Οι εταιρείες χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για διάφορους σκοπούς. Τα προγράμματα μπορούν να υπολογίζουν, να ταξινομούν και να αναλύουν τα δεδομένα έτσι ώστε η διοίκηση να είναι καλύτερα σε θέση να κατανοήσει τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Τα υπολογιστικά φύλλα ρυθμίζονται σε μορφή πλέγματος. Κάθε κομμάτι δεδομένων τοποθετείται στο δικό του κελί, έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σωστά. Τα δεδομένα μπορεί να είναι αριθμοί ή λέξεις. Οι λέξεις ταξινομούνται αλφαβητικά και οι αριθμοί αριθμητικά. Οι αριθμοί υπολογίζονται με την προσθήκη, αφαίρεση, πολλαπλασιασμό και διαίρεση. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν τύποι για πιο περίπλοκους υπολογισμούς.
Οι εταιρείες χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση των εργαζομένων, της παραγωγής και των οικονομικών. Τα στοιχεία των εργαζομένων μπορούν να καταγράφουν και να παρακολουθούν τις υπερωρίες και τις απουσίες. Οι ποσότητες παραγωγής μπορούν να συλλεχθούν μαζί με τις ώρες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των προϊόντων. Αυτά τα στοιχεία των εργαζομένων και της παραγωγής μπορούν να συνδυαστούν για να αναλύσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων βάσει του μεγέθους του προϊόντος. Η διοίκηση μπορεί να σπάσει τα δεδομένα για να δείξει πόσα προϊόντα παράγονται κατά μέσο όρο σε μια ώρα, πόσα δολάρια χρειάζεται για να φτιάξουν το προϊόν και πόσα εργαζόμενοι χρησιμοποιήθηκαν.
Τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην παρακολούθηση των πραγματικών κερδών και των δαπανών έναντι των ποσών που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό. Οι οικονομικοί αναλυτές μπορούν να εισάγουν στοιχεία του προϋπολογισμού, τα οποία η διοίκηση αναμένει να δαπανήσει και να κερδίσει σε ένα χρόνο, σε μια στήλη σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μια ξεχωριστή στήλη μπορεί να αναφέρει τις πραγματικές δαπάνες, ώστε να μπορεί να συγκριθεί δίπλα-δίπλα. Οι συνολικές στήλες δείχνουν τι έγινε το έτος μέχρι σήμερα καθώς περνούν οι μήνες. Τα ποσά μπορούν στη συνέχεια να αναλυθούν για να αποφασιστεί εάν πρέπει να γίνουν τα πράγματα για να διορθωθούν οι μεγάλες διακυμάνσεις μεταξύ του προϋπολογισμού και των πραγματικών ποσών. Ο χρήστης του υπολογιστικού φύλλου μπορεί να δημιουργήσει γραφήματα από τα δεδομένα για να δείξει ένα πιο οπτικό παράδειγμα των δαπανών ή άλλων τμημάτων του υπολογιστικού φύλλου.
Τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εμφάνιση οικονομικών πληροφοριών υπό μορφή δηλώσεων εσόδων, ταμιακών ροών και ισολογισμών. Αυτά συνήθως δημιουργούνται για να αντλούν πληροφορίες από μια βάση δεδομένων οικονομικών πληροφοριών ή άλλα υπολογιστικά φύλλα που συνδέονται με αυτήν. Αυτές οι δηλώσεις δείχνουν καθαρά κέρδη, στοιχεία ενεργητικού έναντι υποχρεώσεων και πώς τα μετρητά κινούνται εντός της εταιρείας.
Βασικά, τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να κάνουν τίποτα που έχει να κάνουν με τους υπολογισμούς και είναι πολύ χρήσιμα όταν πολλαπλοί υπολογισμοί πρέπει να γίνουν ταυτόχρονα. Η τιμολόγηση του προϊόντος είναι ένα παράδειγμα αυτού. Μια βάση δεδομένων των προϊόντων μπορεί να εμφανίσει μια ανάλυση όλων των στοιχείων και των τιμών τους. Αν το κόστος ενός στοιχείου ανεβαίνει, μπορεί να αλλάξει στο υπολογιστικό φύλλο και οι υπολογισμοί και οι σύνδεσμοι θα το αλλάξουν σε όλα τα προϊόντα. Αυτό θα αντανακλά στη συνέχεια το νέο κόστος κάθε προϊόντος, ώστε η διοίκηση να είναι σε θέση να προσαρμόσει την τιμολόγηση στους πελάτες της.
