Οι διαχειριστές του γραφείου εξαρτώνται από την ακρίβεια και την αποδοτικότητα των ταχυδρομικών υπηρεσιών και των συστημάτων παράδοσης για την καθημερινή λειτουργία. Ένας σημαντικός παράγοντας στις επιχειρήσεις είναι η επικοινωνία με πελάτες, πελάτες, εργολάβους, διανομείς, κατασκευαστές και προμηθευτές. Οι παγκόσμιες επιχειρηματικές ευκαιρίες αυξάνουν την εξάρτηση από τις παγκόσμιες ταχυδρομικές υπηρεσίες και τα διεθνή ταχυδρομικά συστήματα.
Πιστοποιημένες επιβεβαιώσεις αλληλογραφίας και παράδοσης
Η αυξημένη χρήση της ηλεκτρονικής τεχνολογίας δεν αντικατέστησε τη σημασία όλων των ταχυδρομικών υπηρεσιών και των διεθνών ταχυδρομικών συστημάτων. Η ταχυδρομική υπηρεσία παρέχει πιστοποιημένες αποστολές αλληλογραφίας και επιβεβαιώσεις παράδοσης που εγγυώνται στους διαχειριστές γραφείου ότι τα έγγραφα ή τα πακέτα έχουν παραδοθεί σωστά. Οι ταχυδρομικές αποστολές και οι χρόνοι παράδοσης μπορούν να υπολογιστούν ηλεκτρονικά για να επισπεύσουν τη διαδικασία.
Μικρές συσκευασίες και μεγάλες παραδόσεις
Οι διαχειριστές του Office χρησιμοποιούν ταχυδρομικές υπηρεσίες και συστήματα για να αποστέλλουν και να λαμβάνουν σημαντικές ειδοποιήσεις, υπογεγραμμένες συμβάσεις, γραπτή αλληλογραφία, μικρά πακέτα και μεγάλες παραδόσεις. Τα κινητά τηλέφωνα, τα μηνύματα κειμένου, η αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι μεταδόσεις φαξ έχουν μειώσει τη χρήση υπηρεσιών γενικών επιστολών, αλλά δεν μπορούν να αντικαταστήσουν πλήρως τη σημασία των ταχυδρομικών υπηρεσιών. Οι διαχειριστές γραφείου βασίζονται στις παραδόσεις ταχυδρομικών υπηρεσιών για είδη γραφείου και προϊόντα που παραγγέλλονται ηλεκτρονικά και μέσω καταλόγων. Οι ταχυδρομικές υπηρεσίες επιτρέπουν επίσης στους πολυάσχολους διαχειριστές γραφείου να εντοπίζουν και να επιβεβαιώνουν τις αποστολές για την έγκαιρη άφιξη.
Καθημερινές λειτουργίες και μεθόδους λογιστικής
Οι ταχυδρομικές υπηρεσίες και τα συστήματα είναι κρίσιμα για την καθημερινή λειτουργία των γραφείων των επιχειρήσεων. Οι διαχειριστές του γραφείου εξαρτώνται από την αποτελεσματικότητα των συστημάτων διανομής για να στέλνουν μηνύματα πληρωμής, επιχειρηματικά τιμολόγια και πληρωμές λογαριασμών. Παρόλο που η πλειονότητα των εταιρειών προσφέρουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες, πολλά γραφεία χρησιμοποιούν παραδοσιακές μεθόδους λογιστικής και πληρώνουν λειτουργικά έξοδα με έλεγχο της εταιρείας. Οι ταχυδρομικοί υπάλληλοι παραλαμβάνουν το εξερχόμενο ταχυδρομείο εύκολα κάθε μέρα περίπου την ίδια ώρα. Οι παραδοσιακές ταχυδρομικές υπηρεσίες προσφέρουν άνεση, αξιοπιστία και αξιοπιστία.
