Τα έπιπλα γραφείου, ο εξοπλισμός και τα αναλώσιμα συχνά αναφέρονται ως ξεχωριστά στοιχεία γραμμής σε έναν προϋπολογισμό γραφείου. Όταν τα υπόλοιπα χρήματα παραμένουν στο τέλος του έτους σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής, τα κεφάλαια αυτά είναι τα πρώτα που θα μειωθούν ή θα εξαλειφθούν κατά τη διάρκεια περικοπών του προϋπολογισμού. Είναι σημαντικό να διερευνήσετε το σχεδιασμό επίπλων γραφείου, την ανθεκτικότητα του εξοπλισμού γραφείου και τις εκπτώσεις για τις προμήθειες γραφείου, έτσι ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο όλο το διαθέσιμο προϋπολογισμό σας κάτω από συγκεκριμένα στοιχεία γραμμής πριν από το τέλος της οικονομικής χρήσης.
Επιπλα γραφείου
Ο όρος έπιπλα γραφείου περιλαμβάνει έπιπλα που αποτελούν μέρος του σχεδιασμού του γραφείου και περιλαμβάνει όλα τα μεγάλα έπιπλα, όπως γραφεία, τραπέζια, καρέκλες και ράφια βιβλίων. Αυτά τα μεγάλα αντικείμενα γενικά κοστίζουν εκατοντάδες ή χιλιάδες δολάρια ανά αντικείμενο και διαρκούν τουλάχιστον πέντε χρόνια. Ο προϋπολογισμός για τα έπιπλα γραφείου μπορεί να είναι ασυνεπής, επειδή τα περισσότερα από τα έξοδα επίπλων ενός γραφείου εγγράφονται στο κόστος εκκίνησης της επιχείρησης.Ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας, ο προϋπολογισμός επίπλων γραφείου μπορεί να μειωθεί δραστικά το επόμενο έτος ή δύο. Αν και μερικές μεγάλες έπιπλα γραφείου ίσως χρειαστεί να αντικατασταθούν κάθε είκοσι χρόνια, τα έπιπλα γραφείου υψηλής ποιότητας μπορεί να μην χρειάζεται να αντικατασταθούν ποτέ. Τα καλά σχεδιασμένα και λειτουργικά έπιπλα μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και τον ενθουσιασμό του εργαζόμενου, πράγμα που σημαίνει ότι μια επένδυση σε έπιπλα γραφείου είναι συχνά μια επένδυση στην εικόνα της εταιρείας.
Εξοπλισμός γραφείου
Ο εξοπλισμός γραφείου είναι ένα λειτουργικό ή μηχανικό στοιχείο που χρησιμοποιείται για τη διευκόλυνση της παραγωγής στο γραφείο, όπως ένα μηχάνημα φαξ ή φωτοαντιγραφικό. Λιγότερο ακριβά αντικείμενα, όπως συρραπτικά, γενικά ταξινομούνται ως είδη γραφείου. Το σύγχρονο γραφείο απαιτεί πληθώρα εξοπλισμού γραφείου. Από το 2010, ο βασικός εξοπλισμός γραφείου περιλάμβανε έναν υπολογιστή για κάθε εργαζόμενο και ένας εκτυπωτής και σαρωτής χρησιμοποιούνται συνήθως σε κάθε χώρο γραφείου. Ο πιο προηγμένος εξοπλισμός γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει δακτυλικό αποτύπωμα ή σαρωτή ματιών, ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές υψηλής τεχνολογίας ή συσκευές εγγραφής βίντεο και εξοπλισμό τηλεδιάσκεψης, συμπεριλαμβανομένου ενός προβολέα επίπεδης οθόνης. Ο εξοπλισμός γραφείου ίσως χρειαστεί να αντικατασταθεί συχνότερα από τα έπιπλα γραφείου, ιδιαίτερα καθώς η νέα τεχνολογία είναι ντεμπούτο και χρησιμοποιείται. Όσο πιο σημαντική είναι η λειτουργία του εξοπλισμού γραφείου στο γραφείο, τόσο πιο συχνά χρειάζεται να αντικατασταθεί. Ο εξοπλισμός γραφείου ο οποίος αντιμετωπίζει μεγαλύτερη φθορά από καθημερινή και συνεπή χρήση, όπως φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο, θα έχει μικρότερη διάρκεια ζωής και μεγαλύτερο κόστος συντήρησης. Οι δαπάνες συντήρησης και επισκευής εξοπλισμού γραφείου πρέπει να αποτελούν ξεχωριστό στοιχείο γραμμής από την κατανομή του εξοπλισμού γραφείου.
Προμήθειες γραφείου
Οι γενικές προμήθειες γραφείου περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του γραφείου. Στο συγκεκριμένο στοιχείο γραμμής μπορείτε επίσης να αγοράσετε μικρό εξοπλισμό γραφείου, όπως συρραπτικά και διανομείς ταινιών. Το κόστος του κεντρικού γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει χάρτινα γράμματα, έντυπα και έγγραφα, αυτοκόλλητα σημειώματα και σημειωματάρια. Όλα τα αναλώσιμα αντικείμενα, όπως στυλό, μολύβια, μαρκαδόροι και όλα τα είδη γραφής, υπάγονται επίσης σε αυτήν την κατηγορία. Τα αναλώσιμα γραφείου πρέπει να ανανεώνονται συνεχώς, λόγω της κινητικότητας και της αναλώσιμότητάς τους. Είναι συχνά δύσκολο να υπολογίσουμε για όλα τα μικρά αντικείμενα, ιδιαίτερα όταν το γραφείο χρησιμοποιεί ένα ανοικτό ερμάριο τροφοδοσίας. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα εβδομαδιαία έντυπα και τιμολόγια. Κοιτάξτε τα αντικείμενα που εξαντλούν το μεγαλύτερο μέρος του προϋπολογισμού σας για το γραφείο σας και ψωνίστε γύρω. Μπορείτε να μειώσετε εύκολα τις δαπάνες σας και να αυξήσετε τις αποταμιεύσεις σας ερευνώντας τις καλύτερες τιμές.
