Λιγότερο από 10 σελίδες σε μήκος, μια μικρή αναφορά παρέχει στους αναγνώστες σαφείς και συνοπτικές πληροφορίες. Γραπτή μορφή υπομνήματος, μια μικρή έκθεση προορίζεται κυρίως για εσωτερική χρήση σε μια εταιρεία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μικρή αναφορά για να περιγράψετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο ή μια πρόταση, ένα στρατηγικό σχέδιο, ένα σχέδιο μάρκετινγκ ή ένα οικονομικό σχέδιο. Αν και το περιεχόμενο και η ορολογία διαφέρουν από αναφορά σε αναφορά, η βασική δομή είναι η ίδια: πίνακας περιεχομένων, εισαγωγή, συζήτηση, συμπεράσματα, συστάσεις και παραρτήματα.
Γνωρίστε με τον προϊστάμενό σας ή τον πελάτη σας για να προσδιορίσετε ποια ζητήματα πρέπει να αντιμετωπιστούν στην αναφορά και να του ζητήσετε κάποια έγγραφα υποβάθρου ή άλλο υλικό υποστήριξης. Διοργανώστε συνεντεύξεις ή συναντήσεις με τους κατάλληλους ανθρώπους στο γραφείο σας. Χρησιμοποιήστε το Internet για να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες για την αναφορά σας.
Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων πριν γράψετε την αναφορά. Οπτικοποιήστε την πραγματική αναφορά και οργανώστε τις πληροφορίες σε διαδοχική μορφή. Ο πίνακας περιεχομένων βελτιστοποιεί τη διαδικασία γραφής και παρέχει ένα βήμα προς βήμα πρότυπο για την αναφορά.
Γράψτε την εισαγωγή. Συνήθως μια παράγραφος σε μήκος, η εισαγωγή αναφέρει τους στόχους και τα βασικά θέματα της έκθεσης. Παρόλο που η εισαγωγή περιέχει πληροφορίες, δεν συνοψίζει το υπόλοιπο της έκθεσης.
Παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με τη μέθοδο έρευνας που χρησιμοποιήθηκε και τον τρόπο συλλογής των πληροφοριών στο τμήμα συζήτησης της έκθεσης. Οργανώστε τις πληροφορίες σας χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες επικεφαλίδες και υποτομείς. Αυτή η ενότητα είναι το μεγαλύτερο και πιο σύνθετο τμήμα της έκθεσης και περιέχει τα δεδομένα που οδηγούν στα συμπεράσματά σας και τις συστάσεις σας.
Παρουσιάστε τουλάχιστον δύο εναλλακτικές λύσεις στο ζήτημα ή το πρόβλημα και συζητήστε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του καθενός. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία και τα στοιχεία που συλλέχθηκαν κατά τη διάρκεια της έρευνάς σας.
Συγκεντρώστε τα συμπεράσματα στο τμήμα συμπερασμάτων. Υπενθυμίστε στον αναγνώστη τους κύριους στόχους της έκθεσης και τα κύρια πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες των πιθανών λύσεων. Ανοίξτε το δρόμο για τις συστάσεις.
Δηλώστε τη λύση σας και δώστε τους λόγους για την επιλογή σας στην ενότητα συστάσεων. Εάν παρέχετε τόσο βραχυπρόθεσμες όσο και μακροπρόθεσμες συστάσεις, δηλώστε σαφώς όλες τις συνέπειες.
Συμπεριλάβετε διαγράμματα, πίνακες ή λεπτομερή ερευνητικά υλικά στην ενότητα προσαρτημάτων της αναφοράς.
