Μια πολιτική ηθικής δεοντολογίας που αντιμετωπίζει το παράπτωμα των υπαλλήλων αποτελεί ένα βήμα προς την κατεύθυνση δημιουργίας ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης. Ωστόσο, ακόμη και με μια ισχυρή πολιτική, η πείρα των υπαλλήλων να προχωρήσουν προς τα εμπρός όταν συμβαίνει παράπτωμα μπορεί να αποτελέσει μεγάλη πρόκληση για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Για το λόγο αυτό, η υποστήριξη των εργαζομένων μέσω προγραμμάτων και ενεργειών που ενσωματώνουν καλά πρότυπα συμπεριφοράς στην αποστολή και το όραμα της επιχείρησής σας είναι εξαιρετικά σημαντική.
Ξεκινώντας
Καθορίστε το παράπτωμα στο χώρο εργασίας, όπως ισχύει για την επιχείρησή σας. Συνηθισμένα παραδείγματα είναι η κλοπή, η απάτη, η σεξουαλική παρενόχληση, η καταφανής αδιαφορία, η προσωπική επιχείρηση και η αποστολή ή η λήψη προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της εργασίας. Κοινοποιήστε τον ορισμό αυτό σε νέους μισθωτές και υπαλλήλους μέσω γραπτών κανόνων δεοντολογίας και ως μέρος της κατάρτισης δεοντολογίας. Προστατεύστε το νόμιμο δικαίωμά σας να παρακολουθείτε, να ακούτε και να διαβάζετε τις επικοινωνίες στο χώρο εργασίας, ενημερώνοντας όλοι ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι μια συνήθης επιχειρηματική πρακτική. Ένα επιπλέον πλεονέκτημα για μια προκαταρκτική και άμεση προσέγγιση είναι ότι συχνά μετατρέπει τις διαδικασίες παρακολούθησης σε προληπτικούς και όχι αντιδραστικούς ελέγχους.
Σχέδιο παρακολούθησης παραπτωμάτων
Εφαρμόστε την παρακολούθηση κλήσεων και την παρακολούθηση των υπολογιστών ως τακτική για να βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας και δεν διεξάγουν προσωπικές εργασίες στην εργασία. Η παρακολούθηση κλήσεων περιλαμβάνει την ακρόαση σε πραγματικό χρόνο τυχαία επιλεγμένων τηλεφωνικών συνομιλιών ή την εγγραφή και ακρόαση αργότερα. Συμμορφωθείτε με τους ομοσπονδιακούς νόμους περί ιδιωτικότητας, ενημερώνοντας τους καλούντες, η συνομιλία τους μπορεί να καταγραφεί για σκοπούς ελέγχου της ποιότητας πριν από την έναρξη μιας συνομιλίας. Οι τεχνολογίες παρακολούθησης υπολογιστών περιλαμβάνουν προγράμματα λογισμικού που σας επιτρέπουν να βλέπετε τόσο τι είναι στην οθόνη όσο και αποθηκευμένα σε τερματικά υπολογιστών και σκληρούς δίσκους. Αυτό βοηθάει στην παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου και των επικοινωνιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στην πρόληψη της απάτης ή της κλοπής. Εγκαταστήστε τις βιντεοκάμερες παρακολούθησης σε ταμειακές μηχανές, σε αποθηκευτικούς χώρους και χώρους σπασίματος για να αποτρέψετε την εσωτερική κλοπή.
Διαδικασίες ελέγχου
Ελέγξτε τις τηλεφωνικές συνομιλίες και τα ημερολόγια κλήσεων, τα ημερολόγια ηλεκτρονικών υπολογιστών, την ταινία παρακολούθησης βίντεο και τις εκθέσεις διορθωτικών ενεργειών για να εντοπίσετε περιστατικά παραγνωρισμάτων που δεν έχουν εντοπιστεί και να προσδιορίσετε τις τάσεις συμπεριφοράς. Δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου, σχόλια και γραπτές περιλήψεις, όταν αντιμετωπίζετε περιστατικά και τάσεις παρατυπιών. Πριν από τη λήψη μέτρων, ελέγξτε τις παραβιάσεις παραπτωμάτων που ανακαλύφθηκαν κατά την παρακολούθηση ή τον έλεγχο με τον παραβατικό υπάλληλο. Είναι πιθανό οι πληροφορίες ή οι παρατηρούμενες ενέργειες να παρανοήθηκαν ή να εξαφανιστούν από το πλαίσιο. Ένας εργαζόμενος θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να παράσχει μια εξήγηση πριν αποφασίσετε αν θα λάβετε διορθωτικά μέτρα.
Ενθαρρύνετε την αναφορά υπαλλήλων
Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να αναφέρουν παραπτώματα, θέτοντας ένα καλό παράδειγμα. Διατηρήστε μια ισχυρή δέσμευση για την πρόληψη και την αντιμετώπιση παραπτωμάτων. Εφαρμόστε μια πολιτική ανοιχτής πόρτας στην ομάδα διαχείρισης, παρέχετε στους εργαζόμενους τη δυνατότητα να αναφέρουν ανάρμοστα την παράνομη συμπεριφορά και να δημιουργήσουν μια κουλτούρα στην οποία οι υπάλληλοι βλέπουν το ανακριτικό παράπτωμα αναφοράς ως κανονικό μέρος της εργασίας τους. Όσο ισχυρότερη είναι η δέσμευσή σας και όσο περισσότερο υποστηρίζετε και ενθαρρύνετε την αναφορά παραπτωμάτων, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα οι υπάλληλοι να ακολουθήσουν το προβάδισμά σας και να αναφέρουν τα περιστατικά παραπτωμάτων.
