Η διαχείριση της αναφοράς έχει εξελιχθεί μαζί με την τεχνολογία. Αυτό που συμβαίνει παραδοσιακά, καθώς οι προφορικές αναφορές στην ηγεσία μέσα στις εταιρείες έχουν εξελιχθεί σε όλο και πιο εξελιγμένες αναλύσεις και στατιστικά προϊόντα εργασίας που είναι έτοιμα να σκάψουν βαθύτερα στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Συνήθως, το Excel και το PowerPoint είναι τα κύρια εργαλεία που χρησιμοποιούνται για την παροχή της διαχείρισης της αναφοράς στην ηγεσία μιας εταιρείας.
Σημασία
Η ορθή αναφορά διαχείρισης παρέχει στους βασικούς ηγέτες πληροφορίες που συχνά υπερβαίνουν τις οικονομικές καταστάσεις. Μπορεί να περιγράψει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το κόστος και το περιθώριο, τα στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας, τις διακυμάνσεις από τον προϋπολογισμό έως την πραγματική απόδοση και τις αποδόσεις των επενδύσεων.
Λειτουργία
Οι αναφορές διαχείρισης εξυπηρετούν τη λειτουργία της προβολής της απόδοσης της εταιρείας σε σχέση με τους στόχους και τους στόχους που έχουν τεθεί για αυτήν. Για παράδειγμα, μπορούν να εξεταστούν οι στόχοι μείωσης του κόστους. Οι στόχοι για την ανάπτυξη, τα κέρδη ή τις ταμειακές ροές που έχουν οριστεί στην αρχή του έτους μπορούν να παρακολουθούνται καθώς το έτος ξεδιπλώνεται για να προσδιοριστεί ο τρόπος λειτουργίας των επιχειρηματικών μονάδων και των τμημάτων. Οι στόχοι των πωλήσεων θα μπορούσαν να παρακολουθούνται και με αυτό τον τρόπο.
Τύποι
Οι τύποι και τα μορφότυπα της αναφοράς διαχείρισης είναι δυνητικά απεριόριστα, αλλά μπορούν να διαχωριστούν σε τρεις ευρείες κατηγορίες. Το πρώτο και πιο συνηθισμένο είναι η ανάλυση διακύμανσης, στην οποία οι λεπτομερείς πωλήσεις, οι τιμές, ο όγκος, το κόστος και τα περιθώρια κέρδους συγκρίνονται με τα λογιστικά φύλλα προϋπολογισμού και προβλέψεων. Γενικά, οι εταιρείες έχουν προϋπολογισμό για ένα συγκεκριμένο έτος, και μερικές φορές μια πρόβλεψη που μπορεί να προσαρμοστεί καθώς το έτος εξελίσσεται. Τα πραγματικά αποτελέσματα που φορτώνονται σε υπολογιστικά φύλλα, καθώς καθίστανται διαθέσιμα κατά τη διάρκεια του έτους, χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για να προσδιορίσουν τις ευνοϊκές και τις δυσμενείς διακυμάνσεις. Ένας άλλος τύπος αναφοράς διαχείρισης περιλαμβάνει την ανάλυση ανταγωνιστών, στην οποία τα αποτελέσματα μιας εταιρείας συγκρίνονται με βασικούς ανταγωνιστές. Οι μετρήσεις περιλαμβάνουν συχνά τις πωλήσεις, το μικτό περιθώριο, την απόδοση της επένδυσης, την απόδοση του κεφαλαίου και την κεφαλαιοποίηση. Μια τρίτη βασική κατηγορία περιλαμβάνει λειτουργικές στατιστικές. Οι επίσημες οικονομικές καταστάσεις όπως δημοσιεύονται στο έντυπο 10-Q της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς και οι ετήσιες εκθέσεις συχνά δεν εξετάζουν λεπτομερώς τους αριθμούς παραγωγής, τα δεδομένα για την υγεία και την ασφάλεια, την παραγωγικότητα ανά γραμμή προϊόντων και την ανάλυση περιθωρίου.
Σκέψεις
Οι σημαντικότερες εκτιμήσεις στην αναφορά διαχείρισης είναι η προκατάληψη και η συνάφεια. Το Bias αναφέρεται στην τάση της ηγεσίας να εξετάζει μόνο δεδομένα που επηρεάζουν την αποζημίωσή της και όχι δεδομένα που μιλούν για την ευεξία ολόκληρης της επιχείρησης. Για παράδειγμα, εάν το μπόνους ενός εκτελεστικού βασίζεται σε στόχους κερδών πριν από τόκους και φόρους (EBIT), τότε μπορεί να ζητήσει από την ομάδα χρηματοδότησης μόνο την αναφορά των στόχων EBIT και των πραγματικών αποτελεσμάτων EBIT. Εντούτοις, αυτό μπορεί να χάσει άλλα βασικά στοιχεία, όπως η επιστροφή κεφαλαίου (ROCE) ή η ταμειακή ροή. Η συνάφεια είναι ένα άλλο βασικό κριτήριο, καθώς μπορεί να είναι δελεαστικό να ταφεί κανείς σε αριθμούς και δεδομένα, ενώ θα χάσει την οπτική γωνία των πληροφοριών που είναι πιο σημαντικές για την αξιολόγηση της απόδοσης του οργανισμού.
Οφέλη
Η ορθή αναφορά διαχείρισης έχει το πλεονέκτημα ότι επιτρέπει στην εταιρική ηγεσία να μιλά σαφώς για τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση εκτελεί σε γλώσσα που οι εργαζόμενοι και οι επενδυτές μπορούν να εκτιμήσουν. Βοηθά στην παροχή της διαφάνειας που απαιτεί συχνά ο δημόσιος έλεγχος.
