Όταν κάνετε μια πώληση για ένα αγαθό ή μια υπηρεσία, αλλά δεν λαμβάνετε αμέσως την πλήρη πληρωμή, δημιουργείτε μια απαίτηση. Οι απαιτήσεις είναι στοιχεία ενεργητικού που αντιπροσωπεύουν νομισματική αξία στην επιχείρησή σας με τη μορφή πληρωμής που οφείλεται σε εσάς και οι βέλτιστες πρακτικές απαιτούν από εσάς να τις λογοδοτήσετε στα βιβλία σας. Πολύ μικρή επιχείρηση λειτουργεί μερικές φορές σε ταμειακή βάση, αλλά αυτό το σύστημα δεν μπορεί να χειριστεί τις απαιτήσεις, οπότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού την πιο συνηθισμένη βάση απόδοσης. Αυτό συνεπάγεται την πραγματοποίηση εγγραφών σε πολλά ημερολόγια λογαριασμών για κάθε συναλλαγή.
Δημιουργήστε έναν πληρωτέο λογαριασμό και ένα βιβλίο. Επειδή πρόκειται για περιουσιακά στοιχεία, μπορείτε τεχνικά να καταγράψετε απαιτήσεις στο λογαριασμό κύριων περιουσιακών στοιχείων σας, αλλά τα περιουσιακά στοιχεία των επιχειρήσεων είναι διαφορετικά και ο λογαριασμός αυτός μπορεί να καταστεί δυσκίνητος με την πάροδο του χρόνου. Για καθαρότερη τήρηση αρχείων, δημιουργήστε ένα εντελώς ξεχωριστό θυγατρικό λογαριασμό ειδικά για τις απαιτήσεις. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε όλες τις καταχωρίσεις δεδομένων σας σε αυτό το βιβλίο και απλά να τις καταγράψετε στον κύριο λογαριασμό ενεργητικού όταν προετοιμάζετε οικονομικές εκθέσεις.
Καταγράψτε κάθε πώληση που δημιουργεί εισπρακτέα στον λογαριασμό λογαριασμών εσόδων σας πρώτα, όπως θα κάνατε γενικά. Η πώληση πηγαίνει στη δεξιά στήλη ως πίστωση, αφού η πίστωση αυξάνει έναν λογαριασμό εσόδων.
Καταγράψτε τη δημιουργία της απαίτησης, για το ίδιο ποσό σε δολάρια, με την τιμή πώλησης, στο βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών σας, εκτός από το σημείο το σημειώστε στην αριστερή στήλη ως χρέωση. Αυτή η καταχώρηση καθορίζει ότι οφείλετε χρήματα και δεν έχετε πληρώσει ακόμη.
Ενημερώστε την καταχώρηση στο βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών σας όταν λαμβάνετε πραγματικά την πληρωμή. Καταγράψτε τις πληρωμές ως πιστώσεις. η πλήρης εξόφληση θα πρέπει να ακυρώνει απόλυτα την αξία της απαίτησης. Χρησιμοποιήστε τιμολόγια ή αριθμούς παρακολούθησης για να αντιστοιχίσετε σωστά τις πληρωμές στις σωστές απαιτήσεις.
Χρεώστε τον λογαριασμό σας στο λογαριασμό μετρητών για το ποσό της πληρωμής. Αυτό δείχνει ότι η μειωμένη αξία των περιουσιακών στοιχείων σας έχει αντισταθμιστεί από την αύξηση των μετρητών.
Δημιουργήστε ένα νέο τμήμα στο βιβλίο εισπρακτέων λογαριασμών σας με έναν τίτλο όπως "Επιδόματα για Κακές Απαιτήσεις". Αυτό χρησιμεύει ως αντίγραφο του λογαριασμού σας για απαιτήσεις. ο σκοπός του είναι να εκτιμήσει τα "κακά", "μη πραγματοποιήσιμα" ή "ανεκπλήρωτα" χρέη που αναμένετε να μην μπορείτε να συλλέξετε.
Εκτιμήστε την αξία των επισφαλών απαιτήσεων που αναμένετε να συγκεντρωθούν κατά την επόμενη περίοδο. Για να κάνετε μια καλή εκτίμηση, χρησιμοποιήστε στατιστικά στοιχεία του κλάδου όταν είναι διαθέσιμα ή βασιστείτε στην προηγούμενη εμπειρία σας, την εμπειρία συναδέλφων του κλάδου ή μια αξιολόγηση των τρεχουσών οικονομικών συνθηκών στην αγορά σας. Καταχωρίστε τις εκτιμώμενες κακές οφειλές ως πίστωση στο βιβλίο αποζημιώσεων και εισάγετε το ίδιο ποσό με χρέωση στο λογαριασμό λογαριασμών εξόδων.
Προσαρμόστε την αξία των εισπρακτέων λογαριασμών σας προς τα κάτω, τουλάχιστον μία φορά κάθε λογιστική περίοδο, λαμβάνοντας την αξία των επισφαλών ή μη εισπρακτέων απαιτήσεων που υπολογίσατε στο βιβλίο αποζημιώσεων σας και αφαιρώντας το από το σύνολο σας στο βιβλίο απαιτήσεων. Το νέο σύνολο δημιουργεί μια τιμή που ονομάζεται "καθαρή ρευστοποιήσιμη αξία" ή "καθαρή εισπρακτέα" και αντιπροσωπεύει τα ποσά των απαιτήσεων που οφείλονται σε εσάς και τα οποία αναμένετε ρεαλιστικά να εισπράξετε.
Συμβουλές
-
Συγκεντρώστε τους εισπρακτέους λογαριασμούς σας ανά πάσα στιγμή για να δείτε τη συνολική αξία των εισπρακτέων λογαριασμών της εταιρείας σας. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες ως αναφορά για να αποφύγετε να δαπανήσετε πάρα πολλά χρήματα βραχυπρόθεσμα που δεν έχετε ακόμη συλλέξει.
Ως εναλλακτική λύση στη μέθοδο αποζημίωσης για την εκτίμηση των κακών απαιτήσεων, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια πολύ απλούστερη μέθοδο που ονομάζεται άμεση διαγραφή. Με αυτή τη μέθοδο απλώς πιστώνετε τις κακές οφειλές για την πλήρη αξία τους μόλις τις θεωρήσετε ανυπόληπτες και δημιουργήστε μια αντίστοιχη χρεωστική εγγραφή στο λογαριασμό εξόδων σας. Αυτό είναι ευκολότερο για φορολογικούς σκοπούς από τη χρήση της μεθόδου επιδομάτων και συνεπάγεται μικρότερη είσοδο δεδομένων, αλλά είναι λιγότερο ισχυρό και λιγότερο ευέλικτο. Η μέθοδος της αποζημίωσης προτιμάται συνήθως.
