Οι επιστολές αίτησης όχι μόνο σας βοηθούν να εξασφαλίσετε ό, τι χρειάζεστε, αλλά μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην καθιέρωση μιας σχέσης με το άτομο ή τον οργανισμό στον οποίο απευθυνθείτε. Το κλειδί είναι να γράφετε με σιγουριά και να είστε σύντομη, ώστε να ικανοποιείται εύκολα το αίτημα. Εάν το γράμμα πρόκειται να ζητήσει αντίγραφο σημαντικού εγγράφου, αύξησης αμοιβής ή συμμετοχής σε κάποιο γεγονός, το τέλος θα πρέπει να αφήνει στον αναγνώστη μια σαφή ιδέα για το πώς να προχωρήσουμε.
Μην απολογείτε στο τέλος της επιστολής, ανεξάρτητα από το μέγεθος του αιτήματός σας. Αυτό είναι μέρος της γραφής με αυτοπεποίθηση. Θα πρέπει να αναμένετε ότι το αίτημά σας θα εγκριθεί.
Συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση σχετικά με την αποζημίωση προς το τέλος του σημειώματος, για να καταστήσετε σαφές ότι είστε πρόθυμοι να δώσετε κάτι σε αντάλλαγμα για το τι θέλετε να λάβετε.
Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας πριν κλείσετε το αίτημα. Αυτές οι λεπτομέρειες πρέπει να παρατίθενται με τη σειρά που θα θέλατε να επικοινωνήσετε. Έτσι, εάν προτιμάτε να μιλάτε στο τηλέφωνο, καταγράψτε πρώτα τον αριθμό τηλεφώνου σας και έπειτα μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διεύθυνση αλληλογραφίας. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, ο αναγνώστης θα έχει περισσότερο χρόνο να επικεντρωθεί στην συμπλήρωση του αιτήματος αντί να ξοδεύει χρόνο για την αναζήτηση των πληροφοριών επαφής σας αλλού.
Κλείστε την επιστολή με μια ευγενική, σύντομη χαιρετισμό όπως "Σας ευχαριστώ" ή "Ειλικρινά". Με αυτόν τον τρόπο, εκφράζετε ευγνωμοσύνη αφού ο αναγνώστης θα πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο να μοιραστεί τους πόρους του.
