Ο "Κανόνας του Ρόμπερτ", ένας κανόνας της κοινοβουλευτικής διαδικασίας, μπορεί να βοηθήσει τις οργανώσεις να διεξάγουν πιο αποτελεσματικές συναντήσεις. Οι συνεδριάσεις προεδρεύονται από έναν πρόεδρο, ο οποίος είναι υπεύθυνος για τη διεξαγωγή της συνεδρίασης εφαρμόζοντας τους κανόνες του βιβλίου και υποδεικνύοντας ποιος παίρνει να μιλήσει σε συγκεκριμένες ώρες. Το πρώτο καθήκον σας ως προέδρου είναι να ορίσετε γραμματέα, ο οποίος θα συντάξει ένα γραπτό μητρώο για το τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης. Μετά την επιλογή του γραμματέα, η σύσκεψη αρχίζει.
Ξεκινήστε τη συνάντηση λέγοντας: "Η συνάντηση θα έρθει στην τάξη." Η ομάδα μπορεί να θέλει να μοιραστεί μια τελετή έναρξης, όπως η επίκληση ή η παραπομπή της υπόσχεσης της πίστης.
Ζητήστε από τον γραμματέα να διαβάσει τα πρακτικά μιας προηγούμενης συνάντησης, εάν υπήρχε μία, ή να ρωτήσει αν υπάρχουν διορθώσεις στα πρακτικά αν είχαν μοιραστεί με τα μέλη εκ των προτέρων. Εάν δεν υπάρξουν διορθώσεις, εγκρίνετε τα πρακτικά για να τα κάνετε στο επίσημο αρχείο των εκδηλώσεων της συνάντησης.
Ζητήστε από τα μέλη να αναφέρουν συγκεκριμένους ρόλους ή δραστηριότητες, όπως την αναφορά του ταμία. Αν υποβληθούν συστάσεις, ενδέχεται να χρειαστεί να πραγματοποιηθούν πρόσθετες κοινοβουλευτικές διαδικασίες - π.χ. συζητήσεις ή ψηφοφορίες. Εάν όχι, η συνάντηση προχωράει για την αντιμετώπιση άλλων αναφορών.
Αντιμετωπίστε τις ημιτελείς επιχειρήσεις μόνο εάν τελείωσε μια προηγούμενη συνεδρίαση, όταν υπήρχαν ακόμη θέματα που πρέπει να συζητηθούν. Φέρτε τα με τη σειρά που είχαν αρχικά προγραμματιστεί.
Ρωτήστε την ομάδα εάν υπάρχει νέα επιχείρηση για να συζητήσετε.Κάθε συμμετέχων μπορεί να "διεκδικήσει το λόγο" για να συζητήσει νέες επιχειρήσεις.
Τερματίστε τη συνάντηση λέγοντας: "Δεδομένου ότι δεν υπάρχει περαιτέρω επιχείρηση, η συνεδρίαση διακόπτεται."
Συμβουλές
-
Δώστε ένα αντίγραφο του πλήρους βιβλίου κανόνων και του συνοπτικού οδηγού από μια βιβλιοθήκη ή αγοράστε αντίγραφα για τον οργανισμό σας, ώστε να μπορείτε να αναζητήσετε γρήγορα πληροφορίες σχετικά με τη διεξαγωγή συνεδριάσεων ομαλά.
