Είτε στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απευθύνεστε σε ταχυδρομική αποστολή ή γράφετε με άλλο τρόπο σε μια μεγάλη ομάδα πελατών, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το κάνετε καλά: σαφώς, συνοπτικά και κατάλληλα. Η κατανόηση του τρόπου αντιμετώπισης μιας μαζικής επιστολής πελάτη θα κάνει την επικοινωνία ως ιδιοκτήτη επιχείρησης ευκολότερη και πιο ομαλή συνολικά.
Επιλέξτε το σωστό χαιρετισμό
Δεν μπορείτε να το θυμηθείτε αυτό από το γυμνάσιο Αγγλικά, αλλά ένα χαιρετισμό είναι ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε για να ξεκινήσετε μια επιστολή, ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ένα σημείωμα ή άλλη επικοινωνία. Ο παραδοσιακός χαιρετισμός είναι "Αγαπητέ κύριε ή κα. Επώνυμο". Αλλά επειδή απευθύνεστε σε μια ομάδα ανθρώπων, σκεφτείτε ευρύτερα χαιρετισμούς, όπως "Αγαπητοί πελάτες". Απλά λέγοντας "Χαιρετισμοί" είναι επίσης κατάλληλος για τις περισσότερες καταστάσεις. Να είστε προσεκτικοί με το "σε ποιον μπορεί να αφορά". Είναι απρόσωπη και μπορεί να δημιουργήσει λάθος εντύπωση της μάρκας σας.
Εξετάστε την επιχείρησή σας και τον πελάτη σας
Είναι ο ιδανικός πελάτης σας casual και χαμηλού κλειδιού; Εντάξει με λιγότερο επίσημο τόνο; Τότε είναι ίσως εντάξει να πάμε με ένα λιγότερο επίσημο χαιρετισμό όπως "Hey", "Hi" ή κάτι εποχιακό όπως "Happy άνοιξη!" Θα μπορούσατε να είστε πιο συγκεκριμένοι ως προς τον τρόπο που αναφέρεστε στον πελάτη σας, επίσης. Για παράδειγμα, εάν φροντίζετε κυρίως για οικογένειες, θα μπορούσατε να απευθυνθείτε στους πελάτες σας ως "γονείς" ή "πολυάσχολες μητέρες". Καταλάβετε τη διατύπωση που θα σας δώσει το ενδιαφέρον και την προσοχή των πελατών σας αμέσως.
Εάν η επιχείρησή σας, η μάρκα και ο πελάτης σας είναι λίγο πιο επίσημος και παραδοσιακός, ο συνηθισμένος χαιρετισμός, "Αγαπητέ πελάτη ή πελάτες", λειτουργεί καλά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα επίθετα, όπως "πιστό πελάτη" ή "εκτιμημένο πελάτη".
Μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε μια μικρή προσωπικότητα
Ανάλογα με τον λόγο για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, μπορείτε να τρυπήσετε το χαιρετισμό σας ακόμα περισσότερο. Αναγγέλλετε μια πώληση, επικαιροποιώντας πληροφορίες σχετικά με ειδικά ή νέα προϊόντα ή απλά ενημερώνοντας τους πελάτες σας τι είναι καινούργιο στην επιχείρησή σας; Εάν ναι, κάτι που δείχνει την προσωπικότητα της μάρκας σας θα μπορούσε να λειτουργήσει καλά, όπως "Hello bargain hunters!" ή "Καλώς ήρθατε στο χειμώνα, snowbunnies!"
Εάν ανακοινώνετε ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζετε στην επιχείρησή σας ή κάποια άλλα λιγότερο ευτυχισμένα νέα, δεν είναι σωστό να κάνετε τον αρχικό χαιρετισμό σας χιούμορ, χαριτωμένο ή ενθουσιασμένο με προσωπικότητα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, επιμείνετε στα βασικά.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε στίγματα και κεφαλαιοποίηση κατάλληλα
Βεβαιωθείτε ότι κεφαλαιοποιήσατε το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης του χαιρετισμού σας, όπως στο "Αγαπητοί φίλοι". Μην κεφαλαιοποιείτε κάθε πρώτο γράμμα των λέξεων στο χαιρετισμό, όπως στο "Hello Loyal Customers", το οποίο δεν είναι γραμματικά σωστό. Χρησιμοποιήστε ένα κόμμα αντί για το business-formal κόλον μετά το χαιρετισμό σας για να δημιουργήσετε μια φιλική εντύπωση, και βεβαιωθείτε ότι είναι σε μια γραμμή από μόνη της. Ξεκινήστε το σώμα του γράμματος στη γραμμή κάτω από το χαιρετισμό.
