Έχοντας μια μικρή επιχείρηση σημαίνει συχνά ότι λιγότεροι άνθρωποι είναι διαθέσιμοι, έχουν λιγότερο χρόνο και συχνά πρέπει να κάνουν πολλά διαφορετικά καθήκοντα ταυτόχρονα. Η τοποθέτηση διαδικασιών γραφείου μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, άγχος και χρήματα για όλους τους εμπλεκόμενους. Η τυποποιημένη διαδικασία σημαίνει ότι όλα τα μέρη γνωρίζουν πώς να προχωρήσουν στις καθημερινές τους δραστηριότητες και όπου βρίσκεται η τελική ευθύνη.
Θέματα Ανθρώπινου Δυναμικού
Ο ανθρώπινος πόρος είναι ένας τομέας στον οποίο οι προκαθορισμένες πολιτικές και διαδικασίες μπορούν να εξαλείψουν την σύγχυση και τις συγκρούσεις. Πρέπει να υπάρχουν σαφείς διαδικασίες σχετικά με τις απουσίες, τη χρήση τηλεφώνου, την αμοιβή των ασθενών, τις αιτήσεις διακοπών, τα θέματα ασφάλισης υγείας και την ασφάλεια του χώρου εργασίας. Είναι συχνά μια καλή ιδέα να συντάξετε ένα εγχειρίδιο, ανεξάρτητα από το πόσο μικρό, να δώσετε απαντήσεις για διάφορα θέματα πριν από τα προβλήματα. Οι συγκρούσεις των εργαζομένων, η κλοπή, η παρενόχληση, η βία στο χώρο εργασίας και άλλα σημαντικά θέματα μπορούν να οδηγήσουν με σαφείς πολιτικές και διαδικασίες για τη διαχείριση αυτών των καταστάσεων. Οι αναφορές και οι προειδοποιήσεις των εργαζομένων μπορούν να καλυφθούν, καθώς και οι ημερομηνίες του πακέτου παροχών και άλλες ερωτήσεις.
Εργασιακά καθήκοντα
Ειδικά τα μικρά γραφεία ενδέχεται να έχουν δυσκολίες στην περιγραφή των ακριβών καθηκόντων εργασίας του προσωπικού. Η σύγχυση μπορεί να εξαλειφθεί εξασφαλίζοντας ότι οι υπάλληλοι γνωρίζουν τι συνεπάγονται οι θέσεις εργασίας τους και ποια πρόσθετα καθήκοντα μπορούν να καλούνται να καλύψουν. Αυτό μπορεί να απαιτεί οργανωτικά γραφήματα που να δείχνουν ποιος αναλαμβάνει όταν άλλοι είναι έξω από το γραφείο σε ασθενείς ημέρες ή χρόνο διακοπών. Η σαφής περιγραφή του ποιος έχει τον τελευταίο λόγο σε συγκεκριμένους τομείς μπορεί να προχωρήσει πολύ προς την πρόληψη της σύγχυσης και των σκληρών συναισθημάτων μέσα στο δίκτυο γραφείων. Σύμφωνα με το Smallbiztrends.com, ο διευθυντής γραφείου είναι πιθανότατα αυτός που θα αναλάβει ένα επιπλέον καθήκον όπως οι ανθρώπινοι πόροι, οι αγορές και οι τεχνολογικές ανησυχίες που ξεπερνούν τα παραδοσιακά καθήκοντα των υπαλλήλων.
Χρηματοοικονομικές διαδικασίες
Τα κόστη μπορούν να αποσυρθούν γρήγορα από τη λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης, οπότε ένα φιλικό προς το χρήστη λογιστικό πρόγραμμα γραφείου είναι ζωτικής σημασίας για τις καλές διαδικασίες γραφείου. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί και οι εισπρακτέες συναλλαγές σε καθημερινή βάση είναι εύκολα προσβάσιμες για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση λειτουργεί εντός περιορισμών του προϋπολογισμού. Η πρόσβαση στα οικονομικά δεδομένα μπορεί να περιοριστεί σε εκείνους που πρέπει να γνωρίζουν. Οι διαδικασίες για τη διαχείριση μετρητών και μικρών αγορών θα πρέπει να είναι σαφείς με εύκολη τήρηση αρχείων. Τα έντυπα πρέπει να τυποποιούνται για θέματα αγοράς, απογραφής, τιμολόγησης και συντήρησης.
