Η επικοινωνία μέσα σε έναν οργανισμό είναι κρίσιμη. Οι πιο συνδεδεμένοι και ενημερωμένοι υπάλληλοι είναι, τόσο μεγαλύτερη εμπιστοσύνη θα αισθάνονται προς τον εργοδότη τους. Οι έρευνες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι προτιμούν την προσωπική αλληλεπίδραση με τους ανώτερους τους, αλλά οι χρονικοί περιορισμοί και το μέγεθος ενός οργανισμού δεν επιτρέπουν πάντοτε μια τέτοια προσέγγιση. Τα εταιρικά σημειώματα είναι ένας άλλος τρόπος για την επικοινωνία σημαντικών πληροφοριών στο εσωτερικό κοινό ενός οργανισμού. Λιγότερο τυπικές από τις επιχειρηματικές επιστολές, μπορούν να ανακοινώνουν νέες πολιτικές ή οργανωτικές αλλαγές, να παρέχουν τις ζητούμενες πληροφορίες ή να χρησιμεύουν ως ενημερωμένη έκδοση έργου. Μαθαίνοντας να γράφετε ένα σημείωμα της εταιρείας που παρέχει πληροφορίες που χρειάζονται οι εργαζόμενοι θα συμβάλει στην ενίσχυση της "εξουσίας εντός" της εταιρείας σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ψηφιακή εικόνα του εταιρικού λογότυπου
-
Λογισμικό έκδοσης επιτραπέζιων υπολογιστών
-
Εκτυπωτής
-
Χαρτί
Τοποθετήστε το λογότυπο της εταιρείας ως εικόνα στην κορυφή της σελίδας σας.
Δημιουργήστε έναν τίτλο που διαβάζει (με όλα τα κεφαλαία γράμματα) "MEMO", "MEMORANDUM" ή "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". Αυτό μπορεί να είναι κεντραρισμένο στην κορυφή ή ευθυγραμμισμένο με το αριστερό περιθώριο.
Μετά από τον τίτλο, εισάγετε μια γραμμή χώρου και μετά τις λέξεις "TO:," "FROM:, DATE:" και "SUBJECT:" (μπορείτε επίσης να αντικαταστήσετε το "RE:" στη θέση "SUBJECT:") τις κατάλληλες πληροφορίες που ακολουθείται από μια σκληρή επιστροφή. Η ρύθμιση μπορεί να ποικίλει. Κάθε στοιχείο μπορεί να έχει τη δική του γραμμή για συνολικά τέσσερις γραμμές ή μπορείτε να χωρίσετε σε δύο στήλες: το πρώτο περιέχει "TO:" και "FROM:" και το δεύτερο με "DATE:" και "SUBJECT". να συμπεριλάβετε μια εσωτερική διεύθυνση ή ένα χαιρετισμό ("Αγαπητέ …").
Ξεκινήστε το σώμα του σημειώματος σας στη δεύτερη ή την τρίτη γραμμή κάτω από την επικεφαλίδα. Αν το σημείωμα σας είναι ένα μήνυμα ρουτίνας, ανοίξτε με άμεσο τρόπο. Τα μηνύματα που παρέχουν κακές ειδήσεις πρέπει να ανοίξουν με μια ουδέτερη δήλωση που σχετίζεται στενά με το θέμα του σημείωμα, γνωστό στην επιχειρησιακή επικοινωνία ως buffer, για να προετοιμάσει τους αναγνώστες για τις αρνητικές πληροφορίες. Ανάλογα με τις ειδήσεις, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε διάφορες στρατηγικές για αυτό το άνοιγμα. Βεβαιωθείτε ότι είναι ειλικρινής, συναφής, ειλικρινής και σύντομη.
Χρησιμοποιήστε το υπόλοιπο χώρο για να δώσετε σημαντικές λεπτομέρειες. Ο τόνος πρέπει να είναι συνομιλητικός. Χρησιμοποιήστε τις υποενότητες για να κάνετε ευκολότερη την ανάγνωση των εγγραφών μεγαλύτερης διάρκειας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πίνακες, γραφήματα ή άλλα γραφικά. Οι συγγραφείς που προσπαθούν να πείσουν το ακροατήριό τους θα πρέπει να περιλάβουν πώς / γιατί οι πληροφορίες αυτές θα ωφεληθούν είτε από τους εργαζόμενους προσωπικά είτε από την εταιρεία ως σύνολο.
Τελειώστε σε μια θετική, φιλική σημείωση. Μην συμπεριλάβετε ένα συμπληρωματικό κλείσιμο ή υπογραφή.
Εκτυπώστε το σημείωμα και αρχικά με το όνομά σας στην κορυφή ή προετοιμάστε το μήνυμα προς αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μπορεί να χάσετε κάποια μορφή μορφοποίησης στέλνοντας ηλεκτρονικά). Εάν η σημείωση θα αποσταλεί σε πολλούς παραλήπτες, ίσως είναι φθηνότερο να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο, να το αρχίσετε και στη συνέχεια να φωτοτυπήσετε.
Διανέμω. Μπορεί να παραδοθεί με το χέρι, να αποσταλεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να σταλεί μέσω αλληλογραφίας ή να αποσταλεί μέσω ταχυδρομείου.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ (χωρίς εσοχή) με μια γραμμή χώρου μεταξύ κάθε παραγράφου. Εστίαση σε ένα θέμα. Προσπαθήστε να κρατήσετε το σημείωμα κάτω από δύο σελίδες. Τα σημειώματα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο στο εσωτερικό σας κοινό. Μην στείλετε ένα σημείωμα σε άτομα εκτός της εταιρείας σας. Γράψτε μια επιστολή αντ 'αυτού. Αν αντιμετωπίζετε το σημείωμα σε ορισμένα άτομα και όχι σε ολόκληρο το τμήμα ή το προσωπικό εν γένει, αλφαβητικοποιήστε τη λίστα των παραληπτών σας, εκτός αν υπάρχουν άτομα σε ορισμένες θέσεις, οι οποίοι πρέπει να τύχουν πιο σημαντικής τοποθέτησης.
