Μια εφεύρεση που παίζει μεγάλο ρόλο στις επιχειρηματικές δραστηριότητες είναι ο επεξεργαστής κειμένου. Αρχικά ξεκίνησε τη δεκαετία του 1800 υπό τη μορφή της γραφομηχανής, το σημερινό λογισμικό επεξεργασίας κειμένου που βασίζεται στον υπολογιστή, συνδυάζει τη δουλειά του γραφείου αρχειοθέτησης, της γραφομηχανής και της μελάνης. Μαζί με τις μυριάδες δυνατότητες, η ευκολία χρήσης και η οικονομική προσιτότητα καθιστούν μια λογική επιχειρηματική επένδυση.
Κάνει ευκολότερη τη δημιουργία προτύπων
Σε ένα περιβάλλον γραφείου, τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα έγγραφα είναι συχνά εξατομικευμένα για να ταιριάζουν σε μεμονωμένα σενάρια. Αυτό γίνεται συνήθως με τη δημιουργία προτύπων που χρησιμοποιούν λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, όπως MS Word ή Σελίδες.
Ένα πρότυπο είναι ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε ως σημείο εκκίνησης για μελλοντικά έγγραφα. Μαζί με την ευελιξία της προσθήκης και αφαίρεσης δεδομένων, τα πρότυπα προσφέρουν στους χρήστες τη δυνατότητα να επεξεργάζονται και να εκτυπώνουν πολλά αντίγραφα σημαντικών επιχειρηματικών επιστολών, όλα με διαφορετικές βασικές πληροφορίες.
Κάνει πιο εύκολη την αποθήκευση και την ασφάλεια των εγγράφων
Η δυνατότητα "αποθήκευση" ή "αποθήκευση ως" που προσφέρονται από έγγραφα επεξεργασίας κειμένου επιτρέπει στους χρήστες να δίνουν έγγραφα με αξιοσημείωτα ονόματα μέσα στην ίδια θέση αρχείου ή σε διαφορετικές τοποθεσίες αρχείων. Όταν τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ασφαλές υπολογιστή, οι πληροφορίες για τους υπολογιστές-πελάτες προστατεύονται και είναι εύκολο να τις ανακτήσετε ανά πάσα στιγμή.
Η δυνατότητα προστασίας κωδικού πρόσβασης που είναι διαθέσιμη σε ανοιχτά έγγραφα αποτρέπει μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές σε σημαντικά έγγραφα. Αυτό μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο εάν πολλαπλά πρόσωπα βασίζονται στις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά τα έγγραφα για την εκτέλεση των καθηκόντων τους (π.χ. επεξεργαστές αιτήσεων ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης που πληρώνουν απαιτήσεις βάσει συμβατικών συμφωνιών που συνάπτονται με τους γιατρούς).
Εξοικονόμηση χρόνου και περιβάλλοντος
Όταν τα χαρακτηριστικά λογισμικού επεξεργασίας κειμένου χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με καλές οργανωτικές δεξιότητες, αυτό εξοικονομεί χρόνο στους χρήστες. Αντί να ταξινομεί χρόνο και να ψάχνει για λανθασμένες ή ακατάλληλες γραφειοκρατικές εργασίες, η χρήση της δυνατότητας αναζήτησης του υπολογιστή καθιστά απλή την εύρεση των αρχείων.
Επιπλέον, η επεξεργασία κειμένου ωφελεί το περιβάλλον, μειώνοντας την ποσότητα των γραφειοκρατικών εργασιών που απαιτούνται για την εκτέλεση καθημερινών εργασιών (π.χ. αρχειοθέτηση, αποστολή επιστολών, αποστολή ημερήσιων συνεδριάσεων). Με την αποστολή εγγράφων μέσω ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κόστος των ταχυδρομικών αποστολών και των απορριμμάτων χαρτιού μειώνεται σημαντικά.
