Οι υπεύθυνοι ασφαλείας χρειάζονται μια καθιερωμένη δέσμη πολιτικών και διαδικασιών για να τους καθοδηγήσουν στις ενέργειές τους. Αυτό το σύνολο διαδικασιών πρέπει να είναι σε κάθε καθιερωμένη θέση αναφοράς και πρέπει να απαιτείται ανάγνωση. Τα πρωτόκολλα αυτά παραδίδονται σε εκπαίδευση και αναγνωρίζονται από τον αξιωματικό. Η απόκλιση από αυτά τα καθιερωμένα πρωτόκολλα ανοίγει την πόρτα σε ευθύνη και διαφορές για όλους τους εμπλεκόμενους.
Σημασία
Η σημασία των καθιερωμένων πρωτοκόλλων για τους υπεύθυνους ασφαλείας είναι πρωταρχικής σημασίας. Χωρίς μια καθορισμένη πολιτική για τους υπαλλήλους να επιστρέψουν επάνω, αυτό αφήνει υπερβολικό περιθώριο για αξιωματικούς να «αναπληρώσουν καθώς πηγαίνουν μαζί» - συχνά σε άγνοια των τοπικών νόμων και εντολών ή βέλτιστων πρακτικών που αποσκοπούν στον περιορισμό της ευθύνης.
Τύποι πρωτοκόλλων
Υπάρχουν τρεις τύποι πρωτοκόλλων για τους υπεύθυνους ασφαλείας: τα εγχειρίδια πολιτικής και διαδικασιών, οι εντολές μετάδοσης και τα αρχεία καταγραφής. Κάθε ένα από αυτά τα πρωτόκολλα απευθύνεται σε διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού, τα οποία κλιμακώνονται από ολόκληρη την εταιρεία, μέχρι τον επιμέρους ιστότοπο και τελικά στις συγκεκριμένες θέσεις σε κάθε τοποθεσία.
Συνολική πολιτική και διαδικασίες
Ο γονέας των πρωτοκόλλων του υπεύθυνου ασφαλείας είναι το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας. Αυτό το εγχειρίδιο περιγράφει βασικές προσδοκίες και κατευθυντήριες γραμμές για τους αξιωματικούς ασφαλείας που είναι εταιρικά. Καταρτίζεται από τις βέλτιστες πρακτικές και συνήθως εξετάζεται από μια ομάδα ανθρώπινου δυναμικού ή μια εταιρεία, καθώς και έναν εμπειρογνώμονα στον τομέα της απασχόλησης. Αυτό το εγχειρίδιο εισάγεται στην εκπαίδευση, οι αρχές του εξηγούνται με απλούς όρους και το περιεχόμενό του αναγνωρίζεται και παρακολουθείται.
Δημοσίευση παραγγελιών
Όταν ο αξιωματικός ασφαλείας φτάσει στο χώρο εργασίας του, συναντά μια πολύ συγκεκριμένη θέση που απαιτεί πολύ συγκεκριμένα πρωτόκολλα. Η μέθοδος που αντιμετωπίζεται με την υποχρέωση λογοδοσίας είναι μέσω της ιδέας της ταχυδρομικής παραγγελίας. Αυτές οι γραπτές εντολές, που εφαρμόζονται σωστά και αναθεωρούνται από το στοιχείο διαχείρισης, σκιαγραφούν ακριβώς το "τι, πότε, πού και πώς" η θέση είναι επανδρωμένη όσο το δυνατόν λιγότερο ασάφεια. Όταν αναλαμβάνει τη θέση για πρώτη φορά, ο υπεύθυνος ασφαλείας πρέπει να διαβάσει τις εντολές και να ελέγξει για τροποποιήσεις ώστε να βεβαιωθεί ότι είναι σύμφωνη με τις παραγγελίες.
Αποσύνδεση αρχείων καταγραφής
Το αρχείο καταγραφής είναι ένα σημαντικό πρωτόκολλο όπου διατηρούνται οι πιο πρόσφατες πληροφορίες "πραγματικού χρόνου". Πρόκειται για κάτι που αφορά όλα τα θέματα που σχετίζονται με ένα εισερχόμενο αξιωματικό που δεν καλύπτεται από το γενικό εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών ή συγκεκριμένες ταχυδρομικές εντολές. Για παράδειγμα, αν ειδοποιηθεί η θέση ότι "το κόκκινο τσιμεντένιο φορτηγό με πινακίδα άδειας 12345 πρέπει να επιτρέπεται με ένα πέρασμα μόνο την Τρίτη", οι πληροφορίες αυτές καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής. Αυτό επιτρέπει τη στιγμιαία τροποποίηση των ταχυδρομικών εντολών για αυτήν την εξαίρεση.
Διάρκεια των πρωτοκόλλων
Το πρωτόκολλο για τους υπαλλήλους ασφαλείας, είτε πρόκειται για ταχυδρομικές παραγγελίες είτε για πολιτικές και διαδικασίες, πρέπει να έχει επαρκές μήκος και βάθος για να παρέχει ευρεία καθοδήγηση για τα περισσότερα σενάρια. Η φροντίδα όμως χρησιμοποιείται για να αποφευχθεί η δημιουργία εγγράφων που είναι άσκοπα μακρά και υπερβολικά συγκεκριμένα. Τα πρωτόκολλα που είναι υπερβολικά δύσκαμπτα ή ακόμα και αντιφατικά, κινδυνεύουν να συγχέουν αξιωματικούς που συχνά βρίσκονται μακριά από αυτούς που έγραψαν τις εντολές.
