Η ανάπτυξη των προϋπολογισμών αποτελεί απαραίτητο στοιχείο για την επιχειρησιακή και οικονομική επιτυχία μιας επιχείρησης. Ένας προϋπολογισμός αναλύει τα αναμενόμενα έξοδα και πόρους μιας εταιρείας. Η διαδικασία για την ανάπτυξη, την αναθεώρηση και την έγκριση των προϋπολογισμών είναι συνήθως χρονοβόρος. Ορισμένες μέθοδοι προϋπολογισμού απαιτούν περισσότερο χρόνο ή τεκμηρίωση από άλλες.Η γνώση των χαρακτηριστικών των διαφόρων τύπων μεθόδων προϋπολογισμού μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε τη σωστή μέθοδο για την εταιρεία σας, ώστε να αναπτύξετε αποτελεσματικούς προϋπολογισμούς με αποτελεσματικό τρόπο.
Μηδενικός προϋπολογισμός
Η μηδενική μέθοδος για τη διαμόρφωση ενός προϋπολογισμού ξεκινά με μια μηδενική γραμμή αντί για τη βάση για τον προϋπολογισμό του προηγούμενου έτους. Πολλές κυβερνητικές υπηρεσίες και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τη μηδενική μέθοδο για την κατασκευή προϋπολογισμών. Στο μηδενικό προϋπολογισμό, οι διαχειριστές πρέπει να δικαιολογούν κάθε δαπάνη. Η διαδικασία τεκμηρίωσης του μηδενικού προϋπολογισμού είναι εκτεταμένη επειδή κάθε λειτουργία εντός ενός οργανισμού αναλύεται και αποδίδεται ένα κόστος. Το πλεονέκτημα της χρήσης μηδενικού προϋπολογισμού είναι ότι μπορεί να μειώσει το κόστος διότι δεν λαμβάνεται υπόψη ο προϋπολογισμός ή οι δραστηριότητες του προηγούμενου έτους. Αν κάτι δεν είναι απαραίτητο, δεν προστίθεται στον προϋπολογισμό.
Προϋπολογισμός από πάνω προς τα κάτω
Η μέθοδος προϋπολογισμού από την κορυφή προς τα κάτω ξεκινά από τα κορυφαία επίπεδα εντός του οργανισμού και ξεκινάει προς τα κάτω. Η ανώτερη διαχείριση καθορίζει τις κατευθυντήριες γραμμές για τον προϋπολογισμό και δίνει καθοδήγηση διαχείρισης χαμηλότερου επιπέδου σχετικά με τον τρόπο υπολογισμού του προϋπολογισμού. Αυτή η μέθοδος παρέχει μικρή εισροή διαχείρισης χαμηλότερου επιπέδου. Η ανώτερη διοίκηση πρέπει να έχει την απαιτούμενη πείρα για να παρουσιάσει τους προϋπολογισμούς του οργανισμού. Ένα πλεονέκτημα της χρήσης της μεθόδου από την κορυφή προς τα κάτω είναι ότι η διαδικασία είναι δομημένη και προωθεί μια συγκεκριμένη οργανωτική νοοτροπία. Οι εταιρείες που δίνουν έμφαση στην ιεραρχία στις επιχειρήσεις τους αποδίδουν καλά χρησιμοποιώντας τη μέθοδο top-down. Ένα μειονέκτημα είναι ότι οι υπάλληλοι χαμηλότερου επιπέδου μπορεί να αισθάνονται ότι η διαχείριση αποτυγχάνει να εκτιμήσει τις εισροές τους και απλώς τους υπαγορεύει.
Προϋπολογισμός από κάτω προς τα κάτω
Η μέθοδος από τη βάση προς την κορυφή ενσωματώνει τη συμβολή της διαχείρισης χαμηλότερου επιπέδου στη διαδικασία της κατασκευής του προϋπολογισμού. Οι κατευθυντήριες γραμμές και οι διαδικασίες για τον προϋπολογισμό εξακολουθούν να αναπτύσσονται από ανώτερα διοικητικά στελέχη, αλλά οι υπάλληλοι διαχείρισης χαμηλότερου επιπέδου καθορίζουν τους προϋπολογισμούς των επιμέρους τμημάτων τους. Αφού καταρτίσουν τους προϋπολογισμούς, αποστέλλουν τους προϋπολογισμούς σε ανώτερη διοίκηση για έλεγχο και έγκριση. Εάν η ανώτερη διοίκηση βρει προβλήματα με τον προϋπολογισμό, οι ανώτεροι υπάλληλοι συνήθως αποστέλλουν τον προϋπολογισμό για αναθεώρηση έως ότου επιτευχθεί τελικός προϋπολογισμός. Το πλεονέκτημα της χρήσης αυτής της μεθόδου είναι ότι ενισχύει το ηθικό των εργαζομένων, επειδή οι εργαζόμενοι ασχολούνται άμεσα με ένα σημαντικό στοιχείο της οργάνωσης. Το μειονέκτημα είναι ότι αυτή η μέθοδος κατάρτισης του προϋπολογισμού είναι συνήθως χρονοβόρα λόγω της οπισθοδρομικής διαδικασίας.
Προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων
Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο προϋπολογισμού, οι δαπάνες στο πλαίσιο του προϋπολογισμού ανατίθενται στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Η μέθοδος κατάρτισης προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων είναι σε άμεση αντίθεση με τις παραδοσιακές μεθόδους προϋπολογισμού, όπως ο προϋπολογισμός από την κορυφή προς τα κάτω και από κάτω προς τα πάνω. Ο προϋπολογισμός βάσει δραστηριοτήτων βασίζεται στον όγκο μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας αντί των ιστορικών εξόδων. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν τον προϋπολογισμό βάσει δραστηριοτήτων για τον έλεγχο του κόστους. Το πλεονέκτημα της χρησιμοποίησης του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων είναι ότι μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και να βελτιώσει τις επιχειρηματικές πρακτικές. Το μειονέκτημα του προϋπολογισμού βάσει δραστηριοτήτων είναι ότι ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να αισθάνονται αρνητικά σχετικά με τους διευθυντές που αναλύουν την παραγωγικότητά τους.
