Μια γενική PO ή εντολή αγοράς είναι μια δεσμευτική σύμβαση για την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών σε καθορισμένη τιμή και για ορισμένο χρονικό διάστημα. Μια γενική PO προσθέτει βεβαιότητα σε μια επιχείρηση. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη χρήση αυτής της μορφής εμπορίου. Οι κρατικές υπηρεσίες ή μια ιδιωτική επιχείρηση μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια γενική PO.
Καταγραφή εμπορευμάτων
Η PO διευκολύνει τους υπαλλήλους του αγοραστή να υπολογίζουν τα κατάλληλα επίπεδα απογραφής και να γνωρίζουν πότε είναι καιρός να αναδιατάξουν τα αναλώσιμα. Η ΠΕ επιτρέπει στον αγοραστή να ελέγχει καλύτερα το κόστος εφαρμόζοντας μέτρα εξοικονόμησης κόστους όπως ένα σύστημα απογραφής στο χρόνο.
Εξοικονόμηση κόστους
Η υποβολή προσφορών επιτρέπει στους πιθανούς πωλητές να αισθάνονται ότι οι ανταγωνιστές έχουν ίσες ευκαιρίες στην επιχείρηση. Ο προστιθέμενος ανταγωνισμός σημαίνει ευνοϊκές τιμές στον αγοραστή. Με μια σταθερή τιμή για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, η PO λειτουργεί ως αντιστάθμισμα έναντι του πληθωρισμού. Ο αυξημένος ανταγωνισμός επιτρέπει επίσης στον αγοραστή περισσότερη μόχλευση στη διαπραγμάτευση καλύτερων όρων σύμβασης.
Βεβαιότητα
Οι επιχειρήσεις όπως η βεβαιότητα. Με μια γενική PO, υπάρχει βεβαιότητα τόσο για τον προμηθευτή όσο και για τον πωλητή σχετικά με το κόστος των αγαθών ή των υπηρεσιών. Και οι δύο πλευρές έχουν σιγουριά όσον αφορά την ποσότητα, την τιμή, τις απαιτήσεις παράδοσης και τους όρους πληρωμής. Ο προμηθευτής είναι σίγουρος για τα έσοδα που εισέρχονται στην επιχείρησή του. Εάν η παραγγελία είναι αρκετά μεγάλη και ο αγοραστής μια γνωστή εταιρεία, ο πωλητής μπορεί να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσει τις ΟΠ για να δημιουργήσει μια πιστωτική γραμμή.
Η διαδικασία αγοράς
Συνδυάζοντας μια γενική PO, κωδικοποιεί τη διαδικασία αγοράς. Αυτό μειώνει το χρόνο που αφιερώνεται σε επαναλαμβανόμενες προσφορές παραγγελιών και επιτρέπει στους αγοραστές να επικεντρωθούν σε άλλα καθήκοντα. Μια γενική PO αυξάνει επίσης τις επαφές δικτύωσης του προμηθευτή για μελλοντικές συναλλαγές. Αυτό αφήνει ένα σαφές μονοπάτι ελέγχου. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής προσφορών, οι πωλητές ενδέχεται να προσφέρουν υποκατάστατα αντικείμενα που μπορεί να είναι καλύτερα από τα πρωτότυπα.
