Το Quickbooks είναι λογισμικό λογιστικής που χρησιμοποιείται για την οργάνωση και τον υπολογισμό οικονομικών μεγεθών και άλλων σχετικών πληροφοριών. Σας δίνει το πλεονέκτημα της δημιουργίας ποιοτικής οικονομικής εργασίας με το χρήσιμο πλεονέκτημα της σημερινής τεχνολογίας. Παρόλο που το Quickbooks απαιτεί κάποια εμπειρία υπολογιστή με υπολογιστικά φύλλα και λογιστική, αυτό δεν σημαίνει ότι είναι δύσκολο να κατακτηθεί. Με σωστή καθοδήγηση και καθοδήγηση, ο καθένας μπορεί να μάθει αυτή τη διαδικασία. Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό Quickbooks για τη δημιουργία επαγγελματικών υπολογιστικών φύλλων μισθοδοσίας και βάσεων δεδομένων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό QuickBooks
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα βιβλία QuickBooks για μισθοδοσία
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Quickbooks" στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας για να ανοίξετε το πρόγραμμα. Όταν φορτώνεται το πρόγραμμα, θα εμφανιστεί η προεπιλεγμένη ενότητα πλατφόρμας. Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τη διαμόρφωση ρύθμισης μισθοδοσίας. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο "Υπάλληλοι" που βρίσκεται στην κορυφή της γραμμής μενού πλοήγησης του προγράμματος. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ρύθμιση μισθοδοσίας", η οποία θα εμφανίζεται ως υποκατηγορία στο πλαίσιο επιλογής "Υπάλληλοι". Θα εμφανιστεί ο οδηγός ρύθμισης και θα σας επιτρέψει να διαμορφώσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τις φορολογικές εκπτώσεις, τις πληρωμές και τους ωρολογικούς υπολογισμούς και τους ετήσιους υπολογισμούς μισθών.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή επιλογής μισθοδοσίας" όταν εμφανιστεί η πρώτη οθόνη οδηγού ρύθμισης. Θα σας δοθούν τρεις υποεπιλογές για να διαλέξετε. Επιλέξτε "Πλήρης Μισθοδοσία" για να δημιουργήσετε αυτόματα τους υπολογισμούς και τις παρακρατήσεις φόρου όταν εισάγονται οι ώρες και η άλλη ώρα στο σύστημα. Αυτό μπορεί να χρησιμεύσει ως σημαντικό χρονικό διάστημα, επειδή εξοικονομεί χρόνο και περιορίζει τον αριθμό πιθανών λαθών.
Ρυθμίστε τη βάση δεδομένων των εργαζομένων. Οι φόρμες δεδομένων για τις πληροφορίες των εργαζομένων που εμφανίζονται στην οθόνη θα πρέπει να ολοκληρωθούν. Κάθε θέμα θα χωριστεί με καρτέλες ανάλογα με τη σημασία και το θέμα του. Θα χρειαστεί να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τις πληροφορίες κάθε υπαλλήλου. Αυτές οι πληροφορίες θα αποτελούνται από τα προσωπικά στοιχεία του υπαλλήλου. Στοιχεία όπως η ημερομηνία γέννησής τους, η κοινωνική ασφάλιση ή ο αριθμός φορολογικού μητρώου, η στρατιωτική θητεία, οι πληροφορίες αναπηρίας, η επίσημη γραφή του ονόματος του υπαλλήλου και η διεύθυνση. Όταν ολοκληρώσετε μια καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή καρτέλας" για να εισαγάγετε το σύνολο των πληροφοριών. Στην επόμενη καρτέλα θα εμφανιστεί η ενότητα "Μισθοδοσία και Μονάδα Αντιστάθμισης".
Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Κέρδη" που βρίσκεται στον πίνακα αντιστάθμισης της ενότητας. Αυτές οι πληροφορίες είναι εξαιρετικά σημαντικές και πρέπει να εισαχθούν με ακρίβεια. Σε αυτήν τη συγκεκριμένη καρτέλα, θα πρέπει να εισαγάγετε μεμονωμένες πληροφορίες για κάθε υπάλληλο, επειδή αυτές οι πληροφορίες ποικίλλουν πολύ ανάλογα με τον εργαζόμενο. Καταχωρίστε το μισθό, τις αποζημιώσεις, τις ημέρες ασθενείας, τις ημέρες διακοπών, τις ημερομηνίες πληρωμής και άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας σχετικά με τους υπολογισμούς πληρωμών και τη λογιστική. Η άμεση κατάθεση αποτελεί επίσης σημαντική πτυχή της ακρίβειας. Οι αριθμοί δρομολόγησης και οι αριθμοί λογαριασμού πρέπει να εισαχθούν σωστά για να διασφαλιστεί ότι τα χρήματα αποστέλλονται στις κατάλληλες τοποθεσίες.
Αλλάξτε την καρτέλα για να συνεχίσετε. Η επόμενη καρτέλα θα είναι "Πληροφορίες απασχόλησης". Αυτό το τμήμα περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της απασχόλησης, όπως το εάν ο εργαζόμενος είναι πλήρους απασχόλησης ή μερικής απασχόλησης, τις ημερομηνίες μίσθωσης και τερματισμού. Οι λεπτομέρειες σχετικά με τη θέση και τη θέση εργασίας του υπαλλήλου μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν σε αυτό το τμήμα κατά την κρίση σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να κλείσετε και να αποθηκεύσετε τη διαδικασία εισαγωγής. Το λογισμικό QuickBooks θα δημιουργήσει αυτόματα τους ελέγχους μισθοδοσίας για οπτικούς σκοπούς. Θα εμφανίσει μια εικόνα καταγραφής του ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι έγινε σωστά. Θα σας δοθεί η δυνατότητα να εκτυπώσετε μια αυθεντική μορφή του ελέγχου για αργότερα ή να αποθηκεύσετε το περιεχόμενο και τη βάση δεδομένων για αργότερα. Επιλέξτε τη δράση σας για το τελικό προϊόν σύμφωνα με τη δική σας διακριτική ευχέρεια.
Συμβουλές
-
Κάντε διπλό έλεγχο όλων των εργασιών σας πριν εξαγάγετε τα στοιχεία σας και άλλες πληροφορίες. Η υπηρεσία μισθοδοσίας Intuit στις επιλογές μισθοδοσίας σας συστήνεται ιδιαίτερα για να αποφευχθεί η χειροκίνητη εισαγωγή. Βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία του ονόματος κάθε υπαλλήλου είναι σωστή. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα στον εργαζόμενο όταν λαμβάνει αποζημιώσεις. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το σημειωματάριο QuickBooks που έχει εφαρμοστεί στην ενότητα "Υπάλληλοι". Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέσο καταγραφής της αλληλεπίδρασης και παρατήρησης του εργοδότη και των εργαζομένων. Εφαρμόστε τον χρονομετρητή QuickBooks. Το εργαλείο αυτό χρησιμεύει ως ένα μεγάλο πλεονέκτημα υπενθύμισης για τον προσδιορισμό των ημερομηνιών λήξης των τιμολογίων και των εξαγωγών μισθοδοσίας των εργαζομένων. Πάντα να εκτυπώνετε φυσικά αντίγραφα της εργασίας σας για λόγους προφύλαξης. Εάν σκοπεύετε να αφήσετε τις πληροφορίες μόνο στον υπολογιστή σας ή τη βάση δεδομένων προγραμμάτων, επαναφέρετε το πρόγραμμα και τα αρχεία ως μέτρο ασφάλειας. Δεν πρέπει ποτέ να έχετε μόνο ένα αντίγραφο της εργασίας σας, ειδικά όχι μόνο σε έναν υπολογιστή με αρχεία τεκμηρίωσης όπως αυτά.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε να εισάγετε όλα τα στοιχεία χειροκίνητα. Αυτό αφήνει περιθώρια για πολλά στιγμιαία σφάλματα τα οποία μπορεί να επηρεάσουν μακροπρόθεσμα τη λογιστική ακρίβεια. Ελέγξτε όλες τις πληροφορίες στην οθόνη "Επανεξέταση Paycheck" πριν εκτυπώσετε για να εξασφαλίσετε την ακρίβεια. Πηγαίνετε πάνω από την αναφορά μισθοδοσίας πριν και μετά την εκτύπωση ελέγχων για να είστε σίγουροι ότι η εισαγωγή πληροφοριών σας είναι σωστή. Να διατηρείτε πάντα ακριβή φορολογικά αρχεία. Ανεξάρτητα από τη γεννήτρια υπολογισμών Quickbooks, θα πρέπει να εισαγάγετε τις σωστές πληροφορίες για να λάβετε ακριβείς αριθμούς. Μην εξαρτάτε αποκλειστικά από τον υπολογιστή σας και είναι αριθμομηχανή. Πάντα να επικρίνετε τη δουλειά σας.
