αναθέσετε καθημερινές οδηγίες και να λάβετε μεγάλη απόφαση στην ηγετική σας ομάδα. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε σε αυτούς τους επαγγελματίες να φροντίζουν να προσλαμβάνουν, να πυροβολούν και να πειθαρχούν τους υπαλλήλους. Εάν προσλάβετε έναν διευθυντή με εμπειρία στην περιοχή του αντικειμένου, θα είναι το καλύτερο να προσλάβετε υποτρόφους στην ειδικότητα αυτή. Δεν θα έχετε μόνο καλύτερους υπαλλήλους με αυτό τον τρόπο, αλλά οι διευθυντές σας θα έχουν μια επένδυση στους υπαλλήλους που επιλέγουν, καθιστώντας πιο πιθανό ότι θα θέλουν να καλλιεργήσουν τη σταδιοδρομία τους.
Τι είναι ένας ιεραρχικός οργανωτικός χάρτης;
Αν θέλετε ποτέ να προσδιορίσετε αν ο οργανισμός σας είναι ιεραρχικός ή άλλος από τους πέντε τύπους, το μόνο που θα χρειαστεί να κάνετε είναι να ρίξετε μια ματιά στο οργανόγραμμα σας. Ένα επίπεδο, ευρύ διάγραμμα οργάνων είναι ένα σημάδι ότι δεν έχετε ιεραρχική δομή. Για μια ιεραρχία, θα θελήσετε να εξασφαλίσετε μια κάθετη δομή, με λιγότερους υπαλλήλους να αναφέρουν σε κάθε διαχειριστή.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε μια ιεραρχική δομή: από πάνω προς τα κάτω ή από κάτω προς τα πάνω. Αν επιλέξετε μια δομή από την κορυφή προς τα κάτω, θα τοποθετήσετε το μεγαλύτερο μέρος του ελέγχου στα χέρια εκείνων που βρίσκονται στην κορυφή του διαγράμματος, καθιστώντας αυτές τις θέσεις πιο υπεύθυνες για αποφάσεις υψηλού επιπέδου. Η δομή από τη βάση προς τα πάνω σημαίνει να απελευθερώνονται όσοι βρίσκονται στο κάτω μέρος του χάρτη των οργανώσεων για να λαμβάνουν αποφάσεις χωρίς να χρειάζεται να ψάχνουν συνεχώς για το προσανατολισμό.
Όταν πρόκειται για την κορυφή προς τα κάτω ή προς τα κάτω, η αλήθεια είναι ότι δεν υπάρχει "ένα μέγεθος που ταιριάζει σε όλους" καθώς προσπαθείτε να σχεδιάσετε μια οργανωτική δομή. Οι οργανωτικοί χάρτες "από πάνω προς τα κάτω" λειτουργούν συχνά σε επιχειρήσεις που έχουν υπαλλήλους χαμηλότερης βαθμίδας και κάνουν επαναλαμβανόμενες, καθημερινές εργασίες. Εάν, για παράδειγμα, τρέχετε ένα εργοστάσιο παραγωγής, πιθανότατα θα χρειαστείτε έλεγχο από πάνω προς τα κάτω, ώστε όσοι εργάζονται στη γραμμή συναρμολόγησης να έχουν καθοδήγηση και εποπτεία στην εργασία που κάνουν. Η περιστασιακή κουλτούρα εργασίας που τόσες πολλές επιχειρήσεις απονέμουν σήμερα συχνά απαιτεί περισσότερη κουλτούρα "από τη βάση προς την κορυφή", δεδομένου ότι παρέχει στους εργαζομένους την ελευθερία που χρειάζονται για να χρησιμοποιήσουν τη δική τους διακριτική ευχέρεια όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζουν διάφορα καθήκοντα. Είναι επίσης πιο πιθανό να τους κάνει να αισθάνονται αφοσιωμένοι, ειδικά εάν τους ενθαρρύνεται να συμβάλλουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Αν και υπάρχουν πολλά πρότυπα διαθέσιμα για να σας βοηθήσουν να επιτύχετε μια ιεραρχική δομή στην επιχείρησή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε λογισμικό διαγράμματος οργάνωσης για να δημιουργήσετε ένα ιεραρχικό γράφημα. Εάν έχετε μετόχους, θα είναι στην κορυφή, με το διοικητικό σας συμβούλιο να είναι απλώς κάτω από αυτό. Ο διευθυντής θα είναι κάτω από το διοικητικό συμβούλιο, και σε αυτό το σημείο, το διάγραμμα θα αρχίσει να διευρύνεται. Όλα τα στελέχη σας θα βρίσκονται κάτω από τον διευθυντή, συμπεριλαμβανομένου του διαχειριστή μάρκετινγκ, του υπεύθυνου ανάπτυξης εφαρμογών, του διευθυντή ανάπτυξης επιχειρήσεων, του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού, του COO, του CTO και οποιουδήποτε άλλου ηγέτη ομάδας. Αυτά θα λειτουργήσουν ως η κορυφή πολλαπλών σιλό που θα παρουσιάσουν τους υπαλλήλους που θα εργαστούν κάτω από τον επικεφαλής της ομάδας. Θα μπορούσατε να έχετε ολόκληρες ομάδες να αναφέρουν σε έναν ηγέτη. Ο ΚΟΤ σας μπορεί να διαχειριστεί το σύνολο της ανάπτυξης εφαρμογών, του γραφείου υποστήριξης, της ομάδας ασφάλειας και διαχείρισης έργου, για παράδειγμα.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα μιας ιεραρχικής δομής;
Ο χρόνος είναι το μεγαλύτερο όφελος μιας ιεραρχικής δομής. Δεδομένου ότι ο χρόνος είναι ένα σπάνιο εμπόρευμα για πολλούς ηγέτες των επιχειρήσεων, αυτό μπορεί να είναι μια οριστική κλήρωση. Όταν μια επιχείρηση έχει ιεραρχική δομή, οι πληροφορίες μπορούν να διαβιβαστούν, πράγμα που σημαίνει ότι ο διευθυντής σας χρειάζεται μόνο να συναντήσει τις δικές του άμεσες αναφορές. Αυτές οι άμεσες αναφορές μπορούν στη συνέχεια να μεταβιβάσουν τις πληροφορίες. Σε γενικές γραμμές, αυτό σημαίνει επίσης ότι εάν ένας υπάλληλος έχει μια ερώτηση ή μια ανησυχία, το πρόσωπο αυτό θα πάει στο δικό του επιβλέποντα, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να περάσει την ανησυχία μέχρι την αλυσίδα αν είναι απαραίτητο. Αντί για μια καθημερινή παρέλαση υπαλλήλων στο γραφείο της, ο σκηνοθέτης μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλα καθήκοντα, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης της επιχείρησης.
Ένα άλλο μεγάλο πράγμα για αυτούς τους τύπους οργανωτικής δομής είναι ότι επιτρέπουν σε κάθε ηγέτη να επικεντρωθεί στην δική του ειδικότητα. Αντί να χρειάζεται να είναι ειδικός σε κάθε τομέα, αυτό σημαίνει ότι οι διευθυντές μπορούν να συγκεντρώσουν όλη αυτή την εμπειρία σε τακτικές συνεδριάσεις διαχείρισης. Μια επιχείρηση που απασχολεί μια ομάδα μηχανικών, για παράδειγμα, μπορεί απλά να τραβήξει τον επικεφαλής αυτής της ομάδας για να συζητήσει θέματα μεγάλης εικόνας, με την ομάδα που έχει ανατεθεί να διεξάγει καθημερινές επιχειρήσεις μεταξύ αυτών των συναντήσεων.
Εκτός από το να είναι ευεργετικό για τον οργανισμό στο σύνολό του, μια ιεραρχική δομή μπορεί να παρακινήσει τους υπαλλήλους. Μπορούν να δουν καθαρά το μονοπάτι προς τα πάνω και να προσπαθήσουν για αυτή τη θέση. Ένας υπάλληλος πληρωτέος υπάλληλος θα εργάζεται κάτω από μια ομάδα προσωπικών στελεχών που θα μπορούν να την καθοδηγήσουν στη δική της ειδικότητα, βοηθώντας την να μάθει τι χρειάζεται να γνωρίζει για να προχωρήσει κάποια μέρα στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. Εάν επιλέξει να παραμείνει στην ίδια εταιρεία, η πορεία της σταδιοδρομίας της θα τοποθετηθεί μπροστά της. Αυτό ωφελεί επίσης τον οργανισμό στο σύνολό του, καθώς οι εργαζόμενοι μπορούν να επιλέξουν να παραμείνουν και να εργαστούν μέχρι τη σταδιοδρομία τους παρά να εγκαταλείψουν την εργασία τους για έναν ανταγωνιστή.
Ένα επιπλέον πλεονέκτημα μιας ιεραρχικής δομής είναι ότι οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να κατανοήσουν το ρόλο που διαδραματίζουν μέσα στον οργανισμό. Δεδομένου ότι όλα είναι τόσο καθορισμένα, όπως είναι σαφώς ορατό στο οργανόγραμμα της επιχείρησης, γνωρίζουν πού βρίσκονται μέσα στην οργάνωση και πώς σχετίζονται με όλους τους υπόλοιπους υπαλλήλους. Επίσης, επωφελούνται από μια συντροφικότητα που προέρχεται από τη συνεργασία με άλλους που μοιράζονται τη δική τους εξειδίκευση. Οι ηγέτες των ομάδων μπορούν να λειτουργήσουν ως μέντορες, κατά μία έννοια, και μπορούν επίσης να προωθήσουν αυτήν την καμάρα, ενθαρρύνοντας τον καθένα να συνεργαστεί και να βοηθήσει ο ένας τον άλλον.
Αντιπαραθέστε αυτό με μια πιο επίπεδη οργανωτική δομή, η οποία ενθαρρύνει πολύ μεγαλύτερη ευελιξία, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση. Οι εργαζόμενοι μπορεί να μην γνωρίζουν τι ακριβώς πρέπει να κάνουν εάν έχουν κάποιο πρόβλημα. Ακόμα κι αν ένας σκηνοθέτης υπόσχεται μια «πολιτική ανοιχτής πόρτας», όλοι οι εργαζόμενοι δεν θα αισθάνονται άνετα να πηγαίνουν απευθείας στον κορυφαίο υπεύθυνο με ένα φαινομενικά μικρό παράπονο. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται σαν να μην έχουν την υποστήριξη που χρειάζονται στις καθημερινές τους δραστηριότητες, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλό ηθικό.
Ποια είναι τα μειονεκτήματα μιας ιεραρχικής δομής;
Δεν είναι όλα καλά για μια ιεραρχική ρύθμιση. Μια δομή διαχείρισης που ενθαρρύνει μια αλυσίδα διοίκησης μπορεί να αισθάνεται υπερβολικά περιοριστική, ειδικά εάν οι ηγέτες δεν είναι ειδικευμένοι στην πρόσληψη διευθυντικών στελεχών που είναι ικανοί να παρακινήσουν και να καθοδηγήσουν τους εργαζόμενους. Ένας κακός διαχειριστής θα μπορούσε να προκαλέσει σοβαρά ζητήματα για μια επιχείρηση, οδηγώντας σε έναν δαπανηρό κύκλο εργασιών και μια φήμη για το ότι έχει ένα τοξικό περιβάλλον εργασίας. Δεδομένου ότι οι κακές κριτικές των εργαζομένων μπορούν να στοιχηματίζουν μια επιχείρηση εδώ και χρόνια, αυτό μπορεί να προκαλέσει μελλοντικές προσπάθειες μίσθωσης.
Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι μπορείτε εύκολα να έχετε μια κατανομή της επικοινωνίας που εκτροχιάζει σοβαρά ένα έργο. Ο διευθυντής σας μπορεί να συναντηθεί με τους διαχειριστές του και να παρέχει κρίσιμες πληροφορίες που έχουν σχεδιαστεί για να μεταβιβάζονται σε κάθε ομάδα. Αλλά εάν και ένας διευθυντής παραμελήσει να μοιραστεί αυτές τις πληροφορίες, ο καθένας δεν θα είναι πλήρως ενημερωμένος. Με την πάροδο του χρόνου, αυτές οι λανθασμένες επικοινωνίες μπορούν να προσθέσουν επάνω, οδηγώντας σε επαναλαμβανόμενες καθυστερημένες προθεσμίες και παρανοήσεις. Το αποτέλεσμα είναι τουλάχιστον ένας ή δύο εργαζόμενοι που αισθάνονται ότι έχουν απομείνει και απογοητευμένοι.
Όπως πολλές επιχειρήσεις βρίσκουν όταν έρχεται η στιγμή για περικοπές του προϋπολογισμού, μια ιεραρχική οργανωτική δομή μπορεί να δημιουργήσει πολλές περιττές θέσεις που κοστίζουν χρήματα για επιχειρήσεις.Αν έχετε διαχειριστές που υποβάλλουν αναφορές σε διευθυντικά στελέχη που υποβάλλουν αναφορές σε διευθυντές, θα διαπιστώσετε ότι ορισμένες θέσεις υπάρχουν μόνο για να μεταβιβάζονται πληροφορίες από μια ομάδα σε μια άλλη. Δεδομένου ότι οι μισθοί των διευθυντών μέσου επιπέδου δεν είναι φθηνοί, πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε πολύ περισσότερα χρήματα από ό, τι είναι απαραίτητο για την ευκολία να έχετε περισσότερο χρόνο να εστιάσετε σε άλλα πράγματα. Αυτό το ζήτημα είναι υπερβολικό καθώς αναπτύσσεται μια επιχείρηση και ο οργανωτικός χάρτης αυξάνεται όλο και περισσότερο. Πριν από τη δημιουργία αυτής της δομής, αναρωτηθείτε αν είναι απαραίτητο να έχετε έναν διευθυντή σε κάθε τμήμα. Είναι πιθανό να μπορείτε να ξεφύγετε με μερικούς μεσαίους διαχειριστές και να τοποθετήσετε τα υπόλοιπα δολάρια μισθοδοσίας σας σε εργαζόμενους.
Μπορεί επίσης να βρείτε ηθικές σταγόνες, καθώς οι υπάλληλοί σας αισθάνονται απομονωμένοι από όλους τους άλλους στην οργάνωση. Όταν δουλεύετε σε σιλό, αυτά σε ένα σιλό τείνουν να αποσυνδεθούν από τα άλλα. Αυτό συμβαίνει με κόστος, ειδικά αν έχετε ομάδες που θα μπορούσαν να ωφεληθούν από τη συνεργασία. Οι ομάδες πωλήσεων και μάρκετινγκ, για παράδειγμα, θα μπορούσαν να βοηθήσουν ο ένας τον άλλον συνδυάζοντας την ανάλυση και την στρατηγική. Αλλά αν τους ενθαρρύνετε να εργάζονται ανεξάρτητα δημιουργώντας ξεχωριστά τμήματα υπό διαφορετικούς διαχειριστές, δεν θα έχετε αυτή τη συνεργασία. Εάν επιλέγετε μια ιεραρχική δομή, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε συνεχώς τα αποτελέσματα και να αποφασίσετε αν λειτουργεί με τον τρόπο που σχεδιάσατε αρχικά.
