Η σύνταξη μιας επιστολής σε έναν αξιωματούχο μπορεί να είναι ένα πολύ περίπλοκο ζήτημα. Πρέπει να χτυπήσετε ακριβώς τον σωστό τόνο του σεβασμού χωρίς να πεθάνετε. Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζετε την κατάλληλη χαιρετισμό για να χρησιμοποιήσετε και να διασφαλίσετε ότι ο τίτλος του ατόμου είναι σωστός στο γράμμα και στον φάκελο. Δεν αντιμετωπίζονται όλοι όλοι οι ισότιμοι αξιωματούχοι. Για παράδειγμα, ο πρόεδρος μιας δημοκρατίας αντιμετωπίζεται ως "Εξοχότητα" στο χαιρετισμό, ενώ ο πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών αντιμετωπίζεται ως "κύριε Πρόεδρε".
Ερευνήστε τον τίτλο του παραλήπτη. Είναι γερουσιαστής, εκπρόσωπος ή κάτι άλλο; Δεν θέλετε να είστε λανθασμένοι, διότι αυτό θα σας κάνει να κοιτάξετε απροειδοποίητα και να μειώσετε την αξιοπιστία σας.
Ξεκινήστε την επιστολή πληκτρολογώντας τη διεύθυνσή σας, αλλά όχι το όνομά σας. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία. Περάστε μια επιπλέον γραμμή και πληκτρολογήστε την επίσημη διεύθυνση του αξιωματικού και τη φυσική του διεύθυνση. Για παράδειγμα, αν γράφετε στη βασίλισσα της Αγγλίας, θα γράφετε: "Η Αυτού Μεγαλειότητα η Βασίλισσα", ακολουθούμενη από τη διεύθυνση του σπιτιού της. Από το 2011, ο συνταγματικός μονάρχης είναι η Βασίλισσα Ελισάβετ Β '. Το όνομά της είναι στην πραγματικότητα η Ελισάβετ Αλεξάνδρα Μαρία, αλλά αυτό δεν είναι ποτέ πώς απευθύνεται.
Ξεκινήστε το χαιρετισμό. Συχνά αυτό είναι διαφορετικό από τη διεύθυνση. Για παράδειγμα, εάν γράφετε στη βασίλισσα της Αγγλίας, θα χρησιμοποιούσατε είτε "Κυρία" είτε "Να ευχαριστήσει την Αυτού Μεγαλειότητα". Ακολουθήστε και τα δύο με παχύ έντερο.
Πληκτρολογήστε το σώμα της επιστολής σας. Προσέξτε να διατηρήσετε σεβασμό σε όλους τους τόνους. Είτε είστε υποκείμενο είτε πολίτης υπό την κυριαρχία ή τη θητεία του αξιωματούχου, να τον αντιμετωπίζετε με τον κατάλληλο σεβασμό προς τη θέση.
Τερματίστε την επιστολή με τη δήλωση κλεισίματος που αντιστοιχεί στον τίτλο του αξιωματούχου. Για την βασίλισσα, ένα υποκείμενο θα πρέπει να υπογράψει με "Έχω τιμή να παραμείνω, κυρία, το πιο ταπεινό και υπάκουο θέμα της κυρίας σου", ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα και την υπογραφή του υποκειμένου πάνω από αυτό. Ωστόσο, για τον πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, πρέπει να γράψετε μόνο "με σεβασμό", ακολουθούμενη από το δακτυλογραφημένο σας όνομα και υπογραφή. Όταν γράφετε σε έναν πρώην πρόεδρο, "Ειλικρινά" αρκεί.
Απευθυνθείτε στον φάκελο χρησιμοποιώντας την ίδια επίσημη διεύθυνση που εμφανίζεται στο γράμμα. Για παράδειγμα, για έναν πρώην Πρόεδρο των Ηνωμένων Πολιτειών, θα γράφετε "Αξιόλογη (Όνομα)", ακολουθούμενη από τη φυσική διεύθυνση. Για την βασίλισσα της Αγγλίας, θα πληκτρολογείτε "Η Αυτού Μεγαλειότητα η Βασίλισσα", ακολουθούμενη από τη φυσική διεύθυνση.
