Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να χρειαστεί ένας εργαζόμενος η απόδειξη ότι εργάζεται για εσάς. Συνήθως, επειδή κάποιος - ένας ιδιοκτήτης, για παράδειγμα - θέλει να επιβεβαιώσει ότι ο υπάλληλός σας έχει δουλειά και σταθερό εισόδημα. Οι αλλοδαποί υπάλληλοι ενδέχεται να χρειάζονται επιστολή επαλήθευσης για να λάβουν θεώρηση. Η σύνταξη της επιστολής δεν είναι περίπλοκη, αρκεί να προσέχετε να μην αποκαλύψετε εμπιστευτικές πληροφορίες.
Πρότυπα και έντυπα
Ελέγξτε εάν το τμήμα ανθρωπίνων πόρων έχει ένα τυποποιημένο πρότυπο για επιστολές επαλήθευσης. Είναι μια κοινή πρακτική, ιδιαίτερα σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Το πρότυπο καθιστά πιο γρήγορο για τον συγγραφέα να τελειώσει και η HR δεν χρειάζεται να ανησυχεί για την επιστολή λέγοντας κάτι λανθασμένο. Εάν η επιστολή πρόκειται να χαρακτηρίσει τον υπάλληλο για κάποιο τύπο κυβερνητικών παροχών, ο εμπλεκόμενος οργανισμός μπορεί να έχει τυποποιημένο έντυπο. Εναπόκειται στον υπάλληλο να φέρει τη φόρμα, μετά την οποία το συμπληρώσετε.
Κρατήστε το τυπικό
Μια επιστολή επαλήθευσης δεν είναι φιλική και δεν είναι δημιουργική. Είναι καθαρό επιχείρημα, επομένως στείλτε το στο επιστολόχαρτο της επιχείρησής σας, γραμμένο σε κανονική επιχειρηματική μορφή. Υπογράψτε το σαν οποιαδήποτε άλλη επιχειρηματική επιστολή. Μια γραμμή θέματος - "Επαλήθευση Απασχόλησης για την Jane Doe" - επιτρέπει στον παραλήπτη να γνωρίζει το θέμα. Το κείμενο είναι όπου λέτε στον παραλήπτη ότι η Jane Doe πράγματι δουλεύει για σας και τι είναι ο μισθός της, εάν είναι απαραίτητο. Όταν γράφετε για τη μετανάστευση, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με το πόσο καιρό εργάστηκε για εσάς και ποιες είναι οι δουλειές της.
Ακολούθησε τους κανόνες
Ελέγξτε με το τμήμα HR σας όχι μόνο για τα διαθέσιμα πρότυπα αλλά για τις διαδικασίες που απαιτεί να ακολουθήσετε. Μπορεί να είναι κανένας εταιρικός κανόνας, για παράδειγμα, ότι προτού στείλετε πληροφορίες κάποιου εργαζομένου, ο εργαζόμενος πρέπει να το εξουσιοδοτήσει γραπτώς. Περιορίστε την επιστολή στα γυμνά γεγονότα που σας ζητήσατε: Εάν το γράμμα δεν ζητά πληροφορίες μισθοδοσίας, μην παρέχετε κανένα. Αποφύγετε σχόλια σχετικά με την προσωπικότητα ή την απόδοση ενός υπαλλήλου που θα μπορούσε να επιστρέψει για να σας δαγκώσει.
Πράγματα που πρέπει να προσέξουμε
Οι επιστολές επαλήθευσης ακούγονται ρουτίνα, αλλά σημαντικές αποφάσεις - ο εργαζόμενος σας αποκτά ένα διαμέρισμα ή ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο; - μπορεί να τους κρεμάσει. Μην ρίχνετε απλώς απαντήσεις: Αποκτήστε τα στοιχεία σχετικά με τις ημερομηνίες απασχόλησης ή το μισθό από τα αρχεία της εταιρείας σας πριν τα βάζετε σε χαρτί. (Εγγράψτε την επιστολή πριν την στείλετε, ή το χρεώσετε με το HR.) Το να χάνετε 50.000 δολάρια όταν ο μισθός του υπαλλήλου σας είναι $ 60.000 θα μπορούσε να επηρεάσει εάν θα πάρει το διαμέρισμα.
