Το "χαρτί χωρίς χαρτί" μπορεί ποτέ να μην πραγματοποιηθεί 100 τοις εκατό. Παρά τη μεγάλη χρήση του υπολογιστή, σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις χρειάζονται ακόμα ορισμένα χαρτιά. Αυτό αποτελεί πρόκληση όταν οι επιχειρήσεις που εξαρτώνται από τον υπολογιστή πρέπει να αλληλεπιδρούν με δεδομένα από έντυπα που βασίζονται σε χαρτί. Η "μετατροπή" των φυσικών δεδομένων σε εικονικά συστήματα μπορεί να επιτευχθεί με χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, απεικόνιση εγγράφων και οπτική αναγνώριση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτικά έγγραφα
-
Προϋπολογισμός εξοπλισμού και προσωπικού
Ορίστε τους επιχειρηματικούς στόχους και τις ανάγκες σας. Προσδιορίστε εάν πραγματοποιείτε πληρωμές πελατών, επεξεργασία εφαρμογών ή αρχειοθέτηση εσωτερικών εγγράφων. Καταλάβετε αν πρέπει να αποθηκεύσετε τις πραγματικές εικόνες των εγγράφων για ηλεκτρονική αποθήκευση ή απλά χρειαστεί να καταγράψετε τα δεδομένα που βασίζονται σε χαρτί σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή. Κάνοντας αυτούς τους προσδιορισμούς θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιο σύστημα επεξεργασίας δεδομένων θα ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Ερευνητικές λύσεις λογισμικού επιχειρήσεων. Ζητήστε πληροφορίες για λογισμικό και προμηθευτές από εταιρείες που κάνουν παρόμοια συλλογή δεδομένων με αυτά που σκοπεύετε να κάνετε. Ρωτήστε αν μπορείτε να επισκεφθείτε τους ιστότοπους εργασίας που πραγματοποιούν το είδος της μετατροπής χαρτιού προς ηλεκτρονική που σκοπεύετε να κάνετε. Ο καλύτερος τρόπος να επιλέξετε ένα σύστημα είναι να το δείτε σε δράση. Εάν συλλαμβάνετε μόνο ένα μικρό όγκο δεδομένων από τις φόρμες, μπορείτε να ξεφύγετε με ένα άτομο που πληκτρολογεί δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Αλλά στις σύγχρονες επιχειρήσεις, αυτό πιθανότατα δεν συμβαίνει. Ίσως χρειαστεί να βρείτε ένα σύστημα λογισμικού, και ίσως ακόμη και νέο υλικό, εάν η σύλληψη εγγράφων / εικόνων είναι μέρος του σχεδίου σας.
Συγκρίνετε τις λύσεις λογισμικού που έχετε ερευνήσει και επιλέξτε μία. Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή ή τον διανομέα λογισμικού για να ξεκινήσετε τη διαδικασία αγοράς και εγκατάστασης του συστήματος. Το πρώτο βήμα, γενικά γνωστό ως "ανακάλυψη", είναι όταν ο πωλητής ταξιδεύει στον ιστότοπό σας για να προσδιορίσει τις ακριβείς ανάγκες σας και την καλύτερη λύση γι 'αυτούς.
Συνεχίστε να εμπλακείτε με τον προμηθευτή κατά την ανακάλυψη και καθ 'όλη τη διάρκεια της εγκατάστασης. Κάντε πολλές ερωτήσεις και αναλάβετε την κυριότητα του έργου. να ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους που θα πραγματοποιούν δραστηριότητες λήψης εγγράφων και εισαγωγής δεδομένων για να κάνουν το ίδιο.
Δοκιμάστε το σύστημα εντελώς. Εάν υπάρχουν σφάλματα ή κενά στη λύση, είναι καλύτερο να τα βρείτε ενώ ο πωλητής είναι επιτόπου. Αυτό θα κάνει την αντιμετώπιση προβλημάτων και την επίλυση πολύ πιο γρήγορα.
Συμβουλές
-
Εργασία με έναν αξιόπιστο προμηθευτή και προσπαθήστε να ζητήσετε ανατροφοδότηση από έναν από τους προηγούμενους πελάτες του πωλητή.
