Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να ζητήσουν αιτήσεις σχετικά με αλλαγές σε ορισμένα σχέδια της εταιρείας. Αυτές οι αλλαγές θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τη βελτίωση του έργου οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της φάσης σχεδιασμού έως την τελική ολοκλήρωση. Ο συντονισμός αυτών των αιτημάτων αλλαγής είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση του έργου για τον καθορισμό των απαραίτητων αλλαγών. Ο ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών επιτρέπει στη διαχείριση έργου να αξιολογεί κάθε αίτημα αλλαγής σε σχέση με το έργο. Οι στόχοι της ολοκληρωμένης αλλαγής ελέγχου περιλαμβάνουν τη διαχείριση διορθωτικών και προληπτικών αλλαγών για την αποφυγή πρόσθετων ζητημάτων, τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των αιτήσεων στο σχέδιο διαχείρισης του έργου και την ενσωμάτωση των αιτημάτων στο έργο.
Διορθωτικές ενέργειες
Η διαχείριση του έργου χρησιμοποιεί ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής για να προσδιορίσει εάν πρέπει να προκύψουν διορθωτικές ενέργειες όταν προκύψει κάποιο πρόβλημα. Η διαδικασία αξιολογεί τον τρόπο με τον οποίο η διορθωτική ενέργεια πρέπει να επιλύσει το πρόβλημα, εάν προκύψουν περισσότερα προβλήματα ή εάν η διορθωτική ενέργεια θα έχει κάποιο αποτέλεσμα στο έργο. Με την αξιολόγηση των δυνατοτήτων πριν από τη διεξαγωγή των αλλαγών, ο ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών μπορεί να κατανοήσει πλήρως τη φύση της αλλαγής και να προβλέψει τυχόν δυσμενείς επιπτώσεις.
Προληπτικές ενέργειες
Ο ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών αξιολογεί πότε συμβαίνουν αλλαγές στο έργο που ήταν απρόβλεπτες. Η διαχείριση του έργου καθορίζει εάν απαιτούνται ορισμένες προληπτικές ενέργειες για την ανακούφιση ή την αποφυγή τυχόν κινδύνων. Αυτά τα προληπτικά αιτήματα συμβαίνουν συνήθως με την περαιτέρω εξέλιξη του έργου, δεδομένου ότι η διαχείριση του έργου λαμβάνει μια σαφέστερη και λεπτομερή εικόνα του τρόπου με τον οποίο το έργο θα επιτύχει το αποτέλεσμά του.
Σχέδιο Διαχείρισης Έργου
Όλες οι δραστηριότητες που εμπλέκονται στο έργο συγκεντρώνονται σε ένα σχέδιο διαχείρισης έργου. Οι δραστηριότητες περιλαμβάνουν το αντικείμενο του έργου, τον εκτιμώμενο χρόνο και το κόστος, τους πιθανούς κινδύνους και το χρονοδιάγραμμα εργασίας για την ανάπτυξη του έργου. Η διαχείριση του έργου βασίζεται σε αυτό το σχέδιο για τις ολοκληρωμένες αλλαγές ελέγχου. Καθορίζοντας εάν οι προτεινόμενες αλλαγές εμπίπτουν στις κατευθυντήριες γραμμές του σχεδίου, η διαχείριση έργων μπορεί να αποφασίσει ποιες αλλαγές ωφελούν το έργο συνολικά χωρίς αύξηση του κόστους ή του χρόνου.
Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Η διαχείριση έργου αξιολογεί τις πληροφορίες απόδοσης της εργασίας. Με βάση την κατάσταση του έργου, την πρόοδο που έχει σημειωθεί και τα προβλήματα που ίσως αντιμετώπισε η ομάδα του έργου, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει τον τρόπο αντιμετώπισης των αιτημάτων. Ο ολοκληρωμένος έλεγχος αλλαγών επιτρέπει την παρακολούθηση της εργασίας της ομάδας έργου και στα ακριβή σημεία μια αλλαγή θα ωφελήσει την ολοκλήρωση του έργου.
