Είναι σημαντικό να συντάξετε μια αναφορά δεδομένων που θα μεταφέρει αποτελεσματικά το θέμα σε κατειλημμένα στελέχη που έχουν μόνο λίγα λεπτά για να περάσουν από την αναφορά σας. Ένα από τα βασικά πράγματα που πρέπει να συμπεριλάβουμε είναι μια οπτική αναπαράσταση των πιο σημαντικών δεδομένων, όπως γραφήματα και γραφήματα. Θα πρέπει επίσης να κρατήσετε τη γλώσσα συνοπτική και απαλλαγμένη από ορολογία.
Επισκόπηση της σύνταξης μιας καλής αναλυτικής αναφοράς
Το πρώτο βήμα είναι να περιγράψετε την αναφορά σύμφωνα με τις οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε. Κάθε εταιρεία έχει συνήθως τη δική της μορφή για τη σύνταξη αναφορών και πρέπει να ακολουθήσετε τη δική σας μορφή. Αυτό το περίγραμμα θα σας δώσει ουσιαστικά έναν χάρτη πορείας που θα ακολουθήσετε καθώς θα γράφετε την έκθεση και ελπίζουμε να σας βοηθήσουμε να ασχοληθείτε με κάθε μπλοκ συγγραφέα που μπορεί να προκύψει αργότερα στη γραμμή. Θα πρέπει να δημιουργήσετε την έκθεσή σας για να εξηγήσετε και να αναλύσετε όλα τα δεδομένα και τα συμπεράσματα που επιτεύχθηκαν σε μια ευανάγνωστη μορφή. Αν η αναφορά σας είναι μακρά, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε και έναν πίνακα περιεχομένων.
Εξετάστε την οπτική όψη
Τα δεδομένα, από μόνα τους, μπορεί να είναι αφηρημένα και δύσκολα να τεθούν στο πλαίσιο. Επομένως, θα πρέπει να είστε γενναιόδωροι στη χρήση χαρτών, γραφημάτων και πινάκων για την απεικόνιση των αποτελεσμάτων της ανάλυσής σας. Όπου είναι απαραίτητο, μπορείτε να συμπεριλάβετε αναφορές στο κείμενο για να εξηγήσετε ζωτικής σημασίας γραφικά. Ο αναγνώστης σας θα πρέπει να είναι σε θέση να γνωρίζει τι είναι το πιο σημαντικό για κάθε γραφικό και γι 'αυτό θα πρέπει να τον επισημάνετε, αντί να περιγράψετε μόνο τι μπορεί να δει ήδη. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές κειμένου σας είναι κοντά στα γραφικά που αναφέρονται, έτσι ώστε οι αναγνώστες σας να μπορούν να κάνουν σύνδεση μεταξύ των δύο.
Κάντε ένα τραχύ σχέδιο
Μόλις τελειώσετε με ένα περίγραμμα, δημιουργήστε ένα τραχύ σχέδιο που περιλαμβάνει τις πιο σημαντικές πληροφορίες, δομημένες σύμφωνα με το περίγραμμα. Οι τεχνικές λεπτομέρειες δεν είναι σημαντικές τώρα. μπορούν να προστεθούν αργότερα. Η ιδέα είναι να συμπεριληφθούν πρώτα οι πιο σημαντικές πληροφορίες ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να το βρει εύκολα όταν λάβουν την έκθεσή σας. Θυμηθείτε ότι πολλοί από τους αναγνώστες σας είναι απασχολημένοι. Επίσης, να θυμάστε να είστε προσεκτικοί με τη χρήση της ορολογίας, αποφεύγοντάς την όποτε είναι δυνατόν.
Η Περίληψη και Περίληψη
Αν και εμφανίζονται στην αρχή της έκθεσής σας, η σύνοψη και η περίληψη είναι οι τελικές πτυχές που θα γράψετε. Και τα δύο τμήματα αποτελούν σύνοψη της έκθεσης, παρουσιάζοντας τα σημαντικά συμπεράσματα της έκθεσης. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο γράφετε τα τελευταία.
Η συνοπτική παρουσίαση έχει τη δική της σημασία σε μια έκθεση ανάλυσης δεδομένων. Ο λόγος που ονομάζεται εκτελεστική περίληψη είναι ότι είναι μια σύνοψη για τα στελέχη της εταιρείας. Αυτοί είναι προφανώς απασχολημένοι άνθρωποι που δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση, περνώντας από όλες τις λεπτότερες λεπτομέρειες. Συνεπώς, θα πρέπει να προσπαθήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο να καταγράψετε τα κύρια σημεία της έκθεσης στο σύνολό τους, όπως ο στόχος, τα μεγάλα σημεία δεδομένων και το συμπέρασμα. Να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομη και να περιλαμβάνει μόνο τα πιο σημαντικά σημεία. Εάν τα στελέχη μπορούν αμέσως να κατανοήσουν ποια είναι η έκθεση, απλώς διαβάζοντας την περίληψη, τότε έχετε κάνει τη δουλειά σας.
Κάνετε αναθεωρήσεις
Αναθεωρήστε την ανάλυση των δεδομένων σας όσες φορές χρειάζεστε, φροντίζοντας να οργανώσετε τις πληροφορίες κατά λογικό συνεκτικό τρόπο. Αποφύγετε τις ογκώδεις, βαρετές παραγράφους και χρησιμοποιήστε το λευκό κενό για να κάνετε την έκθεση αισθητικά ελκυστική. Παρουσίαση των πινακοποιημένων πληροφοριών ως γραφημάτων. Και, τέλος, αποφύγετε τη χρήση παθητικής φωνής σε όλη την έκταση.
