Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου διεξάγονται από επιχειρήσεις και άλλες οργανώσεις που έχουν συσταθεί και από νομικές ενώσεις, όπως η ένωση ιδιοκτητών σπιτιού. Για να διεξαχθεί μια έγκυρη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, πρέπει να υπάρχει ένας ελάχιστος αριθμός μελών του διοικητικού συμβουλίου που ονομάζεται απαρτία. Εάν η απαίτηση απαρτίας δεν τηρηθεί, η συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου δεν μπορεί να κρατηθεί και οποιαδήποτε ενέργεια που έχει αναληφθεί από το διοικητικό συμβούλιο χωρίς απαρτία είναι άκυρη.
Διοικητική Απαρτία
Οι κύριες απαιτήσεις για απαρτία σε επίπεδο συμβουλίου βρίσκονται στο κρατικό δίκαιο και μπορούν να τροποποιηθούν περαιτέρω από τα έγγραφα ελέγχου ενός οργανισμού, όπως τα καταστατικά ή τα καταστατικά έγγραφα. Για παράδειγμα, ο βασικός ορισμός βάσει της εταιρικής νομοθεσίας της Καλιφόρνια για την απαρτία της επιτροπής είναι μια απλή πλειοψηφία των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Αν και οι κανονισμοί μιας οργάνωσης μπορούν να καθορίσουν μικρότερο αριθμό μελών για απαρτία, ο νόμος καθορίζει τον ελάχιστο αριθμό στο ένα τρίτο του εξουσιοδοτημένου αριθμού μελών ή δύο μελών, όποιο είναι μεγαλύτερο. Η μόνη εξαίρεση από αυτή την απαίτηση είναι μια εταιρεία με μόνο ένα μέλος που είναι το μοναδικό εξουσιοδοτημένο μέλος του διοικητικού συμβουλίου.
Απώλεια της απαρτίας
Μια συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου που ξεκινά με απαρτία των μελών μπορεί να χάσει την απαρτία όταν ένα ή περισσότερα μέλη εγκαταλείψουν τη συνάντηση πριν από την αναβολή της. Σε αυτή την περίπτωση, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να συνεχίσει να συζητά τις επιχειρήσεις και ακόμη και να εγκρίνει την προτεινόμενη δράση για την εταιρεία, εφόσον ο αριθμός των μελών που απομένουν να ψηφίσουν είναι ίσος με τον ελάχιστο αριθμό μελών που απαιτείται για να εγκρίνει δράση με απαρτία. Για παράδειγμα, ένα συμβούλιο με πέντε μέλη θα αποτελεί απαρτία με μόνο τρία μέλη παρόντα σε μια συνεδρίαση. Εάν ένα μέλος εγκαταλείψει τη συνεδρίαση, τα υπόλοιπα δύο μέλη μπορούν να εγκρίνουν την προτεινόμενη δράση για την εταιρεία εφόσον συμφωνούν αμφότερα με την προτεινόμενη δράση. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι δύο ψήφους αρκούν για την έγκριση μιας πρότασης όταν υπάρχει απαρτία τριών μελών.
Διευθυντής Συμμετοχής
Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να διεξάγονται οποτεδήποτε επιτρέπεται από το διοικητικό συμβούλιο ή τα καταστατικά της εταιρείας. Αν και οι συνεδριάσεις προγραμματίζονται γενικά με την προσωπική συμμετοχή των μελών του διοικητικού συμβουλίου, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου δεν χρειάζεται να είναι παρόντα φυσικά στη συνεδρίαση για να συμμετάσχουν και να ψηφίσουν. Οι νόμοι των κρατικών εταιρειών επιτρέπουν στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να παρακολουθούν συνεδριάσεις ηλεκτρονικά - είτε με τηλεδιάσκεψη είτε με βίντεο - εφόσον όλα τα μέλη μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους και να συμμετέχουν στις συζητήσεις.
Λιγότερο από μια απαρτία
Οι κρατικοί νόμοι συνήθως απαιτούν από τις εταιρείες να έχουν ένα διοικητικό συμβούλιο που να είναι υπεύθυνο για τις δραστηριότητες της εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως με ενώσεις ιδιοκτητών σπιτιού, το συμβούλιο ενδέχεται να μην έχει αρκετά μέλη για να σχηματίσει απαρτία λόγω έλλειψης ενδιαφέροντος μεταξύ της ιδιότητας του μέλους ή της παραίτησης των μελών του συμβουλίου. Ανεξάρτητα από τον λόγο, το διοικητικό συμβούλιο δεν μπορεί να ενεργήσει χωρίς απαρτία μελών και η μόνη ενέργεια που μπορεί να λάβει το διοικητικό συμβούλιο είναι η απόκτηση πρόσθετων μελών του διοικητικού συμβουλίου για την εκπλήρωση της απαρτίας, είτε με διορισμό είτε με ειδική εκλογή.
