Μια στρατηγική, προσεκτικά σχεδιασμένη οργανωτική δομή βοηθά μια επιχείρηση να λειτουργεί αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Μια αναποτελεσματική δομή μπορεί να προκαλέσει σημαντικά προβλήματα σε μια επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένων των απωλεσθέντων κερδών, του γρήγορου κύκλου εργασιών των εργαζομένων και της απώλειας της παραγωγικότητας. Οι ειδικοί της διαχείρισης χρησιμοποιούν τα έξι βασικά στοιχεία της οργανωτικής δομής για να σχεδιάσουν το σωστό σχέδιο για μια συγκεκριμένη εταιρεία. Αυτά τα στοιχεία είναι: η αποστασιοποίηση, η αλυσίδα διοίκησης, ο έλεγχος, η συγκέντρωση ή η αποκέντρωση, η εξειδίκευση της εργασίας και ο βαθμός τυποποίησης. Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, τη διοίκηση και τις δουλειές τους, προκειμένου να επιτύχουν τους στόχους του εργοδότη.
Συμβουλές
-
Τα έξι βασικά στοιχεία της οργανωτικής δομής είναι: η εξιστοροποίηση, η αλυσίδα διοίκησης, ο έλεγχος, η κεντροποίηση ή η αποκέντρωση, η εξειδίκευση της εργασίας και ο βαθμός τυποποίησης.
Τμήμα
Η αποφοίτηση αναφέρεται στο πώς η οργανωτική δομή συγκεντρώνει τις λειτουργίες, τα γραφεία και τις ομάδες της εταιρείας. Αυτές οι μεμονωμένες ομάδες συνήθως αναφέρονται ως τμήματα. Τα τμήματα συνήθως ταξινομούνται με βάση τα είδη των καθηκόντων που εκτελούν οι εργαζόμενοι σε κάθε τμήμα, αλλά αυτό δεν είναι ο μόνος τρόπος για να δημιουργηθεί μια κατανομή των υπηρεσιών μιας επιχείρησης. Θα μπορούσατε επίσης να διαιρέσετε την επιχείρηση σε ομάδες με βάση γραμμές προϊόντων ή μάρκας, γεωγραφικές τοποθεσίες ή ακόμα και τις ανάγκες των πελατών.
Ιεραρχία
Οι περισσότεροι οργανισμοί, από επιχειρήσεις έως μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, χρησιμοποιούν μια αλυσίδα διοίκησης. Αυτό βοηθά στην εξάλειψη της αναποτελεσματικότητας με την αναφορά κάθε υπαλλήλου σε έναν μόνο διαχειριστή, αντί σε αρκετούς διευθυντές. Στο εταιρικό πλαίσιο, αυτός ο τύπος αλυσίδας διοίκησης αντανακλάται στην οργανωτική δομή και επηρεάζει τις περιγραφές θέσεων εργασίας καθώς και τις ιεραρχίες γραφείων. Οι διευθυντές αναθέτουν εργασίες, ανακοινώνουν τις προσδοκίες και τις προθεσμίες στους υπαλλήλους και παρέχουν κίνητρα σε μία βάση.
Όταν οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν εμπόδια ή προβλήματα, αναφέρουν στον κατάλληλο διαχειριστή. Όταν είναι απαραίτητο, ο διαχειριστής είναι στη συνέχεια υπεύθυνος για να πάρει την ανησυχία ή να εκδώσει την αλυσίδα διοίκησης στο επόμενο επίπεδο και ούτω καθεξής. Αυτή η αλυσίδα εξουσίας ή διοίκησης εξομαλύνει τις επιχειρήσεις και τις επικοινωνίες για μια πιο αποδοτική και παραγωγική επιχείρηση.
Διάρκεια του ελέγχου
Το εύρος ελέγχου ενός οργανισμού καθορίζει τον αριθμό των υπαλλήλων που κάθε διαχειριστής είναι υπεύθυνος για την εταιρεία. Δεν υπάρχει κανένας τύπος ελέγχου ελέγχου που να είναι ιδανικός για όλες τις εταιρείες ή ακόμα και για όλες τις επιχειρήσεις σε μια συγκεκριμένη βιομηχανία. Η βέλτιστη διάρκεια θα εξαρτηθεί από διάφορους παράγοντες, όπως το μέγεθος του εργατικού δυναμικού, τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία χωρίζεται σε τμήματα και τους συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους και στρατηγικές της εταιρείας.
Άλλοι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι ο τύπος διαχειριστή που έχει ανατεθεί σε κάθε συγκεκριμένο τμήμα και οι περιγραφές θέσεων εργασίας των υπαλλήλων που αναφέρουν αυτόν τον διαχειριστή. Με βάση το προσωπικό στυλ ή την προσέγγιση του διαχειριστή, το εύρος του ελέγχου θα μπορούσε να κυμανθεί από τρία ή τέσσερα έως 15 ή περισσότερα. Φυσικά, οι διαχειριστές που είναι τοποθετημένοι ψηλότερα στην αλυσίδα διοίκησης έχουν συνήθως πιο αυστηρό έλεγχο, καθώς είναι άμεσα υπεύθυνοι για middle-manager ή ηγέτες ομάδων.
Κεντροποίηση και αποκέντρωση
Οι οργανωτικές δομές επίσης βρίσκονται κάπου σε ένα φάσμα συγκέντρωσης. Γενικά, οι πιο συντηρητικές εταιρικές οντότητες υιοθετούν μια κεντρική δομή. Σε αυτό το σχέδιο, οι διαχειριστές επιπέδου C κάνουν όλες τις αποφάσεις, η διαχείριση σχεδιάζει ένα σχέδιο εκτέλεσης και οι υπάλληλοι της πρώτης γραμμής εκτελούν αυτό το σχέδιο. Οι υπάλληλοι σε επίπεδο C είναι γενικά αυτοί που βρίσκονται στο ανώτατο επίπεδο του οργανωτικού χάρτη, όπως ο διευθύνων σύμβουλος, ο επικεφαλής λειτουργός και ο επικεφαλής μάρκετινγκ.
Η κεντρική εξουσιοδότηση σε μια επιχείρηση σημαίνει ότι η μεσαία διοίκηση έχει συνήθως ελάχιστα ή και καθόλου στοιχεία σχετικά με τους στόχους που θέτει η εταιρεία. Αυτό το σύστημα είναι χαρακτηριστικό σε μεγαλύτερες εταιρικές οργανώσεις, καθώς και σε εταιρείες σε πιο συντηρητικές βιομηχανίες. Από την άλλη πλευρά, μια εταιρεία θα μπορούσε να υιοθετήσει μια πιο αποκεντρωμένη προσέγγιση. Ένα αποκεντρωμένο σύστημα επιτρέπει σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης τη δυνατότητα να δίνουν συμβολή σε στόχους και στόχους μεγάλης προβολής. Μεγαλύτερες αποφάσεις σε ολόκληρη την εταιρεία εξακολουθούν να παρέχονται γενικά στους αξιωματικούς του επιπέδου C, αλλά οι διευθυντές των τμημάτων διαθέτουν μεγαλύτερο περιθώριο χειρισμού όσον αφορά τον τρόπο λειτουργίας των ομάδων τους.
Εξειδίκευση εργασίας
Σε κάθε επιχείρηση, στους υπαλλήλους όλων των επιπέδων δίνεται συνήθως περιγραφή των καθηκόντων τους και των προσδοκιών που έρχονται με τις θέσεις τους. Στις μεγαλύτερες εταιρείες, οι περιγραφές θέσεων εργασίας εγκρίνονται τυπικά γραπτώς. Αυτή η προσέγγιση συμβάλλει στην ικανοποίηση των ειδικών αναγκών του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας, χωρίς περιττές αλληλεπικαλύψεις. Η εξειδίκευση στην εργασία εξασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν συγκεκριμένα καθήκοντα τα οποία αναμένεται να εκτελούν με βάση την εργασιακή εμπειρία, την εκπαίδευση και τις δεξιότητες κάθε εργαζομένου. Αυτό αποτρέπει την προσδοκία ότι οι υπάλληλοι θα εκτελούν καθήκοντα για τα οποία δεν έχουν προηγούμενη εμπειρία ή κατάρτιση και δεν τους επιτρέπουν να εκτελούν καθήκοντα κάτω από τις ικανότητές τους.
Τυποποίηση
Τέλος, οι οργανωτικές δομές εφαρμόζουν κάποιο βαθμό επισημοποίησης. Αυτό το στοιχείο περιγράφει τις δια-οργανωτικές σχέσεις. Η τυποποίηση είναι το στοιχείο που καθορίζει τις διαδικασίες, τους κανόνες και τις οδηγίες της εταιρείας όπως υιοθετήθηκαν από τη διοίκηση. Η μορφοποίηση καθορίζει επίσης τις πτυχές της εταιρικής κουλτούρας, όπως το κατά πόσον οι υπάλληλοι πρέπει να συνδεθούν και να αποσυνδεθούν κατά την άφιξη και την έξοδο από το γραφείο, πόσες διακοπές μπορούν να λάβουν οι εργαζόμενοι και πόσο διαρκούν τα διαλείμματα, πώς και πότε οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν τους υπολογιστές της επιχείρησης όλα τα επίπεδα αναμένεται να φορεθούν για εργασία.
