Η σύνταξη ενός χάρτη έργου απαιτεί γνώση του σκοπού του έργου και του τρόπου με τον οποίο σχετίζεται με τη δήλωση και τους στόχους της οργάνωσης. Καταρτίζεται χάρτης έργου σε ενότητες, συμπεριλαμβανομένης της επισκόπησης, του στόχου του έργου, του προσδιορισμού των μελών της ομάδας και των ρόλων τους, και περιγράφοντας τη διαδικασία ολοκλήρωσης του έργου εντός συγκεκριμένης προθεσμίας και εντός προϋπολογισμού.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Οργανωτικοί στόχοι και δήλωση αποστολής
-
Εγκεκριμένη πρόταση έργου
-
Ονόματα και ρόλοι των μελών της ομάδας έργου
Ευθυγράμμιση του σχεδίου με την πρόταση έργου
Χρησιμοποιήστε την εγκεκριμένη πρόταση έργου ως πλαίσιο για την ανάπτυξη του χάρτου έργου σας. Ο στόχος του έργου, το πεδίο εφαρμογής, οι συμμετέχοντες, ο προϋπολογισμός, οι υποθέσεις και οι αναμενόμενοι περιορισμοί θα πρέπει να είναι ίδιοι με αυτούς που περιγράφονται στην πρόταση έργου. Ο χάρτης του έργου δημιουργεί μια πλατφόρμα για το έργο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη για τη μέτρηση του αποτελέσματος του σχεδίου. Το αναμενόμενο αποτέλεσμα για το έργο αντιστοιχεί επίσης στο αναμενόμενο αποτέλεσμα της πρότασης του έργου. Αν δεν έχετε εγκεκριμένη πρόταση έργου, ο χάρτης του έργου χρησιμεύει ως βάση για το έργο και αναπτύσσεται και υπογράφεται από όλα τα μέλη της ομάδας και τις αρχές που εγκρίνουν το έργο.
Δηλώστε το σκοπό του έργου σας, όπως περιγράφεται στην πρόταση του έργου, ή ενημερωθείτε με τα μέλη της ομάδας για τη σύνταξη σαφούς στόχου του έργου εάν δεν έχετε καμία πρόταση έργου. Παραδείγματος χάριν: "Τα μέλη της ομάδας έργου θα ερευνήσουν 100 υπαλλήλους για να προσδιορίσουν το ενδιαφέρον και τη δυνητική συμμετοχή σε πρόγραμμα αποπληρωμής διδάκτρων, τα οποία αντικατοπτρίζουν τον στρατηγικό στόχο της εταιρείας να βελτιώσει τα εκπαιδευτικά και επαγγελματικά επιτεύγματα του εργατικού της δυναμικού".
Προσδιορίστε τον υπεύθυνο του έργου και τα μέλη της ομάδας και τους ρόλους τους, καθώς και τους ενδιαφερόμενους στο έργο. Σημειώστε την πιθανή επίδραση των ενδιαφερομένων μερών στο αποτέλεσμα του έργου. Περιγράψτε τα δημογραφικά στοιχεία των ερευνητών, αν υπάρχουν. Για παράδειγμα: "Το έργο θα λάβει δείγμα 100 υπαλλήλων με τρία έως 15 χρόνια στην εταιρεία. Οι συμμετέχοντες στην έρευνα θα επιλεγούν από όλα τα τμήματα από το τμήμα ανθρώπινων πόρων και θα μπορούν να συμμετέχουν ανώνυμα". Καταγράψτε τους παραλήπτες της τελικής έκθεσης του έργου.
Καθορίστε μια χρονολογική σειρά για την ολοκλήρωση των βημάτων του έργου και μια σκληρή προθεσμία για την ολοκλήρωση του συνολικού σχεδίου και την παρουσίαση των αποτελεσμάτων του. Συμπεριλάβετε τα ονόματα των μελών της ομάδας και τις ενώσεις τους με συγκεκριμένα βήματα του έργου. Προμηθεύετε όλα τα μέλη της ομάδας με αντίγραφα της χρονικής γραμμής του έργου και ένα πρόγραμμα συνάντησης. Δημιουργήστε μια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να παρέχετε τη διαχείριση και τους ενδιαφερόμενους με ενημερώσεις έργων. Προσδιορίστε τις εναλλακτικές ημερομηνίες συνάντησης και προγραμματίστε την ευελιξία στη χρονολογική σειρά του έργου, αλλά βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου είναι σαφής για να παρεμποδίσει τις απρόβλεπτες περιστάσεις.
Περιγράψτε τις διαδικασίες διεξαγωγής έρευνας, συγκέντρωσης και ανάλυσης πληροφοριών και την αναφορά αποτελεσμάτων του έργου. Συμπεριλάβετε απρόβλεπτα αναμενόμενα εμπόδια και περιορισμούς, καθώς και απρογραμμάτιστες απουσίες ή προκλήσεις. Προσδιορίστε τα κονδύλια του προϋπολογισμού του έργου, τους πόρους και τον απαιτούμενο εξοπλισμό και τα σχέδια για την αντιμετώπιση των αλλαγών στους ρόλους του έργου. Περιγράψτε τον τρόπο με τον οποίο θα καταγραφούν τα αποτελέσματα του έργου και τον τρόπο με τον οποίο τα αποτελέσματα του σχεδίου σχετίζονται με την οργανωτική στρατηγική και την αποστολή της εταιρείας.
Συμβουλές
-
Ορίστε μια λίστα ημερολογίου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους συμμετέχοντες στο έργο και τους ενδιαφερόμενους. Διοργανώστε τακτικές συναντήσεις για να συζητήσετε την πρόοδο, τις προκλήσεις και τις αλλαγές
Προειδοποίηση
Μπορεί να συμβούν απρόβλεπτες συγκρούσεις, καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και συμβάντα. Σχεδιάστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για την ολοκλήρωση του έργου σας εγκαίρως και στον προϋπολογισμό. Η τεκμηρίωση της επίδρασης των ενδιαφερομένων στο έργο είναι σημαντική για τον εντοπισμό του δυνητικού αντικτύπου τους στο αποτέλεσμα του σχεδίου.
