Σχεδόν όλες οι επιχειρηματικές προτάσεις ή αιτήσεις σήμερα απαιτούν συνοδευτική συνοδευτική επιστολή. Ανάλογα με το πλαίσιο και την πρόταση, η συνοδευτική επιστολή μπορεί να κυμαίνεται από μια σύντομη εισαγωγή σε μια διεξοδική περίληψη του περιεχομένου της πρότασης. Όταν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή για επίσημη προσφορά για ένα έργο, γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία για να ξεχωρίσετε την επιστολή σας.
Περιεχόμενα
Μια συνοδευτική επιστολή για την επίσημη υποβολή προσφοράς για ένα σχέδιο πρέπει να φαίνεται επαγγελματική από κάθε άποψη και να αντικατοπτρίζει την επιχειρησιακή τεχνογνωσία της εταιρείας. Το συνοδευτικό έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει, τουλάχιστον, αναφορά στο σχέδιο με το όνομα και τον αριθμό του έργου, εφόσον υπάρχει. τους γενικούς όρους της προσφοράς, συμπεριλαμβανομένων των προθεσμιών · και μια πλήρη λίστα όλων των εγγράφων και συνημμένων που αποστέλλονται με την συνοδευτική επιστολή.
Μήκος
Το μήκος μιας συνοδευτικής επιστολής μπορεί να διαφέρει σημαντικά ανάλογα με το μέγεθος και τις προδιαγραφές της εργασίας. Παρόλο που είναι γενικά καλύτερα να είναι όσο το δυνατόν συντομότερο, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και μην κάνετε το γράμμα τόσο σύντομο ώστε να φαίνεται σαν να κάνετε ελάχιστη προσπάθεια για την παραγωγή του.
Πληροφορίες κεφαλίδας
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία σύνταξης της συνοδευτικής επιστολής στην επικεφαλίδα σας, μαζί με πλήρη στοιχεία επικοινωνίας. Αναφέρετε το όνομα του έργου και τον αριθμό του έργου στην κεφαλίδα της επιστολής σας και πάλι στο σώμα της επιστολής. Χρησιμοποιήστε χαρτικά με επιστολόχαρτα αν είναι δυνατόν ή χαρτί ομολόγων καλής ποιότητας τουλάχιστον.
Εξαιρέσεις
Μην χρησιμοποιείτε μια "κονσερβοποιημένη" επιστολή, δεδομένου ότι οι δυνητικοί πελάτες ενδέχεται να το παραλάβουν. Πάρτε το χρόνο για να προσαρμόσετε κάθε γράμμα. Μην αναφέρετε συγκεκριμένα την τιμή προσφοράς στη συνοδευτική επιστολή σας, εκτός εάν σας το ζητήσετε. Αυτός ο τύπος λεπτομερών πληροφοριών πρέπει να δεσμεύεται για την ίδια την προσφορά. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τεχνική φρασεολογία. Στόχος να ακούγεται επαγγελματικός, αλλά όχι επιτηδευμένος.
