Μια επιστολή επιχειρηματικών αιτημάτων μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να ζητήσετε πληρωμή, να αναζητήσετε αποσπάσματα ή εκτιμήσεις ή να ζητήσετε πληροφορίες. Οι επαγγελματικά γραπτές επιστολές είναι συγκεκριμένες, λεπτομερείς και σε σημείο. Παρέχουν επίσης όλες τις πληροφορίες που ο παραλήπτης πρέπει να συμμορφωθεί με το αίτημα εγκαίρως και με ακρίβεια.
Χρησιμοποιήστε την επαγγελματική μορφοποίηση και τη γλώσσα
Μια επιστολή επιχειρηματικού αιτήματος πρέπει να είναι γραμμένη σε επιστολόχαρτο της εταιρείας και να προέρχεται από το άτομο ή το τμήμα που υποβάλλει το αίτημα. Για παράδειγμα, μια επιστολή προς έναν δυνητικό υποψήφιο που ζητά πρόσθετες πληροφορίες θα πρέπει να προέρχεται από τον ανθρώπινο δυναμικό ή τον διαχειριστή μίσθωσης, ενώ μια επιστολή αιτήματος για δείγματα προϊόντων πρέπει να προέρχεται από τον επόπτη του τμήματος προμηθειών. Ακολουθήστε την παραδοσιακή μορφοποίηση των επιστολών επιχειρήσεων και χρησιμοποιήστε την επίσημη γλώσσα για να μεταφέρετε μια επαγγελματική εικόνα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κα. Smith".
Φτανω στο σημειο
Γράψτε ένα άνοιγμα που λέει στον αναγνώστη τι χρειάζεστε αμέσως από το ρόπαλο. Για παράδειγμα, "Ο λογαριασμός σας είναι 90 ημέρες καθυστέρηση και απαιτεί άμεση ενέργεια", ή "Το βιογραφικό σας είναι εντυπωσιακό και θα ήθελα να δω τις συστατικές επιστολές καθώς και τα μεταγραφικά σας στοιχεία." Μην κάνετε τον παραλήπτη να περάσει περιττές πληροφορίες για να φτάσετε στο σημείο σας.
Να είστε συγκεκριμένοι
Παρέχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ο παραλήπτης για να ικανοποιήσει το αίτημά σας, όπως αναφορά παραγγελίας ή αριθμούς λογαριασμού ή αντίγραφα συμβολαίων ή πολιτικών. Παραπομπές ή συνημμένα στο σώμα της επιστολής σας. Για παράδειγμα, "Όπως θα δείτε στο συνημμένο αντίγραφο της αρχικής συμφωνίας, η παράδοση του προϊόντος προγραμματίζεται για την πρώτη Δευτέρα κάθε μήνα. Αυτό είναι ένα αίτημα για αλλαγή αυτής της ημερομηνίας στην τρίτη Δευτέρα του κάθε μήνα."
Κάντε το αίτημά σας
Αναφέρετε ακριβώς τι θέλετε να συμβεί, ώστε να μην υπάρχει περιθώριο παρανόησης από τον παραλήπτη. Για παράδειγμα, "Το τιμολόγιό σας πρέπει να καταβληθεί πλήρως μέχρι τις 15 Ιουνίου 2015 ή θα αναγκαστούμε να διακόψουμε την υπηρεσία σας." Κάντε εύκολη τη συμμόρφωσή σας, περικλείοντας ένα σφραγισμένο φάκελο που απευθύνεται σε εσάς, έναν σύνδεσμο προς τη σελίδα επιλογών πληρωμής ιστότοπου της εταιρείας σας, μια ετικέτα αλληλογραφίας ή την πλήρη ταχυδρομική σας διεύθυνση.
Email Αίτηση Επιστολές
Παρόλο που η ίδια βασική προσέγγιση ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και τα τακτικά ταχυδρομικά γράμματα, υπάρχουν μερικές διαφορές που πρέπει να σημειώσετε. Χρησιμοποιήστε το λογότυπο της εταιρείας και την ηλεκτρονική σας υπογραφή και διατηρήστε όλες τις άλλες επίσημες διατυπώσεις επιστολών επιχειρηματικών επιστολών. Επίσης, ζητήστε επιστροφή απόδειξη για να επαληθεύσετε ότι ο παραλήπτης έλαβε την αλληλογραφία σας.
Διατηρήστε αρχεία
Εκτυπώστε ένα αντίγραφο των αιτημάτων σας για δική σας αναφορά. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν γράφετε γράμματα συλλογής. Σε περίπτωση που ένα χρέος πρέπει να μετατεθεί σε έναν οργανισμό συλλογής ή έναν πληρεξούσιο, θα έχετε ένα ίχνος χαρτιού που να δείχνει τι έχετε κάνει για να μαζέψετε το χρέος μέχρι σήμερα.
