Είτε πουλάτε widgets είτε παρέχετε υπηρεσίες και εμπειρογνωμοσύνη, οι επιστολές που ζητούν την πληρωμή των ληξιπρόθεσμων λογαριασμών αποτελούν απαραίτητο μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Μερικές φορές, οι άνθρωποι απλά πρέπει να υπενθυμιστούν για το χρέος τους. Άλλες φορές, οι πελάτες ενδέχεται να αποφεύγουν σκόπιμα τις υποχρεώσεις τους. Στην πρώτη περίπτωση, αυτές οι επιστολές μπορούν να επιταχύνουν την καταβολή του οφειλόμενου ποσού. στην τελευταία, μπορούν να σας βοηθήσουν να επιδείξετε τα βήματα που κάνατε πριν αναζητήσετε επίσημες προσπάθειες συλλογής, οι οποίες μπορεί να σας βοηθήσουν να επικρατήσετε στο δικαστήριο. Σε όλες τις περιπτώσεις, τα γράμματα πρέπει να συντάσσονται με σαφήνεια, συνοπτικά και με ευγενικό και επαγγελματικό τρόπο
Δηλώστε το οφειλόμενο υπόλοιπο
Στο εισαγωγικό τμήμα της επιστολής θα πρέπει να αναφέρεται σαφώς το οφειλόμενο υπόλοιπο. Μετά από μια απλή χαιρετισμό (όπως "Αγαπητέ κύριε Smith"), ανοίξτε την επιστολή υπενθυμίζοντας με ειλικρίνεια στον αναγνώστη το ακριβές οφειλόμενο ποσό. Χρησιμοποιήστε μια δήλωση όπως "Αυτή η επιστολή είναι να σας υπενθυμίζει το οφειλόμενο υπόλοιπό σας προς την ABC Corporation. Τα αρχεία μας υποδεικνύουν ότι ο λογαριασμός σας έχει καθυστερήσει στο ποσό των 56,39 $. "Πριν από τη σύνταξη αυτής της ενότητας της επιστολής, επαληθεύστε το ακριβές οφειλόμενο ποσό με τους πληρωτέους λογαριασμούς σας. Επισυνάψτε αντίγραφο του εκκρεμούντος τιμολογίου στο γράμμα και ανατρέξτε στο συνημμένο σε αυτήν την ενότητα.
Περιγράψτε αποδεκτές μορφές αποπληρωμής
Ανάλογα με τη φύση του χρέους, τις πολιτικές πληρωμής των λογαριασμών της επιχείρησής σας και το πόσο γρήγορα θέλετε να ανακτήσετε τα οφειλόμενα χρήματα, η αποδεκτή μορφή πληρωμής είναι μια άλλη σημαντική λεπτομέρεια για να δηλώσετε σαφώς. Το μετρητά στο χέρι είναι προφανώς ταχύτερο από το να περιμένετε να καθαριστεί ένας προσωπικός έλεγχος, αλλά ανάλογα με το ποσό μπορεί να μην είναι εφικτό να ζητήσετε την επιστροφή αυτού του τρόπου. Ομοίως, δεν δέχεται κάθε επιχείρηση πιστωτικές κάρτες και οι εταιρείες μπορούν να δεχτούν κάρτα ενός εκδότη αλλά όχι άλλη. Σε κάθε περίπτωση, συμπεριλάβετε μια δήλωση όπως "Η πληρωμή μπορεί να γίνει με μετρητά, επιταγές ή πιστωτικές κάρτες. Δεχόμαστε Visa ή Mastercard. Οι έλεγχοι μπορούν να γίνουν στους λογαριασμούς πληρωτέους."
Καθορίστε σαφώς μια προθεσμία
Μην αφήνετε την προθεσμία αποπληρωμής της αίτησης για αμοιβή ανοικτή για την ερμηνεία. Χρησιμοποιήστε μια δήλωση όπως "Να παραδώσετε αυτό το υπόλοιπο εντός 10 εργάσιμων ημερών ή να επικοινωνήσετε αμέσως με το γραφείο μας για να κάνετε μια πληρωμή μέσω τηλεφώνου." Η δήλωση μιας προθεσμίας όχι μόνο επαναλαμβάνει την αίσθηση του επείγοντος για τον αναγνώστη, αλλά και σας δίνει ένα χρονικό πλαίσιο για το πότε μπορείτε να περιμένετε πληρωμή και σας επιτρέπει να εξετάσετε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια εάν η πληρωμή δεν γίνει εντός αυτού του παραθύρου.
Κρατικές συνέπειες για καθυστέρηση
Εάν υπάρχουν συνέπειες για μια περαιτέρω καθυστέρηση πληρωμής, να τις δηλώσετε στο κλείσιμο της επιστολής. Μια κοινή συνέπεια είναι η κίνηση επίσημης νομικής διαδικασίας για την ανάκτηση του ποσού στο δικαστήριο. Άλλες συνέπειες μπορεί να είναι η άνοδος της διαφοράς υψηλότερη στην οργάνωση ή την παύση των υπηρεσιών. Εάν το γράμμα είναι μια τελευταία προειδοποίηση, χρησιμοποιήστε μια δήλωση όπως "Αυτή είναι η τελευταία ειδοποίηση που θα λάβετε. Εάν δεν λάβουμε πλήρη καταβολή εντός 10 ημερών από την ημερομηνία της παρούσας επιστολής, θα αναζητήσουμε όλα τα διαθέσιμα ένδικα μέσα για την ανάκτηση αυτού του χρέους."
