Πολύς ο καθένας εκτιμά να λαμβάνει επαίνους, είτε προέρχεται από ένα φίλο είτε από μέλος της οικογένειας, έναν επόπτη ή έναν συνεργάτη. Στην επιχείρηση, η αναγνώριση για μια καλή δουλειά ή μια επιπλέον προσπάθεια δείχνει ότι οι ενέργειες έχουν παρατηρηθεί και χρησιμεύει ως ενθάρρυνση για να συνεχίσει να κάνει καλή δουλειά. Η τοποθέτηση σε γραπτή μορφή δείχνει μια ιδιαίτερη προσπάθεια για να εκφράσει μια φιλοφρόνηση, ενώ παράλληλα δίνει στο πρόσωπο μια απτή υπενθύμιση του επαίνου.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Διεύθυνση (φυσική ή ηλεκτρονική)
-
Κατάλογος των δράσεων ή των επιδόσεων που επαίνεσε
-
Χαρτί και στυλό ή υπολογιστή με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
Αποδοχή
Επιλέξτε μια μορφή. Τα επιχειρησιακά γράμματα μπορούν να είναι είτε παραδοσιακά χαρτί γράμματα τυπωμένα μόνοι σας είτε επιστολόχαρτα της εταιρείας ή μπορούν να σταλούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Τα πλεονεκτήματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η άμεση και ανεπίσημη. Πλεονεκτήματα για ένα χαρτί, ή έντυπη επιστολή, είναι η μονιμότητα και η εμφάνιση της προσπάθειας που συνεπάγεται. Και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να μάθετε πού να στείλετε την επιστολή.
Καταχωρίστε το πράγμα ή τα πράγματα που θέλετε να επαινείτε το άτομο (ή ο οργανισμός) για. Κάνοντας μια λίστα πριν αρχίσετε να γράφετε το γράμμα καθιστά τη γραφή ευκολότερη και εξασφαλίζει ότι δεν θα αφήσετε τίποτα ουσιώδη που θέλετε να συμπεριλάβετε. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αποφύγετε να δηλώσετε το προφανές, το οποίο θα μπορούσε να υποτιμήσει το μήνυμα που σκοπεύετε να δώσετε.
Βρείτε ένα παράδειγμα. Ένα καλά γραμμένο γράμμα εξασφαλίζει ότι τα σημεία σας είναι σαφή. Μπορεί επίσης να επικοινωνήσει με έναν βαθμό επαγγελματισμού. Υπάρχουν χιλιάδες πρότυπα και δείγματα εμπορικών επιστολών που είναι διαθέσιμα σε ιστότοπους, όπως business-letter-format.net, www.enotes.com, freebizletters.blogspot.com και www.writinghelp-central.com. Επιχειρησιακά γράμματα ή επιστολές που επαινούν την απόδοση ενός ατόμου κ.λπ. πρέπει να αποστέλλονται με επιστολόχαρτα, ενώ προσωπικές επιστολές εκτίμησης θα πρέπει να είναι σε προσωπικά χαρτικά.
Συμβουλές
-
Ανάλογα με τον λόγο που επαινείτε κάποιον, υπάρχουν διαφορετικές μορφές που είναι οι πλέον κατάλληλες. Για παράδειγμα, μια επιστολή που ευχαριστεί ένα άτομο για τις προσπάθειές του είναι διαφορετική από εκείνη που αποστέλλεται στον επόπτη του προσώπου για να του συμβουλεύσει την απόδοση του υπαλλήλου του. Εξερευνήστε διαφορετικούς τύπους επιστολών για να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις περιστάσεις σας.
