Οι ροές χρημάτων μέσα και έξω από την επιχείρησή σας, και κάθε φορά που ρέει για να αγοράσει νέα περιουσιακά στοιχεία, να βελτιώσει υπάρχοντα ή να μειώσει μια υποχρέωση, η συναλλαγή καταγράφεται ως δαπάνη. Οι εκταμιεύσεις ή οι πληρωμές όπως η αγορά ή η αναβάθμιση μηχανημάτων, η διανομή στους ιδιοκτήτες ή η εξόφληση τραπεζικών δανείων είναι μόνο μερικές από τις δαπάνες που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιχείρησής σας.
Έξοδα έναντι δαπανών
Δαπάνες: η χρήση ταμειακών διαθεσίμων ή ισοδύναμων μετρητών για την αγορά περιουσιακών στοιχείων, την εξόφληση χρεών ή την ανάληψη κεφαλαίων. Ορισμένες δαπάνες μπορεί να είναι δαπάνες αλλά όχι όλες οι δαπάνες είναι εκπεστέα δαπάνη.
Αναφέρονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, τα λειτουργικά έξοδα είναι έξοδα που έχουν λήξει, εξαντλούνται ή ήταν απαραίτητα για να κερδίσουν έσοδα κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου. Τα έξοδα είναι εκπτώσιμες αγορές όπως μίσθωμα, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, φόροι, άδειες, επαγγελματικά τέλη, είδη γραφείου, διαφήμιση, προμήθειες, επισκευές, ασφάλειες, υλικά, εργασία και κόστος πωληθέντων αγαθών.
Οι συμβάσεις λογιστικής και φορολογικής υποχρέωσης μερικές φορές κλιμακώνουν τους τρόπους που κάνετε και καταγράφετε τις πληρωμές σε σχέση με το πότε οι πόροι πραγματικά αλλάζουν τα χέρια. Η ανταλλαγή κεφαλαίων είναι μια δαπάνη, ενώ η καταχώρηση λογιστικής που καταγράφει τη συναλλαγή ως μέρος της κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσης αντιπροσωπεύει το εκπεστέο έξοδο.
Χρηματοδότηση και απόσβεση
Όταν χρηματοδοτείτε επιχειρηματικές δραστηριότητες, έχετε τη δυνατότητα να αφαιρέσετε τα ποσά που ξοδεύετε, ακόμη και αν πληρώνετε για αυτές τις αγορές με δανειακά κεφάλαια. Αλλά δεν σας επιτρέπεται να αφαιρέσετε τις πληρωμές του κεφαλαίου για επιχειρηματικά δάνεια. Εάν δανείσετε 1.000 δολάρια για να πληρώσετε ενοίκιο κατά τη διάρκεια ενός μήνα όταν τα μετρητά είναι σφιχτά, το έξοδο ενοικίου αφαιρείται κατά τη διάρκεια του τρέχοντος μήνα. Εάν επιστρέψετε τα $ 1.000 τον επόμενο μήνα όταν τα μετρητά είναι πιο άφθονα, δεν μπορείτε να αφαιρέσετε αυτή την πληρωμή για δεύτερη φορά. Η πληρωμή του κεφαλαίου είναι μια δαπάνη, επειδή τα χρήματα φεύγουν από τον εταιρικό σας λογαριασμό, αλλά δεν είναι δαπάνη, επειδή η δαπάνη είχε ήδη καταγραφεί όταν πληρώσατε το ενοίκιό σας.
Ομοίως, όταν αγοράζετε ένα μεγάλο κομμάτι εξοπλισμού που η επιχείρησή σας θα χρησιμοποιήσει με την πάροδο του χρόνου, συνήθως πραγματοποιείτε τη δαπάνη ταυτόχρονα γράφοντας έναν έλεγχο για το στοιχείο. Ωστόσο, κατά την καταγραφή της αγοράς ως εκπίπτουσας δαπάνης, πρέπει να την υποτιμάτε ή να κατανείμετε την έκπτωση σε σχέση με τον αριθμό των ετών που περιμένετε να χρησιμοποιηθεί το περιουσιακό στοιχείο. Για παράδειγμα, εάν το εστιατόριο σας αγοράζει ένα φούρνο που αναμένετε να χρησιμοποιήσετε για 10 χρόνια, το συνολικό ποσό αγοράς είναι μια δαπάνη εάν πληρώνετε για το φούρνο σε μία μόνο πληρωμή. Αλλά μπορείτε να καταγράψετε μόνο το ένα δέκατο του κόστους του φούρνου ως εκπεστέα δαπάνη κατά τη διάρκεια κάθε έτους που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας.
