Είτε παίρνετε μια παραγγελία για μια πίτσα, μια παραγγελία για κάτι από τηλεοπτική διαφήμιση, εξαρτήματα αυτοκινήτου ή μεταφορικό σύστημα, η διαδικασία για την παραγγελία δεν αλλάζει. Η ευγένεια και η συλλογή όλων των απαραίτητων πληροφοριών για την τοποθέτηση της παραγγελίας ολοκληρώνει τη συναλλαγή με επαγγελματικό τρόπο και προωθεί την ικανοποίηση του πελάτη. Η διαδικασία παραγγελίας μπορεί να καθορίσει εάν ένας πελάτης τοποθετεί μια επαναλαμβανόμενη σειρά.
Προσδιορίστε τον εαυτό σας και τον τόπο της επιχείρησής σας όταν απαντάτε στο τηλέφωνο. Για παράδειγμα, "ABC123 Company, αυτή είναι η Sally, πώς μπορώ να σας βοηθήσω σήμερα;" Ποτέ μην τρώτε ή πίνετε όταν μιλάτε στο τηλέφωνο και μιλάτε ξεκάθαρα και αργά ώστε ο πελάτης να σας καταλάβει. Διατηρήστε τη φωνή σας σε ισότιμο επίπεδο. αν έχετε την τάση να μιλάτε δυνατά, να περιορίσετε αυτή την τάση όταν βρίσκεστε στο τηλέφωνο στο χώρο εργασίας και διατηρήστε έναν φιλικό τόνο στη φωνή σας. Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική και αποφύγετε αργαλειούς.
Ζητήστε το όνομα του καλούντος και χρησιμοποιήστε το κατά τη διάρκεια της συνομιλίας. Μην καλέσετε έναν πελάτη με το όνομά του παρά μόνο αν σας δώσει εντολή να το κάνετε αυτό. χρησιμοποιήστε τον επίσημο τίτλο της. Ποτέ μην βάζετε τον πελάτη σε αναμονή ή το μεγάφωνο, χωρίς πρώτα να ζητάτε την άδειά του και να περιμένετε την απάντησή της.
Ακούστε προσεκτικά τον πελάτη και σημειώστε κάθε σχετική πληροφορία. Ζητήστε του να επαναλάβει εάν είναι απαραίτητο. Μην βασίζεστε στη μνήμη σας. Ποτέ μην ενεργείτε σαν να βιάζεστε, ο πιο σημαντικός πελάτης είναι αυτός που βρίσκεται στο τηλέφωνο. Κρατήστε τον τρόπο σας υπομονετικός και χρήσιμος.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συγκεντρώσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την τοποθέτηση της παραγγελίας, συμπεριλαμβανομένου του ακριβούς στοιχείου, των προδιαγραφών, του μεγέθους και κάθε άλλης σχετικής πληροφορίας. Είναι καλύτερα να έχετε περισσότερες πληροφορίες από ό, τι χρειάζεται για να τοποθετήσετε την παραγγελία σωστά παρά πολύ. Πάντα επαναλάβετε την εντολή του πελάτη για να την επαληθεύσετε. Βεβαιωθείτε ότι είναι σαφής σχετικά με την τιμή του παραγγελθέντος αντικειμένου, ώστε να αποφευχθεί ο πελάτης να λάβει μια δυσάρεστη έκπληξη όταν λάβει το λογαριασμό.
Ζητήστε από τον πελάτη τον αριθμό τηλεφώνου του, ώστε να μπορείτε να τον καλέσετε ξανά εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με την παραγγελία αργότερα. Πάντα να τερματίζετε τη συζήτηση, ευχαριστώντας τον πελάτη για την επιχείρησή του. Περιμένετε να κλείσει πρώτα το τηλέφωνο, ώστε να μην ακούσει το θόρυβο του τηλεφώνου να κρεμάσει.
