Ένα προπληρωμένο σχέδιο πληρωμής, γνωστό και ως PAPP, παρέχει ευκολία στους πελάτες σας καθώς και στο τμήμα χρεώσεων. Εξουσιοδοτώντας την εταιρεία σας να μεταφέρει συγκεκριμένο ποσό χρημάτων από έναν λογαριασμό ελέγχου ή αποταμίευσης σε μια προκαθορισμένη ημερομηνία, οι πελάτες σας δεν χρειάζεται να αντιμετωπίσουν την ταλαιπωρία της πραγματοποίησης περιοδικών πληρωμών. Ομοίως, η ρύθμιση απαλλάσσει το τμήμα χρέωσής σας από την έκδοση τιμολογίων και κάποια επεξεργασία πληρωμής. Επειδή χρειάζεστε γραπτή εξουσιοδότηση για να αποκτήσετε πρόσβαση σε λογαριασμό που κατέχει άλλος πελάτης, πρέπει να εξασφαλίσετε γραπτώς την πρόσβαση στο λογαριασμό χρησιμοποιώντας μια φόρμα PAPP.
Συλλέξτε βασικές πληροφορίες πελατών. Μορφοποιήστε τις ενότητες στο έντυπο, ώστε οι πελάτες να εισάγουν το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου της εταιρείας και τη διεύθυνση χρέωσης στη φόρμα PAPP. Συμπεριλάβετε ένα πεδίο για όλα τα στοιχεία των πελατών που διατηρεί το τμήμα χρεώσεων για κάθε πελάτη.
Συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με τον λογαριασμό ελέγχου από τον οποίο ο πελάτης εξουσιοδοτεί την πληρωμή. Συλλέξτε το όνομα και τη διεύθυνση της τράπεζας της χώρας προέλευσης, τον αριθμό δρομολόγησης της - τον πρώτο εννέα ψηφίο που βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία μιας επιταγής - και τον αριθμό τραπεζικού λογαριασμού - τη σειρά αριθμών που ακολουθούν τον αριθμό δρομολόγησης. Οι τράπεζες σχεδιάζουν τα συστήματα αρίθμησης των λογαριασμών τους, οπότε μπορεί να είναι οποιουδήποτε μήκους.
Συλλέξτε μια ακυρωμένη επιταγή από τον πελάτη για να επιβεβαιώσετε τις πληροφορίες λογαριασμού ελέγχου.
Παρέχετε γραπτή δήλωση που εξουσιοδοτεί την εταιρεία σας να κάνει αναλήψεις από τον καθορισμένο λογαριασμό, όπως απαιτείται. Εάν η ημερομηνία χρέωσης και το ποσό χρέωσης παραμείνουν σταθερά, αφήστε τα κενά για τον πελάτη ή την υπηρεσία χρεώσεων να ολοκληρωθούν. Μια δήλωση δείγματος θα διαβάσει, "Επιτρέψτε μου (όνομα εταιρείας) να χρεώσει το λογαριασμό μου για $ ** _ στο** _ κάθε μήνα. Βεβαιώνω ότι έχω την εξουσία να εγκρίνω χρεώσεις από τον λογαριασμό που αναφέρθηκε παραπάνω και να συμφωνώ με τους όρους και τις προϋποθέσεις που προβλέπονται από αυτή τη συμφωνία."
Παρέχετε ένα χώρο στους πελάτες να υπογράψουν και να δώσουν ημερομηνία στη δήλωση για να εξουσιοδοτήσουν τον λογαριασμό σας.
Συμπεριλάβετε τυχόν όρους και προϋποθέσεις που ενδέχεται να χρειάζεστε σε μια ενότητα "Όροι και προϋποθέσεις". Αυτά τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν διατάξεις που απαιτούν από τον πελάτη να αναλάβει την ευθύνη για τυχόν επιστρεφόμενες ή απορριφθείσες αμοιβές και να ειδοποιήσει την αλλαγή των στοιχείων του λογαριασμού μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία χρέωσης καθώς και διατάξεις περίγραμμα για την εταιρεία σας ή τον πελάτη να ακυρώσει τη συμφωνία με γραπτή ειδοποίηση.
Προειδοποίηση
Παρόλο που πρέπει να διατηρήσετε το πρωτότυπο αντίγραφο της συμφωνίας PAPP, θα πρέπει να διατηρείται σε ασφαλή τοποθεσία, προκειμένου να διατηρούνται οι οικονομικές πληροφορίες των πελατών σας ασφαλείς από εκείνους που δεν έχουν εξουσιοδότηση για τη χρήση τους.
