Το QuickBooks είναι ένα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα συστήματα λογισμικού λογισμικού που χρησιμοποιούνται για μικρές επιχειρήσεις. Το QuickBooks Pro είναι σε θέση να διαχειριστεί τη λογιστική για μια μικρή κατασκευαστική επιχείρηση, αν και υπάρχει ένα πιο προηγμένο πρόγραμμα διαθέσιμο μέσω του QuickBooks Premier που προσφέρει πρόσθετα χαρακτηριστικά για επιπλέον χρήματα. Υπάρχει διχασμένη συζήτηση ως προς το αν η έκδοση Premier εγγυάται την πρόσθετη δαπάνη για την έκδοση Pro. Η εκδοχή ανάδοχος του QuickBooks Premier διαθέτει χαρακτηριστικά ειδικά για το κόστος εργασίας και τη χρέωση για τον κλάδο των κατασκευών. Η εγκατάσταση μιας κατασκευαστικής εταιρείας, ανεξάρτητα από την έκδοση που αγοράζετε, είναι η ίδια.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Το λογισμικό QuickBooks της Intuit
Άνοιγμα του QuickBooks. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία νέας εταιρείας". Κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη συνέντευξης". Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες της εταιρείας σας. Αυτό περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας σας, το φορολογικό αναγνωριστικό, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και φαξ, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον ιστότοπό σας. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Επιλέξτε τον κλάδο σας, "Κατασκευαστής Γενικού Αναδόχου". Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Αναφέρετε την οργανωτική δομή της εταιρείας σας. Είστε αποκλειστικός κάτοχος, εταιρική σχέση ή LLP, LLC, εταιρεία, S-corporation ή μη κερδοσκοπικός οργανισμός; Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Πληκτρολογήστε τον πρώτο μήνα της οικονομικής χρήσης σας. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τον Ιανουάριο. Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι είναι καλύτερο να ζητήσετε τη συμβουλή ενός λογιστή. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Ρυθμίστε και επιβεβαιώστε τους κωδικούς πρόσβασής σας αν θέλετε να τις χρησιμοποιήσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να αποθηκεύσετε το αρχείο της εταιρείας σας και, στη συνέχεια, ορίστε ένα όνομα του αρχείου και την τοποθεσία στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να φιλοξενηθεί το αρχείο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για περαιτέρω προσαρμογή των δεδομένων της εταιρείας σας.
Απαντήστε στις ερωτήσεις σχετικά με το τι πουλάτε. Θα πουλάτε μόνο υπηρεσίες ή μόνο προϊόντα; Ή θα πουλάτε και τα δύο; Εάν επί του παρόντος πωλούν μόνο το ένα ή το άλλο, αλλά νομίζετε ότι μπορείτε να επεκτείνετε κάποια στιγμή και θέλετε να πουλήσετε και τα δύο, κάντε κλικ και στα δύο. Έχοντας τη δυνατότητα και να μην το χρησιμοποιείτε είναι ευκολότερο από το να μην το έχετε, το χρειάζεστε και χρειάζεται να το εγκαταστήσετε αργότερα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Αναφέρετε εάν χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων. Αν δεν χρεώνετε επί του παρόντος φόρο επί των πωλήσεων, αλλά πιστεύετε ότι αργότερα μπορείτε να το κάνετε, κάντε κλικ στο "ναι". Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Ναι" δεν σημαίνει ότι το σύστημα θα χρεώνει πάντα φόρο. Θα το κάνει μόνο όταν το συμβουλεύετε. Είναι καλύτερο να έχεις την ικανότητα και να μην το χρησιμοποιείς παρά να το χρειάζεσαι και να μην έχεις την ικανότητα.
Υποδείξτε εάν θέλετε να μπορείτε να δημιουργείτε εκτιμήσεις χρησιμοποιώντας το λογισμικό QuickBooks. Το QuickBooks θα σας συστήσει να επιλέξετε "ναι" και οι πιθανότητες είναι καλές που θα θέλατε να έχετε αυτήν την επιλογή. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις αποδείξεις πωλήσεων στο QuickBooks. Είναι απίθανο να το χρησιμοποιήσετε, δεδομένου ότι η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται συνήθως στις λιανικές πωλήσεις όταν ένας πελάτης πληρώνει για τα εμπορεύματα κατά τη στιγμή της παραλαβής. Στον κατασκευαστικό κλάδο αυτό είναι ένα απίθανο σενάριο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις δηλώσεις χρέωσης στο QuickBooks. Το QuickBooks συνιστά αυτό για την κατασκευαστική επιχείρηση. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε εάν θέλετε ή όχι να χρησιμοποιήσετε την τιμολόγηση προόδου. Αυτό χρησιμοποιείται όταν χρεώνετε έναν πελάτη προοδευτικά και συνήθως βασίζεστε σε ορόσημα των έργων. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε εάν θέλετε ή όχι να διαχειρίζεστε τα βιβλία QuickBooks ή τι οφείλετε στους προμηθευτές σας. Αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα χαρακτηριστικά των QuickBooks. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε πώς θα πληρώσετε τους λογαριασμούς σας. Θα εκτυπώσετε ελέγχους μέσω του QuickBooks σε προεκτυπωμένους ελέγχους ή θα χρησιμοποιήσετε ένα ξεχωριστό σύστημα ελέγχου με αριθμούς ελέγχου που θα πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα στο QuickBooks; Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε εάν δέχεστε πιστωτικές κάρτες. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Αναφέρετε αν θέλετε να παρακολουθείτε τον χρόνο σας ή τον χρόνο των άλλων που ολοκληρώνουν εργασίες για την εταιρεία σας. Αυτός θα είναι ο χρόνος που δαπανάται για το έργο ενός πελάτη που θα σας επιτρέψει να χρεώσετε το έργο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Απαντήστε στην ερώτηση σχετικά με τους υπαλλήλους σας. Έχετε κανονικούς υπαλλήλους W-2 ή 1099 εργολάβους; Δεν έχετε καθόλου υπαλλήλους; Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Υποδείξτε εάν δέχεστε νόμισμα διαφορετικό από τα δολάρια ΗΠΑ. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Και πάλι, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" στο "Χρήση λογαριασμών στο QuickBooks".
Επιλέξτε είτε τη σημερινή ημερομηνία είτε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, όπως την ημερομηνία έναρξης του οικονομικού έτους που θέλετε να ξεκινήσει η παρακολούθηση των οικονομικών σας δεδομένων από το QuickBooks.
Απαντήστε στην ερώτηση σχετικά με τη ρύθμιση του τραπεζικού σας λογαριασμού. Αν δεν έχετε την τελευταία δήλωση του τραπεζικού σας λογαριασμού, πατήστε "Όχι" και προχωρήστε στο βήμα 23. Εάν έχετε τη δήλωσή σας μπροστά σας, είναι καλύτερο να εισάγετε τα δεδομένα τώρα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" και "Επόμενο".
Καταχωρίστε ένα όνομα του τραπεζικού λογαριασμού για τον οποίο παρέχετε πληροφορίες, όπως "Mainland Bank - Checking" ή "Fantasy Bank - Money Market". Ονομάστε κάτι που θα δείχνει σαφώς τι είναι. Αργότερα, όταν καταθέτετε χρήματα ή πληρώνετε λογαριασμούς, εξαλείφει τη σύγχυση ως προς την οποία πρέπει να μεταφερθούν τα χρήματα από ή προς. Καταχωρίστε τον αριθμό λογαριασμού και τον αριθμό δρομολόγησης. Αυτά θα εμφανιστούν στις επιταγές σας και στις τραπεζικές σας δηλώσεις. Καταχωρίστε την ημερομηνία έναρξης του λογαριασμού σας ή την ημερομηνία έναρξης της παρακολούθησης των οικονομικών σας δεδομένων.
Καταχωρίστε την ημερομηνία "Δήλωση λήξης" η οποία θα πρέπει να εκτυπωθεί απευθείας στην τραπεζική σας δήλωση. Καταχωρίστε το υπόλοιπο κλεισίματος από τη δήλωση. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Εισάγετε "Ναι" εάν έχετε άλλον λογαριασμό για να ρυθμίσετε. Επαναλάβετε τα βήματα που απαιτούνται για την εισαγωγή πληροφοριών τραπεζικού λογαριασμού. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο "Όχι" και, στη συνέχεια, στο "Επόμενο".
Ελέγξτε τη λίστα των λογαριασμών που έχουν ρυθμιστεί αυτόματα για την επιχείρησή σας. Εκείνοι με ένα σημάδι επιλογής δίπλα τους είναι λογαριασμοί που θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Τοποθετήστε μια επιταγή δίπλα σε οποιαδήποτε που δεν έχει ένα αλλά νομίζετε ότι θα χρησιμοποιήσετε. Καταργήστε μια επιταγή από οποιονδήποτε έχει επιταγή αλλά γνωρίζετε ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε. Είναι καλύτερο να αφήσετε αυτά τα μόνα εάν δεν είστε σίγουροι. Αλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν αργότερα όταν εισάγετε αποδείξεις ή τιμολόγια και όλοι οι λογαριασμοί μπορούν να προσαρμοστούν. Αυτός ο κατάλογος λογαριασμών είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος".
