Οι ταπετσαρισμένοι επιτραπέζιοι υπολογιστές και τα συρταριακά συρτάρια γραφείου χαράσσουν μόνο την επιφάνεια της καλής οργάνωσης. Αντ 'αυτού, η οργάνωση των εργαζομένων σας συχνά σημαίνει να πηγαίνετε πίσω από τις σκηνές και να αντιμετωπίζετε την οργάνωση γραφείων από μέσα προς τα έξω. Μπορεί επίσης να σημαίνει την ενσωμάτωση λίγων δημιουργικών σκέψεων, καθώς και παραδοσιακών και προφανών μέτρων, στην προσέγγισή σας για την οργάνωση των εργαζομένων.
Σταματήστε τη λειτουργία Multitasking
Παρόλο που μπορεί να φαίνεται ότι το multitasking είναι ένας καλός τρόπος για να κάνετε περισσότερη δουλειά, η εργασία σε πολλαπλά καθήκοντα ταυτόχρονα μειώνει την παραγωγικότητα και ανατρέπει τις προσπάθειές σας να οργανωθούν οι εργαζόμενοι. Σύμφωνα με την American Management Association, η καθαρή μείωση της παραγωγικότητας μπορεί να φθάσει το 75%. Καθορίστε έναν σαφή κανόνα που απαιτεί από τους υπαλλήλους σας να δίνουν προτεραιότητα στις δραστηριότητες και τα καθήκοντα και να εργάζονται πρώτα στην εργασία ή δραστηριότητα με την υψηλότερη προτεραιότητα. Αυτό όχι μόνο βελτιώνει την παραγωγικότητα και μειώνει το άγχος, αλλά έχει επίσης ως αποτέλεσμα μια καλύτερα οργανωμένη ροή εργασίας.
Ρύθμιση ενός χώρου αποθήκευσης πληροφοριών
Προσδιορίστε και ρυθμίστε μια κεντρική τοποθεσία, όπως ένα πλαίσιο εφαρμογών που βασίζεται στο Web ή μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου, για την αποθήκευση εντύπων, προτύπων εγγράφων, αντιγράφων πολιτικών της εταιρείας και οποιωνδήποτε άλλων πληροφοριών που οι υπάλληλοι μοιράζονται ή έχουν πρόσβαση συχνά. Η κατοχή μίας θέσης για την αποθήκευση κοινώς προσπελάσιμων πληροφοριών καθιστά εύκολη την πρόσβαση και βοηθά όλους να οργανωθούν. Με τον ίδιο τρόπο, ένα κεντρικό, κοινόχρηστο ημερολόγιο εταιρίας ή τμήματος ενημερώνει τον καθένα για το τι συμβαίνει και βοηθά τους υπαλλήλους να δημιουργούν ημερήσια και εβδομαδιαία σχέδια.
Συνεδριάσεις και επικοινωνίες
Καθορίστε σαφείς προσδοκίες, αναθέστε καθήκοντα και ενημερώστε για τις αλλαγές όταν είναι δυνατόν. Αφήνοντας τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τι περιμένετε και τι θέλετε να δουλέψουν, επιτρέπει τον εκ των προτέρων σχεδιασμό και την καλύτερη οργάνωση. Κρατήστε εβδομαδιαίες ή μηνιαίες ατομικές και ομαδικές συναντήσεις για να αξιολογήσετε την πρόοδο στην επίτευξη των καθορισμένων στόχωνΑντιμετωπίστε την καλή οργάνωση απευθείας μέσω εργαστηρίων, προβάλλονται ομιλητές και εργάζεστε με εργαζόμενους που αγωνίζονται για τη βελτίωση των οργανωτικών τους δεξιοτήτων. Ενθαρρύνετε τη λήψη σημείων κατά τη διάρκεια συναντήσεων για να μειώσετε την πιθανότητα ότι η ξεχασία θα επηρεάσει την καλή οργάνωση.
Αφήστε χρόνο για προγραμματισμό
Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να αφήσουν 15 λεπτά για προγραμματισμό στο τέλος κάθε ημέρας. Περιλάβετε επιπλέον 15 λεπτά κάθε Παρασκευή το απόγευμα για να επανεξετάσετε το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας και να προετοιμαστείτε για την προσεχή εβδομάδα. Βοηθώντας τους υπαλλήλους σας να βελτιώσουν τις ικανότητές τους σχεδιασμού βελτιώνει επίσης την οργάνωση, επιτρέποντάς τους να προετοιμάσουν υλικά ή πληροφορίες εκ των προτέρων. Ο προκαταρκτικός προγραμματισμός μπορεί επίσης να βοηθήσει τους υπαλλήλους να δουν πού μπορεί να προσπαθούν να χωρέσουν πάρα πολύ σε μια εργάσιμη μέρα, πράγμα που υποδηλώνει την ανάγκη αναπροσαρμογής των καθημερινών στόχων ή ζήτησης βοήθειας.
