Η ανάπτυξη διαδικασιών γραφείου ωφελεί το γραφείο ή την επιχείρησή σας βοηθώντας εσάς και την ομάδα διαχείρισης σας να τυποποιήσετε συγκεκριμένες λειτουργίες. Οι διαδικασίες του γραφείου βοηθούν στη διατήρηση της αριστείας υπηρεσιών και χρησιμεύουν ως οδηγός που παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για την εξασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών. Η δημιουργία σαφών και ακριβών διαδικασιών είναι εφικτή ακολουθώντας την απλή σειρά σχεδιασμού του περιεχομένου, γράφοντας τις διαδικασίες, δημιουργώντας ένα εγχειρίδιο ή οδηγό και παρακολουθώντας όλες τις αναθεωρήσεις που έγιναν στις διαδικασίες. Οι διαδικασίες του γραφείου μπορούν να γραφτούν για συγκεκριμένη λειτουργία γραφείου ή για τη διοίκηση ολόκληρου του γραφείου.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ταινία εγγραφής (προαιρετικά)
-
Notebook και επεξεργαστή κειμένου
-
Ημερολόγιο ή χρονοπρογραμματιστής
Καταγράψτε γιατί γράφετε τις διαδικασίες και ποιος θα χρησιμοποιήσει τις διαδικασίες. Προσδιορίστε πόσο συχνά θα χρησιμοποιούνται οι διαδικασίες ή τα τμήματα των διαδικασιών. Η ιδιαιτερότητα σας βοηθά να εστιάσετε και να διαρθρώσετε την προσπάθεια τεκμηρίωσης.
Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις εργασίες που εκτελούνται και τη συχνότητα εκτέλεσης των εργασιών. Συνεντεύξεις εμπειρογνώμονες που εκτελούν εργασίες και καταγράφει τα βήματα που εκτελούνται για την ολοκλήρωση κάθε δραστηριότητας μέσα σε μια εργασία. Εάν δημιουργείτε τα βήματα από το μηδέν, σχεδιάστε ένα απλό διάγραμμα ροής του προσωπικού βημάτων ακολουθήστε από την αρχή μέχρι το τέλος για να ολοκληρώσετε την εργασία.
Προσδιορίστε πότε θα παραδοθεί το έγγραφο και αν θα είναι σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Για πρακτικούς λόγους, οι διαδικασίες σε χαρτί είναι ιδανικές επειδή χρησιμεύουν ως εύκολος οδηγός αναφοράς και είναι χρήσιμοι κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης της διαδικασίας. Έχοντας μια δομή αρχείου και απλή σύμβαση ονοματοδοσίας αρχείων είναι εύχρηστη κατά τη δημιουργία διαδικασιών.
Διαχωρίστε τις διαδικασίες σε ενότητες ανάλογα με τη λειτουργία. Η δημιουργία λειτουργιών που σχετίζονται με τη λειτουργία αναθέτει ρόλο και ευθύνη σε ένα άτομο ή τμήμα, ο οποίος πρέπει να ολοκληρώσει την εργασία.
Γράψτε τα διαδικαστικά βήματα που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Χρησιμοποιώντας τις σημειώσεις συνέντευξης γραμμένες ή καταγραμμένες στο Βήμα 2, γράψτε τη δραστηριότητα διαδοχικά έτσι ώστε οποιοσδήποτε να είναι σε θέση να ολοκληρώσει επιτυχώς τη δραστηριότητα και την εργασία. Μετά την πλήρη τεκμηρίωση των εργασιών, εκτελέστε έλεγχο ορθογραφίας και ελέγξτε το πλήρες περιεχόμενο. Είναι ιδανικό να έχουμε έναν ή δύο ειδικούς να ελέγχουν το σχέδιο εγγράφου για ακρίβεια.
Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες διορθώσεις και δημιουργήστε ένα δεύτερο ή τελικό σχέδιο. Λαμβάνοντας υπόψη την ημερομηνία παράδοσης του εγγράφου, πραγματοποιήστε έναν τελικό έλεγχο του εγγράφου και στη συνέχεια παράγετε το τελικό έγγραφο για εκτύπωση ή ηλεκτρονική αναφορά. Τοποθετήστε το αντίγραφο σε ένα συνδετήρα τριών δακτυλίων για εύκολη αντικατάσταση σελίδας κατά την πραγματοποίηση ενημερώσεων.
Συμβουλές
-
Η χρήση οποιασδήποτε υπάρχουσας πλατφόρμας πληροφοριών ή εργασιών μειώνει τον απαιτούμενο χρόνο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας και συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των λειτουργικών σφαλμάτων.
Κατά μέσο όρο, χρειάζονται περίπου έξι εβδομάδες για να ολοκληρωθεί η διαδικασία τεκμηρίωσης και επανεξέτασης.
