Στο βιβλίο "Keeping the Books: Basic Recordkeeping and Accounting for the Successful Small Business, έβδομη έκδοση", η Linda Pinson ορίζει τους λογαριασμούς που οφείλονται ως οφειλές μιας εταιρείας στους πιστωτές για αγαθά που έχουν αγοραστεί ή που έχουν παρασχεθεί. της λογιστικής της ομάδας ή μιας ομάδας πληρωμένων ειδικών λογαριασμών.Η ομάδα πληρωμένων ειδικών λογαριασμών χρησιμοποιεί τυπικά σύνολα διαδικασιών επεξεργασίας.Αυτές οι διαδικασίες ελαχιστοποιούν το γενικό κόστος ενώ μεγιστοποιούν τις σχέσεις των πωλητών.
Σημασία
Η απάτη, η υπεξαίρεση και τα λάθη στη μεταποίηση μπορούν να καταστρέψουν μια επιχείρηση. Είναι κρίσιμο να εφαρμοστούν διαδικασίες ελέγχου για τον μετριασμό αυτού του κινδύνου. Ορισμένοι συνήθεις και αποτελεσματικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν: τον διαχωρισμό των καθηκόντων για τον μετριασμό του κινδύνου υπεξαίρεσης. επίσημες λειτουργίες αγορών και κατευθυντήριες γραμμές για τον μετριασμό του κινδύνου υπεξαίρεσης, δόλιων τιμολογίων και σφαλμάτων · δεύτερα κατώτατα όρια ποσού υπογραφών δολαρίων για τον μετριασμό του κινδύνου υπεξαίρεσης και σφαλμάτων. και συστηματική επικύρωση του αριθμού τιμολογίου για τον περιορισμό του κινδύνου διπλών σφαλμάτων πληρωμής.
Προμηθευτές
Οι πιστωτές προστίθενται στη βάση δεδομένων της εταιρείας ως πωλητές. Αυτό το καθήκον είναι γενικά ανατεθεί σε υπάλληλο πληρωτέο υπάλληλο ή οικονομικό υπάλληλο που δεν έχει τη δυνατότητα να παράγει πληρωμές.
Για να διασφαλιστεί ότι οι πληρωμές παράγονται εγκαίρως, οι πωλητές ενθαρρύνονται να συνεργαστούν με την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών για την αντιμετώπιση ζητημάτων τιμολόγησης. Η επικοινωνία με τους πράκτορες αγορών ή το τμήμα παραγγελιών θα προσθέσει καθυστερήσεις στον εντοπισμό ή την επίλυση τιμολογίων που δεν έχουν πληρωθεί ή έχουν πληρωθεί μερικώς.
Λειτουργία
Οι πωλητές έχουν την εντολή να αποστέλλουν τιμολόγια απευθείας στο τμήμα πληρωμών. Το τιμολόγιο είναι χρονοσήμανση και αρχίζει το ρολόι επεξεργασίας. Αν παραγγέλθηκε παραγγελία για αγορά αγαθών ή υπηρεσιών, το τιμολόγιο αντιστοιχεί στην εντολή αγοράς και στην απόδειξη παραλαβής. Η Mary S. Schaeffer συζητά αυτή τη διαδικασία "τριών τρόπων" στο βιβλίο "Λογαριασμοί πληρωτέοι: ένας οδηγός για τη λειτουργία ενός αποτελεσματικού τμήματος".
Εάν η αγορά πραγματοποιήθηκε χωρίς εντολή αγοράς, πρέπει να τηρούνται οι καθορισμένες οδηγίες της εταιρείας. Εάν πληρούνται οι οδηγίες, το τιμολόγιο διαβιβάζεται στην υπηρεσία παραγγελίας για έγκριση και κατάλληλη κωδικοποίηση.
Διαδικασίες Εκταμίευσης
Ο εξουσιοδοτημένος αναλυτής λογαριασμών εξουσιοδοτείται να παράγει πληρωμές. Ο αναλυτής εργάζεται επιμελώς για να επεξεργάζεται τα τιμολόγια εγκαίρως για να εξασφαλίσει ότι καταβάλλονται άμεσα και εκτελούνται εκπτώσεις όταν αυτό είναι δυνατό. Και οι δύο αυτοί στόχοι οδηγούν σε ευκαιρίες ελέγχου του γενικού κόστους. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν οι κυβερνητικές υπηρεσίες τιμωρούνται για καθυστερημένες πληρωμές.
Οι ηλεκτρονικές πληρωμές είναι ένα άλλο εργαλείο εξοικονόμησης κόστους. Αυτό μειώνει το κόστος των ελέγχων χαρτιού και ελαχιστοποιεί την απάτη ελέγχου ή την υπεξαίρεση. Εάν είναι απαραίτητο να εκδοθεί μερική πληρωμή ή να απορριφθεί η πληρωμή, ο αναλυτής των πληρωτέων λογαριασμών τεκμηριώνει και εξηγεί τις περιστάσεις.
Εσωτερικός έλεγχος
Ο αναλυτής λογαριασμών πληρωμής εξασφαλίζει ότι οι πληρωμές εκταμιεύονται σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας. Η ομάδα εσωτερικού ελέγχου της εταιρείας θα εξετάσει επιλεκτικά τα αποτελέσματα των εργασιών του αναλυτή ζητώντας την τεκμηρίωση για μια επιλεγμένη ομάδα τιμολογίων. Ο ελεγκτής εξετάζει την τεκμηρίωση για να διασφαλίσει ότι οι διαδικασίες ελέγχου έχουν τεθεί σε εφαρμογή και ότι ακολουθούνται σωστά. Οι ανεπαρκείς διαδικασίες ελέγχου οδηγούν σε απροσδόκητες απώλειες. Απαιτείται πρόσθετος χρόνος και κόστος για την ανάκτηση τέτοιων ζημιών.
