Για την υπεύθυνη λειτουργία μιας επιχείρησης, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι να ανταποκριθείτε σε οποιεσδήποτε απαιτήσεις, ανεξάρτητα από το αν ορίζονται από το νόμο, από μια επαγγελματική επαφή ή από το δικό σας εγχειρίδιο διαδικασιών. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να προετοιμάσετε ή να ζητήσετε μια επίσημη δήλωση των απαιτήσεων, SOR, σε κάποιο σημείο κατά τη διεξαγωγή των εργασιών. Μια δήλωση των απαιτήσεων έχει πολύ σημαντική σημασία στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, B2B, συναλλαγές.
RFP
Μια δήλωση απαιτήσεων είναι συνήθως απαραίτητη στις συναλλαγές B2B όπου μία εταιρεία τοποθετεί ένα προϊόν ή μια υπηρεσία σε άλλη. Η SOR είναι απαραίτητη ώστε ο δυνητικός πωλητής-πωλητής να μπορεί να προετοιμάσει μια καλά μελετημένη αίτηση υποβολής προτάσεων, RFP, για τον δυνητικό αγοραστή. Ο πωλητής πρέπει να κατανοεί τις ανάγκες, τις προτιμήσεις και τους στόχους της άλλης επιχείρησης, καθώς και οποιεσδήποτε συνθήκες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την επιτυχία της συμφωνίας.
Παραδείγματα απαιτήσεων
Τα σημεία ή τα τμήματα που παρατίθενται σε μια τυπική δήλωση απαιτήσεων ποικίλλουν ανάλογα με την επιχείρηση. Για παράδειγμα, μια εταιρεία λογισμικού προσπαθεί να πουλήσει ένα σύστημα σε μια εταιρεία. Τα κοινά σημεία της δήλωσης μπορούν να περιλαμβάνουν μια λίστα με το υλικό που χρησιμοποιεί η εταιρεία, τις τακτικές επιχειρηματικές δραστηριότητες που απαιτούν το λογισμικό, τον προϋπολογισμό, τα επίπεδα εμπειρίας των εργαζομένων που θα χρησιμοποιούν το λογισμικό και μια γενική περιγραφή του εργασιακού περιβάλλοντος.
Σκέψεις
Ένας διευθυντής της εταιρείας που προετοιμάζει μια λεπτομερή SOR κατά την αναζήτηση RFPs από διάφορους πωλητές βελτιώνει τις πιθανότητες να πάρει ακριβώς αυτό που χρειάζεται. Οι πωλητές απασχολούν συνήθως άτομα που ειδικεύονται στην προσαρμογή της δήλωσης των πιθανών πελατών του για την ιδανική λύση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο πωλητής μπορεί να αποφασίσει να απορρίψει το RFP εάν καθορίσει ότι οι απαιτήσεις είναι εκτός της προσφοράς ή του προϋπολογισμού της εταιρείας του.
Εναλλακτική έννοια
Ένας άλλος ορισμός ενός SOR σχετίζεται με ένα έργο γενικά. Κατά τη δημιουργία ενός έργου είναι μερικές φορές απαραίτητο να γράψετε ένα έγγραφο SOR για να καθοδηγήσετε τα μέλη της ομάδας. Για παράδειγμα, εάν μια ομάδα πρέπει να καταλήξει σε ένα διαφημιστικό σχέδιο για μια νέα προσφορά, βοηθά στην προετοιμασία ενός SOR που εξηγεί κάθε βήμα που απαιτείται για την επιτυχή ολοκλήρωση του στόχου του έργου. Στις συνιστώσες ενός σωστά προετοιμασμένου SOR περιλαμβάνονται τα ονόματα των συμμετεχόντων, οι στόχοι, οι μακροπρόθεσμοι και βραχυπρόθεσμοι στόχοι, τα παραδοτέα, τα ορόσημα και οι εκτιμήσεις κόστους για το έργο.
