Η σύνταξη μιας απόδειξης με το χέρι μπορεί να φαίνεται παρωχημένη ή ακόμα και επιτηδευμένη, αλλά οι πελάτες εκτιμούν το γεγονός ότι κάνατε αυτή την πρόσθετη προσπάθεια για να βεβαιωθείτε ότι έχουν καταγραφεί τα έξοδά τους. Ακόμη και οι επιχειρήσεις με αυτοματοποιημένα checkouts αντιμετωπίζουν μερικές φορές διακοπή ρεύματος και αποτυχίες υπηρεσιών διαδικτύου. Αντί να χάσετε την επιχείρησή σας, μπορείτε να γράψετε μια απόδειξη για την πώληση αγαθών με το χέρι, αν δεν ασχολείστε με αγορές μεγάλου όγκου.
Γιατί να παρέχουμε αποδείξεις;
Η παροχή ακριβών εισπράξεων έχει πολλά οφέλη για τους πελάτες σας και εσείς, τον έμπορο. Η πρακτική προστατεύει τη φήμη σας ως έμπορος ή πάροχος υπηρεσιών. Το δελτίο πωλήσεων που παρέχετε δείχνει στον πελάτη σας ότι έλαβε όλα τα αγαθά και τις υπηρεσίες που αγόρασε, στη σωστή τιμή. Η απόδειξη αναγράφει επίσης τις προτιμήσεις συγκεκριμένου πελάτη. Η παρακολούθηση των προτιμήσεων των πελατών και των προτύπων αγορών σας βοηθά να παρακολουθείτε το απόθεμά σας και να προγραμματίζετε τα αποθέματα.
Εκτός από τη διατήρηση της συμμόρφωσης με τα IRS και τα πρότυπα του κλάδου, η παροχή ακριβών εσόδων επίσης κάνει τα εξής:
- Προστατεύει τους υπαλλήλους σας από ψευδείς κατηγορίες για άδικες ή ανέντιμες πρακτικές.
- Η πρακτική διευκολύνει την επίλυση διαφορών.
- Η παροχή αποδείξεων βοηθά στη δημιουργία ημερομηνιών έναρξης και λήξης της εγγύησης.
Πώς να γράψετε ένα αποδεικτικό πληρωμής
Για σκοπούς IRS, κάθε απόδειξη πληρωμής για τις επιχειρηματικές δαπάνες πρέπει να περιλαμβάνει την ημέρα, το μήνα και το έτος κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή, τον κατάλογο όλων των αγαθών που αγοράστηκαν ή των παρεχόμενων υπηρεσιών και το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε. Τα βιομηχανικά πρότυπα για τις επιχειρήσεις υπαγορεύουν ότι συμπεριλαμβάνετε επίσης το όνομα της επιχείρησής σας και τα στοιχεία επικοινωνίας μαζί με τη μέθοδο πληρωμής που χρησιμοποιείται, είτε μετρητά, επιταγή, εντολή πληρωμής, πιστωτική κάρτα ή ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων.
Τα Έσοδα είναι νομική απαίτηση;
Σε πολλά κράτη, οι ιδιοκτήτες πρέπει να παράσχουν έγγραφη απόδειξη μίσθωσης εάν ο μισθωτής το ζητήσει, ανεξάρτητα από τα μέσα πληρωμής που χρησιμοποιεί ο μισθωτής. Ορισμένα κράτη απαιτούν μόνο εισπράξεις για αγορές άνω του συγκεκριμένου ποσού δολαρίου. Ακόμη και σε μια πόλη που δεν έχει τέτοιες νομικές απαιτήσεις, ωστόσο, η βέλτιστη βιομηχανική πρακτική υπαγορεύει ότι παρέχετε μια απόδειξη για κάθε συναλλαγή. Μια απλή "Θα θέλατε την απόδειξή σας;" πληροί οποιεσδήποτε νομικές ή βιομηχανικές υποχρεώσεις σε αυτά τα κράτη που δεν απαιτούν από εσάς να τους παράσχετε.
Ποιο είναι το νόημα της απόδειξης πληρωμής;
Η απόδειξη πληρωμής περιλαμβάνει την αρχική απόδειξη αγοράς, τις ακυρωμένες επιταγές, τις τραπεζικές καταστάσεις και τις δηλώσεις πιστωτικής κάρτας. Η σελίδα επιβεβαίωσης συναλλαγής ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης μπορεί επίσης να αποτελεί απόδειξη πληρωμής εάν περιλαμβάνει την ημερομηνία, μια λίστα με όλα τα στοιχεία ή τις υπηρεσίες που αγοράσατε και τη συγκεκριμένη μορφή πληρωμής που χρησιμοποιήθηκε για την ολοκλήρωση της αγοράς.
Πώς να γράψετε μια παραλαβή πληρωμής
Είτε χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο απόδειξης είτε όχι, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να συντάξετε μια αποδεκτή απόδειξη:
- Γράψτε έναν αριθμό απόδειξης στην επάνω δεξιά γωνία της απόδειξής σας. Για να αποφύγετε να δώσετε στον πελάτη τον ίδιο αριθμό συναλλαγής, ξεκινήστε με τον αριθμό 001 και συνεχίστε από εκεί. Εφόσον περιλαμβάνεται και η σημερινή ημερομηνία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους ίδιους αριθμούς την επόμενη μέρα.
- Γράψτε το όνομα της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας στην επάνω αριστερή γωνία. Συμπεριλάβετε το τηλέφωνο της επιχείρησής σας, το φαξ, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον ιστότοπό σας, μαζί με τις ώρες λειτουργίας σας. Όχι μόνο αυτές οι πληροφορίες θα βοηθήσουν τον πελάτη να διαπιστώσει εάν η αγορά ήταν ή όχι επιχειρηματική δαπάνη, αλλά ο πελάτης μπορεί να μεταβιβάσει τη διεύθυνση και τις ώρες λειτουργίας σε φίλους και οικογένεια.
- Περάστε μια γραμμή και ξεκινήστε να αναφέρετε όλα τα αντικείμενα που αγοράσατε, μαζί με μια σύντομη περιγραφή καθεμιάς και τελειώνοντας με την τιμή αγοράς του στοιχείου στην άκρα δεξιά.
- Παρέχετε ένα σύνολο πλήρους τιμής προτού αφαιρέσετε τυχόν κουπόνια. Μετά από αυτό, πάρτε οποιεσδήποτε εκπτώσεις και δώστε το νέο σύνολο. Προσθέστε φόρο επί των πωλήσεων. Προσθέστε επιπλέον έξοδα αποστολής και χειρισμού, αν δεν πρόκειται για αγορά στο κατάστημα.
- Τέλος, γράψτε τον τρόπο πληρωμής που χρησιμοποιήσατε και το όνομα του πελάτη στην τελευταία γραμμή της απόδειξης ή οπουδήποτε λέει "έλαβε από." Δώστε στον πελάτη ένα αντίγραφο και κρατήστε το άλλο για τα αρχεία σας.
